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“接到任务好几天了，完全不知道该从哪儿入手，很焦虑……”
“销售四部新来的主管雷厉风行，跟他共事真的很有压力，担心跟不上他的节奏。”
“我也想不通，明明很简单的事，被我弄得这么复杂！”
这些乱七八糟的烦恼，不断地侵袭L的大脑。他的眼前堆放着一摞文件，都尚未处理，然而此刻的他，脑海里却忽然闪现了辞职的念头。他知道这是逃避，是无能的表现，可他实在不知道自己还能撑多久。他也想把事情做好，却陷入了低效率的泥潭，好像怎么也挣扎不出来，每天都迷迷糊糊的，经常望着一堆文件发呆。
L的问题是出在能力上吗？不，当年他也是从基层职员，一路摸爬滚、过关斩将，才被提升为部门主管。然而，曾经的优秀员工，晋升后不代表可以成为优秀的管理者，因为管理一个人和管理一群人不是一个概念，且工作的任务量之大、繁杂程度也和过去有了很大的不同。L陷入现在的困境，不是能力问题，而是思维问题。
如果你是L，你应该思考的是：我所做的努力对业绩有无帮助？离职能不能让自己好过一点？可不可以改变低效率的问题？如果不能的话，那么离职的意义何在？思考到这一层面的话，我们往往就会明白：改善工作模式，才是解决问题的王道。
低效率的人在工作上往往存在同一个思维特点，即注意力被一些程序性的东西分散，大量的重复性、事务性工作占据了大脑，引起认知力、判断力和行动力的全面下降。体现在结果上，就是为工作耗费了大量的时间和精力，却没有像样的成果。
身为管理者，L需要做的是调整自己的工作重心，把重点放在管理的关键节点上，还需要拟定管理清单。同时，不能把时间都用在无足轻重、可授权的小事上，要思考如何带动下属的工作效率。
事实上，不仅仅是L，任何一个职场人，在这个分工明确的社会，都不可能独掌一切，更无法在复杂的现实中依靠仅有的天分胜券在握。想要从容不迫地应对一切事，就必须在当前的知识、技能以外，拥有更广阔的视野，并学会使用清单。
Susan刚开始做审计时，由于是“素人小白”，没什么经验和资历，在常规审计任务之外，经常会被分派一些杂活。某日，单位同事发给她一份word文档，让她印5份年度财务报告寄给客户。
接到这个任务后，Susan的脑子完全是懵的：这个该怎么印？去哪儿印？找什么人？印刷有什么要求？字体字号是什么？有没有固定的格式？对此，Susan一概不知。
事情还是得做，Susan赶紧问派任务给自己的那位同事，可对方告知，她也记不清了，只记得印年度报告的细节要求有很多，去年做这件事的时候把她折腾得够呛。最后，同事额外补充了一句：“有件事我记得，要带小贴纸，去3层印刷室。”
同事说完后，就忙活自己的事情去了，剩下的工作全由Susan接管。由于缺乏流程规范，Susan那半天的时间一直楼上楼下跑，因为每个环节都有不同的要求。虽然事情最后处理好了，但过程极度痛苦，且浪费了很多时间。
报告印完后，Susan做了一件事：在笔记里梳理了一个标准流程，列出一个印刷年报的清单，里面详细地记录了所需材料、格式要求、呈递的部门与负责人等。尽管这个工作没有什么难度，但它需要一系列的工序、步骤，而这些东西仅靠头脑记忆是不够的。况且，大脑应该用于更有创造性的工作，而不是负责机械的工作。这样的工作，最适合交给标准作业程序清单来完成。
有了这个清单之后，如果第二年依旧是Susan负责此事，她可以准确、高效地把它完成，完全不用费脑子。如果是其他新人负责这件事，也无须花费时间去解释各个细节，拿出这份清单，一切都可以完美解决。
无论你是工作多年的职场达人，还是初入社会的素人小白，一份简单扼要的工作清单是必不可少的。我们要努力工作，但更要聪明地工作，学会借助清单，高效地利用时间，完成既定任务，从而摆脱忙而无效的疲累状态。