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写作也需要写作者付出努力，努力不能白费，为了让预想的读者认真阅读，就需要采用相应的“设置”。这里采用三种这样的设置，“设置引人注目的开头”“调整为能激发阅读欲望的体裁”“考虑文章的软硬”。
在信息爆炸的现代，现实就是除了必须阅读的业务邮件之外还会漏读很多文章。或者像例文中一样，即使是必须要读的文章，也可能会排到其他案件后面，假如读了也可能只是敷衍式的阅读。
这种情况下，为了让读者认真阅读文章，就必须注意几个要点、抓住读者的眼球。特别重要的是“标题”“目录/标题”以及开头的“序文/第1段”三点（如图表1-2）。
希望大家能意识到标题和序文等是左右读者期待值的要素，起到了常说的锚（限制人们思考范围的“锚”）的作用。也就是说，人被锁定的同时也在阅读文章，如果内容和标题等的关联度高，符合营造出的期待值，读者的满意度就会提高。
图表 1-2 有人读的文章中重要的地方
注：根据文书的长度，可在开头加上适当的目录。
相反，即使标题和序文魅力十足，整体内容没有跟上，只会让读者感到不满，重要的是反映内容的同时也要深深地感染读者。
最重要的可能就是标题了。实际上，对于电子邮件杂志等等，应该很多人都是只看标题来决定是读还是不读吧。
所以，首先要了解预想的读者关注什么，在此基础上还需要设定一个能激发读者阅读欲望的标题。
“召开研讨会的通知”
这样的题目，大部分人都不会有兴趣打开。如果是关于研讨会的通知，就需要让读者明确地认识到这个研讨会有什么作用，或者和其他研讨会有什么差别。比如，如果像下面这样写，大概会有很多人关注了吧。
“ ×××原首相是贵客！召开×××研讨会的通知”
“ ×××已经陈旧。先于时代2步的新潮流是什么？召开×××研讨会的通知”
“全美国××%的总经理听过的传说中的研讨会 召开×××研讨会的通知”
“成功者要学习的3大成功秘诀 召开×××研讨会的通知”
另外不必多说的是，夸大的广告、和内容没有关联的标题无论是信用方面还是满足顾客方面都会产生长远的负面影响，所以应该避开这一点。
因此，像上面例子中的后两个那样，内容要和下一个标题相通，而且一般来说，标题中加入数字更容易引起人们的关注，数字具有吸引人注目的魔力。
上面提到广告文案界的大师约瑟夫·休格曼的名言，“第1行的最大目的是让读者读第2行”。上司发来必读的工作邮件以外的文章标题也是如此，标题之所以存在就是为了这篇文章有人读。
目录和小标题的作用就是给读者以视觉冲击，让他们注意到文章的内容和结构。看到这个，如果读者觉着“有趣”，便会产生通读整篇文章的欲望。基本来说，因为文章内容和标题所述内容相同，读者才有阅读的欲望，商务报告等越是长篇的文书，这一点的重要性越强。
如果是以下的例子（假如是向日本人解释美国诉讼的商业报告），后面的写法是不是更容易引起读者的阅读欲望呢？
律师的选择方法
1.律师的工作
2.陪审员的作用
3.法律的解释
4.和委托人的关系
律师的选择改变公司的命运
1.正确认知法律的律师=不是优秀的律师
2.陪审员不站在我方的话就无法取胜
3.善于解释法律的一方获胜
4.雇佣为我们考虑而拥有认真工作态度的律师
关键是不能冷冰冰地罗列出最低限度的单词，而是要写出能引起读者兴趣的句子。为达到这一目的要采取如下技巧：
·出其不意（例如使用让人感觉和一般常识相反的句子）。
·易引发读者想象。
·让读者了解具体的理由和方法。
如上举例，“正确认知法律的律师=不是优秀的律师”这样的标题和大多数人的常识相反。读者有意外感的同时，难道不会对“那么，什么样的律师才是好律师呢”感兴趣吗？
“陪审员不站在我方的话就无法取胜”，如果记着辛普森杀妻案、看过电影《12个愤怒的男人》，会特别容易产生想象。
第3章、第4章中也会论述“意外性”和“想象”等，重要的是不仅仅让读者读文章，还要让书中所写内容留在记忆中，让读者付诸实际行动。
“善于解释法律的一方获胜”“雇佣为我们考虑而拥有认真工作态度的律师”才是让读者想阅读具体理由和方法的目录。
比如案例中的山岗，如果能在报告的开篇处写上如下的目录，海原想读下去的心情应该也会发生重大变化（当然，除此之外，很多地方也应该改善体裁的问题）。
腾飞中的社交媒体营销时代的战略
1.市场概况：越来越重要的社交媒体营销
2.关键词法：“连接”“援助”“共鸣”“扑通扑通”
3.海外先进企业的成功案例：尤尼莱佛公司、哈雷·戴维森
4.以我司的强势为基础的提案：×××行业的攻略
按照文书性质，添加内容提要（进入正文之前的介绍文），或者直接进入正文，两者虽有不同，但无论哪一个，在读文章的过程中，和标题、目录、小标题一样重要的就是内容提要。作为有效的文书案例，内容提要有稍长的商务报告、电子邮件杂志、专栏、杂志、报纸上刊登的广告等等。
内容提要和第1段落、标题论述的内容大致相同，以唤起吸引注意的兴趣、让读者继续阅读后续内容为主要目的。比如，下面是关于“免费增值服务”商务模式的报告的开篇部分。不仅仅具有冲击力，大多数人都会在不知不觉间想阅读后续内容。
果然是“再没有比白给的东西更贵了”……
“免费”——多么响亮的好词。免费游戏和免费视听等等，到处充斥着各种“免费”。但是，不难想象，在商业中无论哪里、无论是谁都会承担成本，这也不必惊讶。应该惊讶的是被称为“免费增值服务”的商务模式中，虽是倡导免费，但还是有几家企业的销售利润高达50%以上。
这样超出常识的利润率到底为什么会从“免费”中得来呢？我们来看一下其中的奥妙吧。
·免费增值服务是什么
所谓免费增值服务是指免费“FREE”和增值服务费“PREMIUM”相结合的新词，美国的最佳创投人榜单、Fred Wilson 最先使用的……（以下略）
这一点非常重要，为了让人一眼看上去就觉得通俗易懂，如果不适当地活用换行、字缩进、分条书写等“结构”以使文章简洁易懂，就容易引起读者“眼睛的排斥反应”。最近的商务文书等，很多人也考虑到了这一点。这也是我希望大家使用的方法。
另一方面，使用说明书和规定条款等，很少有人会考虑到这一点，在打开页面的瞬间，“满眼黑乎乎”“文字过于细小”等等都会引起读者眼睛的排斥反应，削弱阅读欲望，案例中的山岗所写的报告体裁也属于这一类。
还好，使用说明书因为要考虑到所有的用户、所有的场景，具有不得不为的意思。但规定条款等原本就是应该认真阅读的内容却这样写，难道是为了削弱读者的阅读欲望吗？这种情况非常常见（现实中，不认真阅读能行吗），希望负责人一定悉心研究。
下面是广告公司的员工向准客户发送的邮件的开篇，最初的文章一看就过于密集、阅读困难。因为比较短，问题并不严重，但以这个节奏没有任何空隙地写1000字，只要不是必须阅读的人，很可能会翻过不读。
据调查结果贵公司的A品牌需要的是让人增加纯粹的回忆。纯粹的回忆是指得到产品范畴等线索时能想起特定的品牌状态，比如“说到绿茶想起来的是什么品牌”，只要看到绿茶这一产品，就能想起特定的品牌名。品牌再现又称为非援助回忆，回答者中又将纯粹回忆的比例称为纯粹回忆率、非援助回忆率、再现知名率。另外，将某品牌名当成线索给到对方时，能够确认对这一品牌的认知又称为援助回忆，像“知道××品牌吗”，关于被提示的品牌，处于能够确认已知的状态。也被称为品牌再认，回答者中又将援助回忆的比例称为援助回忆率或者认知率、再认知率。一般来说，相比援助回忆，纯粹回忆的记忆程度更强，有纯粹回忆的人在购买的时候更容易选择这一品牌，但对于贵公司A品牌，相比援助回忆率提高纯粹回忆率更重要。（325字）
通常，专业术语等高难度用语越多越会引起读者眼睛的排斥反应，要尽量想办法把不必要的地方换成通俗易懂的词汇，同时使用看上去更舒服的体裁。另外，考虑到文章的目的，如果能坚决地删掉不必要的条款，反而会令读者感到亲切。
据调查结果，对于贵公司的A品牌，需要的是提高纯粹回忆率。纯粹回忆率是指看到产品范畴等线索时令人想起特定品牌。回答者中纯粹回忆比例就是纯粹回忆率。
对此，将某品牌名作为线索给到对方时，确实知道这一品牌的时候，称为援助回忆。
回答者中的援助回忆比例称为援助回忆率。
一般来说，相比援助回忆，纯粹回忆的记忆程度更强，另外，纯粹回忆在购买时更容易发挥作用。贵公司A品牌，援助回忆率已经达到充足的水准，提高纯粹回忆率更为重要。（200字）
另外，对于不了解市场营销详情的读者来说，加入适当的案例等也非常好。
据调查结果，对于贵公司的A品牌，需要的是提高纯粹回忆率。纯粹回忆率是指看到产品范畴等线索时令人想起特定品牌。
比如，面对“说到绿茶，会想起哪个品牌呢”这样的问题，“o-i茶”或者“伊右卫门”等，说出或者写出这些特定的品牌名。回答者中纯粹回忆比例就是纯粹回忆率。
对此，将某品牌名作为线索给到对方时，确实知道这一品牌的时候，称为援助回忆。比如，面对“知道‘o-i茶’这个品牌吗”这样的问题，知道的人会明确地做出回答。回答者中的援助回忆比例称为援助回忆率。
一般来说，相比援助回忆，纯粹回忆的记忆程度更强，另外，纯粹回忆在购买时更容易发挥作用。贵公司A品牌，援助回忆率已经达到充足的水准，提高纯粹回忆率更为重要。（292字）
后面的修改文和最初的文章字数大致相同，但阅读难易度、内容的易懂性上却更胜一筹。如果使用同样数量的文字，去掉附加价值低的条款，使用能让文章更加简洁易懂的词汇更好。
再看另一个例子。有些酒店的隐私权策略文章，会使读者瞬间丧失阅读欲望，比如下面例子的前者。这篇文章是500多字的短小文章，但现实的隐私权策略文章，一不小心就会写到上千字。为了简洁易懂而写还是毫不在意地写，二者差别极大。
本店认识到个人信息保护的重要性，遵守法律、严加注意，我们认为保护客人的个人信息是社会责任。让客人安心并且安全地住宿、确定隐私权利保护策略，严格遵守、严肃对待。本店从客人手里得到的个人信息包括客人的名字、工作地、联系方式（电话、邮箱等，通过电子邮件预约时的住所）。
本店从客人手里得到个人信息的情况，本店网站、电话、电子邮件等咨询中获得个人信息的情况，通过交换名片获得个人信息的情况，除去以上三种情况，还需要提前说明利用这些个人信息的目的（以下称“使用目的”）。本店将客人提供的个人信息仅仅用于用电话、电子邮件预约、入住时的客户登录、发送邮件、活动、宣传活动的通知、和客人之间的联系。以提高对客人的服务水平为目的，此目的之外使用信息时，需要提前明确使用目的。
在客人同意的情况下，根据法律等，除去有关机构要求公开的情况，客人提供的个人信息也不能向任何第三方公开。但是，本店有时会在业务需要的范围内向业务委托地等公开客人的个人信息。
关于客人的个人信息管理，本店确定了管理责任者、采取适当管理。我们将尽最大努力防止个人信息泄漏。客人的个人信息获得、范围、利用目的等发生变化时，我们会在网站上公示、通知最新信息。
本酒店认识到保护个人信息的重要性，会遵守法律且严加注意。我们认为保护客人的个人信息是社会责任，以这种思考为基础，为了使客人住得安心并安全，本酒店制定了如下的隐私保护策略，据此严格执行。
1.获取个人信息
在客人提供个人信息的情况下，本酒店会重新明示个人信息的使用目的。但是，以下情况不会明示使用目的，敬请理解。
·本酒店的网站、电话、电子邮件等的咨询中获得的个人信息。
·通过交换名片获得个人信息的情况。
2.个人信息的范围
本酒店中客人提供的个人信息有客人的名字、工作地、联系方式（电话、邮箱等。用电子邮件预约时的住址）。
3.个人信息的使用目的
本酒店将客人提供的个人信息用于以下目的。不会用于除此以外的目的。
·电话及电子邮件的预约、登录时客人登记。
·发送邮件、活动、宣传活动的通知等。
·和客人的联系。
另外，以提高对客人的服务水平为目的，有时也采取和信息相关的调查问卷等手法，这种情况下，会重新明确使用目的，严密保护所获得的信息。
4.向第三者公开个人信息
客人提供的个人信息，除了以下的任一情况，不会向第三方公开。
·客人同意的情况。
·根据法律，有关机构要求公开信息的情况。有关机构是指警察等。
5.共同使用个人数据
当业务委托时，本酒店会在必要的范围内公开客人的个人信息。
比如，向委托送外卖的公司公开客人的名字，向委托寄送客人的丢失物品、送交物品等的公司公开客人的名字和收件地址。
6.关于个人信息的安全管理
在管理客人的个人信息时，本酒店将设定管理责任者进行适当的管理。我们将尽最大努力防止个人信息泄漏。
7.本策略变更时
客人个人信息的获取、范围、使用目的等发生变化时，会在网站上公示、发送最新通知。
现实问题是，这种文章大多是在客人看不到的情况下编写的，基本上无人阅读，但也分情况。我们要意识到其中会有人认真地阅读，我们应该以此为基础，尽量写得简洁易懂。
这是因为这样的意识会影响个人和组织的“传达力”以及以此为基础的“想适当传达的心思”。今后，还请慢慢体会有这种意识的个人和组织与没有这种意识的个人和组织的差别。
第4章叙述了和文章风格相关的内容，我们需要考虑到不能让文章过于僵硬。专业术语（通常是汉字和假名）多的文章，在不过分的范围内适当穿插平假名的同时，可以使用日本固有的词语。
对普通读者来说难以理解的专业术语，第一次出现时要加以说明，这也是普遍而有效的做法。
而且，日语中的新造词可以说是易于理解的词。特别是汉字，只要排列出来就会形成一定程度的新语言，也容易组成句子。“无论哪个例子，看汉字就能明白意思”这是作为表意文字的汉字的优点，但总感觉看不懂，给人僵硬的印象。假如把下面的例子作为邮件标题：
広域通信制生涯学習講座開講通知作成依頼
（区域通信制终身学习讲座召开通知的写作委托）
相比这种写法，适当使用平假名：
広域通信制生涯学習講座の開講をお知らせする文章を作っておいてください（请帮忙写区域通信制终身学习讲座的召开通知）
大多数的商务人士，往往会用僵硬的汉字来书写本就简单的内容。比如：“必须选择”，却特意写成“选择的必要性大”“被要求选择的意思决定”等。“×××性”“×××化”“×××的”等新造词都很容易被误用，请多加注意。