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内容充实

本书将从以下4点展开论述:

·主张明确,更具说服力。

·留下印象。

·符合目的的结构、风格。

·文章通俗易懂、读起来无压力。

一、主张明确,更具说服力

首先,重中之重是明确自己的主张是什么。如果是招募评论员的公告邮件,主张自然是“做评论员有一定的好处,所以请一定参加”,如果是网站主页上的人才招募公告,就变成了“我们需要这样的人才。如果有满足条件的人,加入我公司将会积累更好的经验,令人愉悦”。

博客等接近散文的文章,不一定会存在一个主要信息,但是,如果在最后也无法总结2~3个想要表达的要点,就失去了商务文书的资格。

不仅要主张明确,还需要具有说服力。比如,来自员工的“即使收费也可以,希望能在公司内部设立托儿所”无论有多么明确,如果支持这一主张的证据不够强大,就很可能不会得到公司的支持。比如,“大家高兴,请帮忙想办法提供场地”,这样说不可能打动公司。

重点是证据要基于事实,逻辑开展也要坚不可摧。比如,关于上面的新政策,“有紧急情况时可以照顾孩子等等,好处很多,具有充分实现这一政策的资源,成本核算上也没有问题。具有PR效果、能有效地聘用以及留住优秀女性员工。另一方面,基本没有坏处,预定成本也完全可以应对”,如果能表达出这样具有逻辑性、事实明确的证据,文章的说服力即读者的接受度会非常高。

接受度的高低也将影响付诸行动时的动力,所以这一点非常重要。俗话说,“人是追求解释的动物”,说服力弱的文章,无论主张多么明确,也不能轻易地提升动力。

另外,有的人会特意使用晦涩难懂的语言来彰显自己的聪慧,但是这样往往会削减主张的明确性和逻辑性。让主张和逻辑切实地成为聪慧的佐证,在此基础上的语言修辞等等要极力成为大家都能轻易读懂的内容,这才是该有的姿态。

本书的第2章里,涉及了能够增强主张逻辑性的工具——金字塔结构。金字塔结构不仅能明确主张、写出逻辑性强的文章,不知道写什么、怎么写的人在写一定字数的文章时,它也能发挥很大的作用。

二、留下印象

如上所述,这是一个信息爆炸的时代。不像会计学中的“先入先出法”,如果文章一开始没有给人留下深刻印象,也许会马上被新的信息替换,也许刚开始就不会留下任何记忆。

一般来说,如果读者原本就保持强烈的关注、有直接的利害关系,即使不这么绞尽脑汁,读者也很可能会留下记忆。比如,某家公司因为业绩不好,向员工发出了招募提前退休人员的邮件,即使不下功夫修饰,先不说会记得多详细,但大多数人应该都会留下深刻印象。

但是,如果这是新品介绍的营销邮件,不下一番功夫来给大家留下印象的话,就无法达成购买这一最终目标。至于怎么下功夫,可以加入强烈的“惊喜”,也可以加入容易记住的比喻等等,有各种方法,详细情况请参考第3章。越是读着通顺的文章,越需要下一番功夫。

和留下印象这一观点相关联的还有一点。

只有事实和正确的主张,人依然会不为所动,在理解和行动之间,还有一个重要的要素,就是需要“共鸣”。而且,让人感受到共鸣的很多时候不仅仅是文章内容本身,还是写文章的人。

换言之,最终驱使人付诸行动的不仅仅是“写了什么”,还有“什么人写的”。如果原本就是名人,不必多言,但如果不是名人,就需要悉心钻研,写出包含了自己风格和价值观的内容,让读者产生和行动相关联的同感。让读者有同感的点因人而异,但需要引导他们用丰富的想象力去一边想象着作者,一边感觉作者是什么人。

三、适合目的的结构、风格

首先是结构,比如明明急于知道最终的结论,却啰唆地写了很多前缀,商务写作中不会用这样的文章。在意识到上面论述的“留下印象”这一要点的同时,重要的是让文章在瞬间进入大脑、不妨碍读者的理解,而且留下和读者行动息息相关的印象。

所谓风格是指文章中的语调、语气、词语选择,这些左右着文章营造的氛围。风格有“命令的”“积极的”“智慧的”“亲近的”“严格的”“事务性的”“快乐的”等各种各样,但选择什么风格当然要看目的是什么。比如,呵斥属下时,一边要表达“不能做这种事”,一边要选择考虑到“让属下感到是为了他好才加以呵斥”,酝酿出有情谊的风格。

希望大家能意识到,在商务写作的所有文章中,都不要流露出威胁对方、贬低对方的消极感情(大部分情况下是愤怒的情绪)。也有人出于策略的考虑使用这种手法,但这是非常危险的做法。正因为是不见面的表达方法,所以这并不是感性的文章,而是要多加注意的理性文章。

即使是相同的内容,用不同的流程和风格来写,在人们记忆中留下的印象会差别巨大。希望大家能意识到“留存在人的记忆中、打动人的结构和风格”。

四、文章通俗易懂,读起来无压力

很多和写作相关的书籍都会大篇幅书写的就是这一部分。读者中很多都是忙碌的商务人士,晦涩难懂的文章、能理解出多个意思的文章是失败的。

如果是非公开的文章,即使乱七八糟,毕竟只在内部传播,并没什么问题。但是,公开程度高的文章,如果写成了晦涩难懂的文章、语法不通的怪文章,就会降低对整个团队评价,希望大家至少能在公开度高的文章中意识到文章的可读性。

那么,开篇的邮件例文一中,因为内容具有冲击性,可能会给读者留下印象,但其他地方全都不合格。标记和结构等晦涩难懂,风格也在感情上不令人喜欢。文章中的废话太多,比如“之所以先在创意部开始尝试,是因为觉着创意部比较适合”等,根本没说任何实质性的内容,令人严重质疑其核心是否妥当。

邮件例文二中,阅读的简易性得到很大改善,但内容的妥当性上似乎依然存在问题。

关于以上4个要点本书在第2章“主张明确、具有说服力”,第3章“留下印象”,第4章“适合目的的结构、风格”,第5章“文章通俗易懂,读起来无压力”加以说明。

五、邮件修改案例

最后,大野经过慎重思考修改了邮件,重要的是得到了提高业务生产率的结论。另外,考虑到近来的人事管理趋势,他认为相比使用“性恶说”,相反以“性善说”来表达会更有效果。在此基础上,最终发出的邮件如下。最终版本对比邮件例文一、邮件例文二都发生了很大变化。另外,通过使用“3自”这样的自造词,有意识地给读者留下深刻记忆,也强烈地考虑到了读者的感情,邮件风格完全不同。

希望大家能有意识地悉心钻研以上所述内容:抓住目的、理解读者、有人读、内容充实。

邮件例文三

件名:【重要】自由、自我责任、自律的“3自”业务落实

各位:

这几天,公司正在实行承担智能手机费用并将手机借给员工使用的政策。有传言说其中有人将手机私用,提议应该制定一些规章制度,但我并不打算完全禁止。

最终,提高大家的工作效率就是一切。大家的工作效率提高了,多多少少的私用也不是大问题。

我相信大家的良知,具有自由、自我责任、自律的“3自”精神,请自行判断并开展工作。大家是自由的情况下,成果也息息相关,请一定意识到这一点,努力提高工作效率。

另外,关于个人的手机使用费用,由我把握。我并不会直接对费用额度本身说什么,但如果额度异常,保险起见我可能会询问,请大家谨记。

在我们公司,人的智慧和动力就是一切。我相信大家的良知和可能性,一定努力成为其他部门的榜样。

从这个例子可以看出,要想写出好文章,不只是要通俗易懂这么简单。运用“正确的思考”这一批判性思维的同时,也不能停留在“理”的世界,还要通晓“情”的世界。这是商务经营者必备的素养。

希望大家以这些为基础,阅读本书时要意识到商务写作中更好的文章是什么、好文章的关键在哪里。 JjWRzt2n2KAL3NW43gT+wgi2mdp5e1/uYNm+I+Ktnl4lzBc9oxtYZX15wh3xAXjJ

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