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本书将从以下4点展开论述：
·主张明确，更具说服力。
·留下印象。
·符合目的的结构、风格。
·文章通俗易懂、读起来无压力。
首先，重中之重是明确自己的主张是什么。如果是招募评论员的公告邮件，主张自然是“做评论员有一定的好处，所以请一定参加”，如果是网站主页上的人才招募公告，就变成了“我们需要这样的人才。如果有满足条件的人，加入我公司将会积累更好的经验，令人愉悦”。
博客等接近散文的文章，不一定会存在一个主要信息，但是，如果在最后也无法总结2~3个想要表达的要点，就失去了商务文书的资格。
不仅要主张明确，还需要具有说服力。比如，来自员工的“即使收费也可以，希望能在公司内部设立托儿所”无论有多么明确，如果支持这一主张的证据不够强大，就很可能不会得到公司的支持。比如，“大家高兴，请帮忙想办法提供场地”，这样说不可能打动公司。
重点是证据要基于事实，逻辑开展也要坚不可摧。比如，关于上面的新政策，“有紧急情况时可以照顾孩子等等，好处很多，具有充分实现这一政策的资源，成本核算上也没有问题。具有PR效果、能有效地聘用以及留住优秀女性员工。另一方面，基本没有坏处，预定成本也完全可以应对”，如果能表达出这样具有逻辑性、事实明确的证据，文章的说服力即读者的接受度会非常高。
接受度的高低也将影响付诸行动时的动力，所以这一点非常重要。俗话说，“人是追求解释的动物”，说服力弱的文章，无论主张多么明确，也不能轻易地提升动力。
另外，有的人会特意使用晦涩难懂的语言来彰显自己的聪慧，但是这样往往会削减主张的明确性和逻辑性。让主张和逻辑切实地成为聪慧的佐证，在此基础上的语言修辞等等要极力成为大家都能轻易读懂的内容，这才是该有的姿态。
本书的第2章里，涉及了能够增强主张逻辑性的工具——金字塔结构。金字塔结构不仅能明确主张、写出逻辑性强的文章，不知道写什么、怎么写的人在写一定字数的文章时，它也能发挥很大的作用。
如上所述，这是一个信息爆炸的时代。不像会计学中的“先入先出法”，如果文章一开始没有给人留下深刻印象，也许会马上被新的信息替换，也许刚开始就不会留下任何记忆。
一般来说，如果读者原本就保持强烈的关注、有直接的利害关系，即使不这么绞尽脑汁，读者也很可能会留下记忆。比如，某家公司因为业绩不好，向员工发出了招募提前退休人员的邮件，即使不下功夫修饰，先不说会记得多详细，但大多数人应该都会留下深刻印象。
但是，如果这是新品介绍的营销邮件，不下一番功夫来给大家留下印象的话，就无法达成购买这一最终目标。至于怎么下功夫，可以加入强烈的“惊喜”，也可以加入容易记住的比喻等等，有各种方法，详细情况请参考第3章。越是读着通顺的文章，越需要下一番功夫。
和留下印象这一观点相关联的还有一点。
只有事实和正确的主张，人依然会不为所动，在理解和行动之间，还有一个重要的要素，就是需要“共鸣”。而且，让人感受到共鸣的很多时候不仅仅是文章内容本身，还是写文章的人。
换言之，最终驱使人付诸行动的不仅仅是“写了什么”，还有“什么人写的”。如果原本就是名人，不必多言，但如果不是名人，就需要悉心钻研，写出包含了自己风格和价值观的内容，让读者产生和行动相关联的同感。让读者有同感的点因人而异，但需要引导他们用丰富的想象力去一边想象着作者，一边感觉作者是什么人。
首先是结构，比如明明急于知道最终的结论，却啰唆地写了很多前缀，商务写作中不会用这样的文章。在意识到上面论述的“留下印象”这一要点的同时，重要的是让文章在瞬间进入大脑、不妨碍读者的理解，而且留下和读者行动息息相关的印象。
所谓风格是指文章中的语调、语气、词语选择，这些左右着文章营造的氛围。风格有“命令的”“积极的”“智慧的”“亲近的”“严格的”“事务性的”“快乐的”等各种各样，但选择什么风格当然要看目的是什么。比如，呵斥属下时，一边要表达“不能做这种事”，一边要选择考虑到“让属下感到是为了他好才加以呵斥”，酝酿出有情谊的风格。
希望大家能意识到，在商务写作的所有文章中，都不要流露出威胁对方、贬低对方的消极感情（大部分情况下是愤怒的情绪）。也有人出于策略的考虑使用这种手法，但这是非常危险的做法。正因为是不见面的表达方法，所以这并不是感性的文章，而是要多加注意的理性文章。
即使是相同的内容，用不同的流程和风格来写，在人们记忆中留下的印象会差别巨大。希望大家能意识到“留存在人的记忆中、打动人的结构和风格”。
很多和写作相关的书籍都会大篇幅书写的就是这一部分。读者中很多都是忙碌的商务人士，晦涩难懂的文章、能理解出多个意思的文章是失败的。
如果是非公开的文章，即使乱七八糟，毕竟只在内部传播，并没什么问题。但是，公开程度高的文章，如果写成了晦涩难懂的文章、语法不通的怪文章，就会降低对整个团队评价，希望大家至少能在公开度高的文章中意识到文章的可读性。
那么，开篇的邮件例文一中，因为内容具有冲击性，可能会给读者留下印象，但其他地方全都不合格。标记和结构等晦涩难懂，风格也在感情上不令人喜欢。文章中的废话太多，比如“之所以先在创意部开始尝试，是因为觉着创意部比较适合”等，根本没说任何实质性的内容，令人严重质疑其核心是否妥当。
邮件例文二中，阅读的简易性得到很大改善，但内容的妥当性上似乎依然存在问题。
关于以上4个要点本书在第2章“主张明确、具有说服力”，第3章“留下印象”，第4章“适合目的的结构、风格”，第5章“文章通俗易懂，读起来无压力”加以说明。
最后，大野经过慎重思考修改了邮件，重要的是得到了提高业务生产率的结论。另外，考虑到近来的人事管理趋势，他认为相比使用“性恶说”，相反以“性善说”来表达会更有效果。在此基础上，最终发出的邮件如下。最终版本对比邮件例文一、邮件例文二都发生了很大变化。另外，通过使用“3自”这样的自造词，有意识地给读者留下深刻记忆，也强烈地考虑到了读者的感情，邮件风格完全不同。
希望大家能有意识地悉心钻研以上所述内容：抓住目的、理解读者、有人读、内容充实。
邮件例文三
件名：【重要】自由、自我责任、自律的“3自”业务落实
各位：
这几天，公司正在实行承担智能手机费用并将手机借给员工使用的政策。有传言说其中有人将手机私用，提议应该制定一些规章制度，但我并不打算完全禁止。
最终，提高大家的工作效率就是一切。大家的工作效率提高了，多多少少的私用也不是大问题。
我相信大家的良知，具有自由、自我责任、自律的“3自”精神，请自行判断并开展工作。大家是自由的情况下，成果也息息相关，请一定意识到这一点，努力提高工作效率。
另外，关于个人的手机使用费用，由我把握。我并不会直接对费用额度本身说什么，但如果额度异常，保险起见我可能会询问，请大家谨记。
在我们公司，人的智慧和动力就是一切。我相信大家的良知和可能性，一定努力成为其他部门的榜样。
从这个例子可以看出，要想写出好文章，不只是要通俗易懂这么简单。运用“正确的思考”这一批判性思维的同时，也不能停留在“理”的世界，还要通晓“情”的世界。这是商务经营者必备的素养。
希望大家以这些为基础，阅读本书时要意识到商务写作中更好的文章是什么、好文章的关键在哪里。