下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
写作的一个大前提就是必须抓住目的，这也是思考问题的基础。
所谓抓住目的是指，要把握住通过这篇文章想让读者采取什么行动、想给读者什么影响。
如果是刊登了新型宣传活动通知的电子邮件杂志，目的就是“想有效利用这次宣传活动”，并且希望读者能借此点开链接网站等，能立刻利用这次活动。如果是杂志和报纸上刊登的广告文稿，目的就是读者能阅读正文中的说明部分，能关心这个产品、服务。
如果是想表达自己思想的专栏和博客，目的大概是想读者能认真读到最后，能多多少少理解自己的思考方式吧。如果想通过这个方式来安排工作，就需要表达出符合“如果把工作交给这个人，应该会认真完成工作吧”这种期待的知识、思考方式、清晰的立场。
如果是邮件，绝对条件就是包含应该传达的正确内容、确切地向读者表达要传达的内容、保证工作顺利开展。
当然，世上也有个人以非公开形式发表的博客、日记等，但商务写作中的文章基本上都以促使他人采取行动、给他人带去影响为目的，可以说没有这种目的的文章极为稀少。也就是说，在商务写作中，在准确地抓住目的的基础上，能有效地发挥目的作用是绝对的必要条件。无论是多么优美的文章，只要脱离了目的、无法达到目的，就不能说是好文章。
经常有人认为写作这一行为本身就是目的，无论本来的目的是什么，只要完成“写出文章”这一行为便达到目的，这也是我们最应该避开的陷阱之一。
通过简单的例文来看一下。以下邮件的难点是什么？
件名：商谈
下午好。
我是A公司的佐藤。
通过B先生的介绍，特联系池田先生。
我司是面向经销行业的咨询公司，独立向会员发行电子邮件杂志。
其中，考虑到想在下次的专刊中刊登公司内部的市场活动，承蒙池田先生有意，便立刻联系了您。
我想当面拜访您一次，但您百忙之中恐有不便，如果能收到您的回复，将倍感荣幸。
请多多关照。
从这个例文中，我们能了解到佐藤想见一次面，但不知道见面的目的是什么，所以作为读者的池田会感到疑惑不解，是单纯想见面聊一聊，还是采访，又或者是想让其代笔。
想着想着，池田先生可能怀疑为什么要找我。池田大概会发邮件问一问吧，但不特意发送提问邮件也是面向外部相关人士的基本原则。
这次是熟人介绍，所以池田大概不会胡乱处理，但繁忙时、心情不好时，这封邮件本身可能会被无视、排到其他事情后面，甚至可能会被忘掉（这一点也关系到下面要说的“理解读者”）。
对于这个例文，如果像下面这样写，大概就能明确自己想说什么（希望对方做什么），也能抓住写作的目的了。
件名：预约拜访
下午好，突然联系您，很是抱歉。
我是A公司的佐藤。
通过B先生的介绍，特联系池田先生。
我司是面向经销行业的咨询公司，独立向会员发行电子邮件杂志“×××新闻”。这次，想请池田先生帮忙收集资料，特此联系。
之所以联系池田先生，是因为下次的“×××新闻”的主题是“公司内部营销”。对这一主题展开调查的时候，我了解到池田先生也就这一主题亲笔记录在“×××纸”上。在查询的若干记录中，我感到这是最简洁易懂、归纳精练的记录，造诣深刻、抓住了最前沿的信息，实在是难得。
正好，B先生的公司也在我们专栏中，碰巧B先生之前帮过这个电子邮件杂志，所以立刻给了我池田先生的联系方式。
因此，还请您在百忙之中，给出1小时左右的时间让我收集材料，汇总在我司的网站上，是否能请您帮忙编辑原稿？
如果能得到您的协助，等池田先生合适的时候，我想到您办公室拜访。虽知您处于百忙之中，可否在两三日内联系我什么时候合适。
突然联络，很是惶恐，请多多关照。
（按严密的标记规则，段落开头和换行后应该缩进，但邮件和博客的文书中，换行较多，不缩进的写法已被广泛普及。使用起头语的邮件和上述例文中都使用了这一形式。之后，邮件和博客等的例文中大多也会采用这一体裁。）
当然，即便如此也会有不明白的地方（比如：什么水平的读者群、过去的主题是什么、礼金有多少等），读者可能想问，却往往会在实际接触之后才问出来。因为不会有“到底是什么呢”的感觉，所以大概也不是什么大问题。
另外，如果刚开始就啰唆地写封冗长的邮件，相反也可能无法正确地向对方表达自己的意图，所以最初的邮件正文也是这样在平衡性上平淡无奇（当然，还有一个方法是在附件中添加详细资料）。让读者看到，礼貌而简洁地写出来，这种情况下已经有效地达成目的了。
在开篇的例文中，大野在写完邮件二后，也为如何达成目的而苦苦思索“为什么要发这封邮件”。加上“抓住目的”这一点，考虑到接下来要说明的“理解读者”“有人读”“内容充实”，本章的最后会写出改良后的邮件例文。