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第二课
不浪费对方的时间

强化要点□速度意向

阅读邮件的顺序

如果你的收件箱里有30封未读邮件,你会以怎样的顺序来阅读呢?如果这些邮件都有诸如“我是营业部的铃木”“关于合同会议”这样传达目的不明的邮件名,那就不得不逐一打开确认内容主旨。

但如果邮件名是“营业部的铃木对提出计划案的委托”“合同会议日期变更的协商”,收件人就能立刻安排好处理邮件的先后顺序,明白“这个应该马上回复”“这个可以稍后处理”。

这样一来,不仅能节省收件人的时间,提高其工作效率,还能让发件人预估对方回应的时间,从而使工作进展得更为顺利。

邮件是商务活动中不可或缺的工具。不少人反映,每天花大量时间处理邮件很头疼,这很可能是由于不少邮件传达目的不明,影响了效率。

只要将邮件名变为 目的意向 ,明确发件人的目的,就能同时节省收件人和发件人双方的时间。

速度意向也要考虑对方的时间

毫无疑问,缩短工作时间和提高工作效率在工作中至关重要,也就是要有 时间感 速度感 ,但这里要介绍的是重视 谁的时间

工作能力强的人或工作效率高的人,不仅会控制自己的时间,还会时刻注意 对方的时间

如何才能让对方快速且准确地理解邮件内容呢?如何才能让对方迅速且顺利地做出决断呢?如何才能在不浪费时间的前提下让对方采取行动呢?发件人应该做哪些工作?换句话说,就是从 不浪费对方时间 的视角出发,重视时间与速度。

但大部分工作拖沓的人都只注意了 自己的时间 ,一心想着“尽快搞定手头项目,进入下一个工作”。

工作时间包括自己与合作者双方的时间。如果只想着提高自己的效率而浪费对方的时间,最终不可能在整体上加快工作进度。

不仅要传递,还要尽快地传达。这不仅适用于商务邮件,在所有的工作交流中,前述 目的意向 和注意对手时间的 正确的速度意向 都是很重要的。

当然,不止是个人,团队和组织也是一样。如果你是领导者,那么让整个团队的成员贯彻目的意向和正确的速度意向,能极大地提高团队的工作效率。 zEzBqjf7OHele6oiMFEN66syDh5Fb9JX8mkMHWhWn3zCszvtkZisKtJJNXpiobi4

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