强化要点□目的意向
在日常商务交流中,团队内部联络、外部部署商谈、向上级汇报工作、向交易对象进行委托,都要通过邮件进行。邮件是便捷的商业工具,但如果不能一次性准确传达信息,就会白白浪费时间。
要既快速又准确地写出邮件,最重要的是要有 目的意识 ,即 在写信时先思考传达信息的目的 。从收件人的角度来考虑目的—— 我想要收件人做什么 ,也就是在写信的过程中有意识地让对方接受该目的。
相反,不考虑收件人的反应,只一味地阐述自己想说的内容,就是“以传达本身为目的”,也就是所谓的“无目的地传达信息”。
传达方式上的差别也体现在邮件的名称上,你是否收到过如下名称的邮件呢?
邮件名:我是营业部的铃木
邮件名:关于合同会议
一眼看去似乎没什么问题,但请仔细想一想,当在收件箱里看到这种名称的邮件,你能马上知道它的主旨吗?
营业部的铃木为什么要发送邮件?合同会议怎么了?这两封邮件的名称都让人不懂“到底需要我做什么”。
究其原因,“营业部的铃木发送的邮件”“合同会议有关的邮件”都属于寄件人视角的“传达意向型”邮件名。
请参考下方的邮件信息。
邮件名:营业部的铃木对提出计划案的委托
邮件名:合同会议日期变更的协商
修改后的邮件名,能让收件人在看到邮件名时立刻明白发件人的 目的 ,即“对委托和协商作出应对”。
只要改变邮件名的表达方式,就能让收件人意识到自己应该做什么,从而达成发件人想要得到的结果。
所谓 传达 究竟是什么呢?我认为是在工作中 让对方准确理解交流目的和信息的内容,让工作向达成目标的方向发展 。
无论是邮件还是商业文书,我们都不能仅停留在单纯阐述和传达信息的阶段,而应该 让交流对象理解并推动工作 。
强化要点□速度意向
如果你的收件箱里有30封未读邮件,你会以怎样的顺序来阅读呢?如果这些邮件都有诸如“我是营业部的铃木”“关于合同会议”这样传达目的不明的邮件名,那就不得不逐一打开确认内容主旨。
但如果邮件名是“营业部的铃木对提出计划案的委托”“合同会议日期变更的协商”,收件人就能立刻安排好处理邮件的先后顺序,明白“这个应该马上回复”“这个可以稍后处理”。
这样一来,不仅能节省收件人的时间,提高其工作效率,还能让发件人预估对方回应的时间,从而使工作进展得更为顺利。
邮件是商务活动中不可或缺的工具。不少人反映,每天花大量时间处理邮件很头疼,这很可能是由于不少邮件传达目的不明,影响了效率。
只要将邮件名变为 目的意向 ,明确发件人的目的,就能同时节省收件人和发件人双方的时间。
毫无疑问,缩短工作时间和提高工作效率在工作中至关重要,也就是要有 时间感 和 速度感 ,但这里要介绍的是重视 谁的时间 。
工作能力强的人或工作效率高的人,不仅会控制自己的时间,还会时刻注意 对方的时间 。
如何才能让对方快速且准确地理解邮件内容呢?如何才能让对方迅速且顺利地做出决断呢?如何才能在不浪费时间的前提下让对方采取行动呢?发件人应该做哪些工作?换句话说,就是从 不浪费对方时间 的视角出发,重视时间与速度。
但大部分工作拖沓的人都只注意了 自己的时间 ,一心想着“尽快搞定手头项目,进入下一个工作”。
工作时间包括自己与合作者双方的时间。如果只想着提高自己的效率而浪费对方的时间,最终不可能在整体上加快工作进度。
不仅要传递,还要尽快地传达。这不仅适用于商务邮件,在所有的工作交流中,前述 目的意向 和注意对手时间的 正确的速度意向 都是很重要的。
当然,不止是个人,团队和组织也是一样。如果你是领导者,那么让整个团队的成员贯彻目的意向和正确的速度意向,能极大地提高团队的工作效率。
强化要点□明确“主题”
在理解了目的意向与速度意向的重要性后,接下来要具体讲解 写邮件前的准备 。首先我们要明确的是 自己所写的内容是什么(主题是什么) 。
邮件的主题包括以下两点:
· 所写内容是什么?
· 说明的方式是什么?
——报告、联络、商谈、提案、委托、询问、回答等。
例如卷首示例邮件中,本乡为写给室町部长的邮件所设定的主题是“报告”“演讲资料”。
试试用 询问模式 表现主题,思考对方会提出什么样的问题,自己又该如何回答。
示例邮件中,当本乡向室町部长表示“提交演讲资料报告”时,室町部长可能会问:“那么能在8日的演讲中使用这份资料吗?”这就形成了询问模式。
本乡的报告主题就是回答该询问,简单归纳邮件内容就是“能在8日使用”。
这种询问模式有利于引导出邮件信息所要传达的So What (最终应该怎样)。
用询问模式表现主题,涉及的询问问题可能不止一个。比如卷首示例邮件中,发件人本乡可以将邮件主题设定为“报告”,同时对收件人申请“委托”。
这时以询问模式描述主题,就能明确应该传达的So What。
8日能使用资料吗?→资料能在8日使用。
委托部长做的事情是什么?→检查确认翻译版。
当要传达的信息多到难以整理,让你不知道该如何入手时,首先试着确认主题,改用询问模式。
在这一阶段,即使还不能确定答案,明确问题也能帮助你理清答案方向。