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一般认为“应用文”概念最早出现在清代刘熙载的《艺概·文概》。其中说：“辞命体，推之可为一切应用之文。应用文有上行，有平行，有下行，重其辞乃所以重其实也。”这里的“应用文”很显然是指公务文书。其后的徐望之在《尺牍通论》中说：“有用于周应人事者，若书札、公牍、杂记、序跋、箴铭、颂赞、哀祭等类，我名之曰：‘应用之文’。”而这里所说的“应用文”则主要是指私人事务文书。但据周楚汉先生研究，“应用文”概念的最早使用是在宋代，他在《唐宋八大家的应用文理论及其意义》一文中说：“应用文作为应用意义的文体概念创始于‘欧苏’，已有近千年的历史。”欧阳修的《免进五代史状》（1060年）说：“自忝窃于科名，不忍忘其素习，时有妄作，皆应用文字。”其后，他的《辞副枢密与两府书》（1064年）又说：“修‘少本无于远志，早迫逮亲之禄，学为应用之文’。”苏轼的《答刘巨济书》继承了欧阳修的思想，称“仆老拙百无堪，向在科场时，不得已作应用文”。于是应用文的文体概念诞生。这里“应用文字”指科举应试文章，可获取功名，含有“应用”之意。周楚汉先生的研究使我们对应用文概念的产生与演进轨迹看得更清楚了。
以上资料显示，“应用文”概念提出得相对较早，而且应用文的使用极其广泛。但是“实在名先”，应用文写作的历史更是源远流长。有关资料也表明：在我国，自从有了文字就有了应用文的写作，迄今为止，应用文写作大约有三千余年的历史。其实，在上古时期就已经有了应用写作。当时虽未有文字，但是仍然有人类活动，人们同样会用一种简单的方式（图画、结绳等）记载生活，这些记载更多地反映了先民的日常活动和生活，是一种表达思维、交流思想、传播信息、解决问题的原始“写作”，而非抒发主观感情的写作。
随着文字的产生，应用写作更加多见，殷商时期的甲骨文记载着大量的应用文。在甲骨文之后出现的钟鼎铭文，进一步证实了应用文的写作与文字的产生是同步的。被认为是我国第一部完整的散文总集——《尚书》，就有典、谟、训、诰、誓、命等应用文文种，这些应用文类似现代应用文中的命令、纪要、法律规章制度等，内容极其丰富，包括政治、经济、军事、司法等。它们无论从内容还是从形式上都对后世应用文的发展与成熟起了积极的推动作用。
秦汉时期，应用文的写作更进一步发展，秦始皇为了更快地统一中国，提出了“书同文、车同轨”，大大促进了应用文的规范化。“书同文”不仅指文字的统一，而且指格式、名称等方面的统一，如改“命”为“制”，改“令”为“昭”，改“书”为“奏”“议”，这也说明应用文的种类也在逐渐增多。
汉代时，公文继承和发展了秦代的公文体制，把秦代的奏、议又细化为章、表、奏、议四种。章用来感谢皇恩，表用来陈述或汇报下情，奏用于弹劾揭发，议用于发表不同政见。此外，这个时期第一次确立了上行文和下行文的区别及各自的文体，还规定了密奏用封，用不同的封囊颜色区分文件的缓急，应用文写作进入了程式化的操作阶段。值得一提的是，当时的公文还产生了一些流传后世的名篇，如贾谊的《陈政事疏》《论积贮疏》、晁错的《论贵粟疏》、司马相如的《上书谏猎》等。
魏晋南北朝时期，尽管社会战乱不断，但应用文写作仍有很大发展。一方面体现在应用文新文种的出现，如贺表、列词、签、牒状、告身等；另一方面，对应用文写作理论的探索与研究也有了可喜的成就。曹丕在他的《典论·论文》中正式提出了文体问题，把文体归纳为奏议、书论、铭柬、诗赋四种类型，并把奏议列为文学四科之首。刘勰的《文心雕龙》全书共有20篇文体论，共论述了34种文体，大多是应用文，如颂、赞、祝、盟、铭、箴、诔、碑、哀、吊、诏、策、檄、移、章、表、奏、启、议、封禅、书等，并对它们的名称、功用、源流、构成要素、写作要求等做了详细论述，是我国第一部研究文体的理论著作，成为今天研究应用文具有重要价值的资料。但这一时期的应用文也受到了文坛雕饰浮华文风的影响。
唐朝是文学发展的鼎盛时期，也是我国应用文发展的成熟时期。无论是数量还是质量都达到了历史的高峰，尤其是典章文件，品目繁多。在当时，下行文有册、令、符等；上行文有表、状、启、笺、辞等；平行文有关、移、刺等。实际上公文的种类还有很多，也足见唐代公牍文的繁多。此外，唐朝还严格规定了公文的行文制度，如一文一事，公文的拟制与编撰、公文的用纸与折叠、公文的贴黄与编号等。
宋朝时期，文坛主帅欧阳修大力提倡应用文的写作，主张应用文写作既要真实、质朴、自然，又要讲究文采。宋代在唐朝的基础上，公文种类也有一些变化，如创设了诰命、御札、呈状、申状、公牒、剳子等体式。
元明清时期，应用文写作继续发展，应用文的分类更加详细，又出现了许多新的文种，如下帖、牌面、勘合、照会、揭帖、咨呈、谕、禀、折、谕帖等。同时，公文制度有了严格的规定限制，体式更趋于稳定。而且，这一时期应用文写作的理论研究也有了新的发展，涌现出《文章辩体序说》（明·吴纳）、《文体明辩序说》（明·徐师曾）、《艺概》（清·刘熙载）等专门研究文体的理论，对应用文的发展起到了极大的推动作用。
民国时期，绵延了数千年的封建文书发生了巨大的变化，尤其是公文的变化更为明显。1912年南京临时政府颁布了公文程式条例，制定了一些新的文种，废除了大部分旧的公文文体，公文种类大大减少。其中有沿前代名称且用法相近的令、咨、批等；也有几近于今天公文文种的令、函等，这正说明了应用文发展的继承性。
1928年国民党中央政府对公文程式又做了一些新规定，其中比较重要的一点是规定公文的写作要用白话文，使用新式标点符号。
中国共产党成立后，从建立自己的机关开始，就相应地有了自己的公文。1942年，陕甘宁边区政府颁布了《陕甘宁边区新公文程式》，为以后文书工作的健全和发展奠定了基础。中华人民共和国成立后，中国共产党和中央人民政府对公文写作十分重视，并进行了一系列改革和健全工作。1951年中央人民政府政务院颁布了《公文处理暂行办法》，1955年中共中央批准了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》，1957年国务院印发了《关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）》，1981年国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，1987年国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》，1993年11月21日国务院办公厅对这个办法做了修订，重新发布，自1994年1月1日起施行。为适应中国共产党机关工作的需要，1996年5月3日中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，保障了党的机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化。为了适应办公自动化发展的需要，2000年8月24日国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》，对1994年发布的《国家行政机关公文处理办法》做进一步的修改。到2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》，整合和修订了原有条例和办法，应用更加便捷。
纵观公文发展的历史，每一次的变动都对提高机关公文质量和公文管理水平起了重要的作用。在丰富的应用文宝库中，除了历代的公务文书外，还产生了适应社会生活需要的多种应用文，如：书、记、志、序、跋、铭、箴、谥、碑文、墓志铭、祭文等。它们大大丰富了应用文，也为人类的生活提供了便利。
随着我国经济的发展和对外交往的日益频繁，各行各业的改革步伐加快，应用性文种也在悄然发生变化。这种变化在应用文中直接表现为新文种的出现，如“公示”“申论”“信息快报”“电子邮件”“网络广告”“网络新闻”“短信”“声讯”“课题申请书”“自评书”“课题评审”“课题鉴定”等，这些新文种目前应用非常广泛，值得认真研究。