绩效改进商业画布由8个子画布组成。
确定目标包括两个子画布:确定目标和确定课题。
目标是期望达到的成果,是通过视觉化的引导最终确定的。我们要理解个人目标是否与部门目标或组织目标一致,我们工作的目的或意义是什么。最终确定的目标应当符合SMART原则(S——Specific,具体的;M——Measurable,可衡量的;A——Attainable,可达到的;R——Relevant,相关的;T——Time-bound,有时限的)。
课题是实现目标的探究过程。如果关注的目标众多,我们可以通过一些方法来确定聚焦的课题,这个课题应当是上下同欲的,也是当前大家最希望解决的。
在确定目标之后,就需要根据目标来分析现状,从而找到目标与现状之间的关键差距。
分析现状包括两个子画布:分析现状和确定差距。
分析现状是通过将真实的现状数据与期望目标进行对比,来寻找现状与目标之间的差距。当然,在真实的场景中,仅仅确定差距还不够,只有确定众多差距中的关键差距,才是分析现状的真正目的。
确定差距是指确定关键差距。阿基米德说过:“给我一个支点,我将撬动整个地球。”关键差距就是那个支点,也是我一直强调的绩效杠杆。因此,在本书中用“绩效杠杆”来表示关键差距。
在分析出关键差距(绩效杠杆)之后,需要分析产生关键差距的原因,并识别真正原因,最终确定根本原因。
分析原因包括两个子画布:分析原因和确定根因。
分析原因是非常重要的一步,主要分析产生关键差距的原因。我们找到的很多原因都不是真原因。例如,我们经常听到造成员工流失率高的原因是企业薪酬太低,而即使薪酬高的企业依然有人离职,这就意味着“薪酬太低,造成员工流失”可能是一个假原因。因此,我们只有通过科学的分析,找到真正的原因,才能解决真正的问题。
确定根因可以从根本上解决问题。但只找到问题发生的真原因还不够,还需要识别哪些是表面原因,哪些是根本原因。
在分析了根本原因之后,针对具体的原因,确定正确且适合的解决方案,并对解决方案进行任务分解,使方案真正落地。
确定方案包括两个子画布:确定方案和推进任务。
确定方案即确定解决方案。本书将解决方案等同于绩效改进中的专业术语“干预措施”。解决方案不仅包括解决现实的难题,也包括发现潜在的风险或机会,建立持续的预防机制,避免问题再次发生。同时,由于绩效改进项目本质上是一个变革项目,因此在确定解决方案的同时,还要关注关键群体,分析其可能产生的抗拒行为,从而更有针对性地解决问题。
推进任务是对解决方案的任务分解,通常使用“甘特图”进行视觉化的呈现,并使用项目管理中的一些技巧进行推进。例如,使用工作分解结构(Work Breakdown Structure,WBS)将任务按阶段可交付成果分解成较小的、更易于管理的组成部分。
在本书的尾声部分,我用一个绩效改进商业画布的真实案例帮助大家更好地理解本书的内容,希望对大家有所帮助。
本书除第1篇和第6篇外,每一章都使用“核心概念—应用工具—引导技巧”的结构编排。这遵循了《高效能人士的七个习惯》的作者史蒂芬·柯维的“观(思维)—为(实践)—得(结果)”的思维逻辑。史蒂芬·柯维认为结果的产生是由我们的行为决定的,而决定我们如何行动的,是我们的思维,他将其定义为“思维模式”。同时,史蒂芬·柯维认为,如果我们想有小的改变,就从行为开始,但如果想有大的改变,就从思维开始。
因此,本书的每一章(除第1篇和第6篇外)都首先从思维心智(核心概念)方面进行阐述,然后根据核心概念提供有针对性的应用工具,最后提供在引导绩效改进商业画布工作坊时需要的关键引导技巧,以使绩效改进的每一个子画布都能够落地,从而视觉化地为组织创造价值,为个人赋能。
本书设置了大量的练习,以帮助读者理解所学的知识,并能在真实的环境中运用。同时,本书也提供了每个练习的参考答案。建议读者先自己做题,再对照答案来思考,这种方式可以帮助读者更深刻地理解所学知识、更快地应用所学知识。
每一章的最后设置了复习回顾,以及一些小问题,并对每个问题进行了解释,以帮助读者将短期记忆慢慢转化为长期记忆。最后,我想说的是,学习的目的并不是记忆,而是改变。
学习是循序渐进的过程。因此,关于如何使用本书,我的建议如下。
本书最大的特点是视觉化表达。中国有句俗话:“好记性不如烂笔头。”所以,建议读者自己动手画出书中的每一个画布,从而对本书的知识点有更为深刻的理解。如果能按照绩效改进商业画布的逻辑将自己做过的一个实例分析一遍,你就会更有信心,也会更有效率地应用本书的方法和工具。当然,有的读者还喜欢用思维导图或视觉化笔记的方式帮助自己理解。
将自己所学的内容教授给他人,是最好的学习方式。
记忆和吸收知识的快慢与学习的方式有非常大的关系。美国缅因州的国家训练实验室(NTL)曾经做过一项研究,结论是采用不同的学习方式,学习者在两周之后能够记住的知识是不同的。这项研究表明,将自己所学的内容教授给他人,是吸收效率最高的学习方式。
无独有偶,诺贝尔奖获得者理查德·费曼,提出了“费曼技巧”,被称为“史上最强学习方法”,其核心是通过教别人的方式让自己学会。这种学习方法包括四个具体的步骤。
第一步,选择要学习的概念。拿出一张白纸,在上面写下自己需要深入学习的概念。
第二步,把自己当成老师,想象自己正在给一名对这个概念一窍不通的学生讲解,然后把过程记录下来。在这个过程中,通过对原先不明白的地方进行不断的自我解释,自己也能够厘清。
第三步,碰到难题时,返回去。当遇到难题、感到困惑时,可以重新翻阅资料,想尽一切可以解决问题的办法,直到把问题解决,然后记录下来。
第四步,简单化和比喻。当看到啰唆或晦涩的句子时,要试着用简单直白的语言将其描述出来,或者利用一个比喻更好地、更恰当地理解它。
掌握了“费曼技巧”,就可以让学习更高效。
本书的真正目的是帮助读者在组织内运用本书的方法和工具,这就需要使用本书的商业画布框架,将组织内真实的业务作为研讨的课题进行实践和探索。如何更好地在组织内实践?我的建议如下。
1)对本书的内容烂熟于心
在组织内用真实的业务做实践,不仅要理解本书的核心内容、方法和工具,而且要灵活应用,这样才能克服在实践过程中遇到的各种困难。
2)选取小的业务问题来实践
绩效改进商业画布的应用范围是非常广泛的,但对刚接触它的实践者来说,驾驭一个大的业务问题是有较大挑战性的,因此建议选取一个小的业务问题来实践,如单店的一个流程改进,或者一个业务工具的改进等。
3)小范围试点,降低风险
绩效改进本质上是一个变革项目,而人们对于未知的变化会有天然的抗拒。绩效改进的思维之一是“不考验人性”。因此,可以在自己可控的小范围内进行试点,不断优化,减少后续持续推进绩效改进的阻力,使绩效改进方法论真正地为组织和个人赋能。