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在现代商务办公中，我们制作PPT时有相当一部分演示文稿是在公司团队的协同下共同完成的，并且，有时还要在不同的演示地点做演示。这时，演示文稿的传输与安全问题就非常值得重视了，PPT文件过大会影响传输的速度，PPT没有合理的保护容易被篡改等问题，在这一小节中都能够得到解决。
大家在工作中收发邮件时，或许会因为公司的邮箱系统上传或下载附件过慢而头疼，这里将为大家解决这一烦恼——将PPT文件所占用内存变小。这样一来，不论是上传或下载附件的速度过慢，还是邮箱系统内存不足等问题，都能迎刃而解。图1.5-1中是占用内存较大的PPT文件。
图1.5-1
首先，打开该PPT文档，点击“开始”→“另存为”，在弹出的界面中，我们选择界面下方“工具”的下拉选项，选择其中的“压缩图片”，如图1.5-2所示。
图1.5-2
在弹出的页面中，根据实际情况，可以自行选择图像压缩的分辨率（ppi），如图1.5-3所示。如果压缩一次之后还达不到要求的标准，可以再次进行压缩，但要注意：多次压缩之后，可能会影响图片的分辨率。
图1.5-3
如果PPT的内容涉及公司或个人机密，为了防止他人查看，我们可以为演示文稿文件设置密码，进行加密保护。
（1）点击“文件”选项卡，选择“信息”命令，点击“保护演示文稿”的下拉选项，如图1.5-4所示。
图1.5-4
（2）在展开的选项中选择“用密码进行加密”，如图1.5-5所示。
图1.5-5
（3）在弹出的窗口中，我们可以设置密码。在设置密码时，软件为防止出现设置失误，会提醒大家二次输入，如图1.5-6所示。
图1.5-6
（4）将PPT文件设置好密码之后，再打开文件会出现图1.5-7所示的提示框，这时，只有输入密码后才能看到演示文稿的内容。
图1.5-7
（5）取消密码保护与设置密码保护的步骤相同，重复“开始”→“信息”→“保护演示文稿”下拉菜单→“用密码进行加密”这一步骤，在弹出的窗口中删除之前设置的密码，再点击“确定”，即可解除密码保护。
只读模式也叫最终模式，意思是只能查看内容，不能修改内容。在一些情况下，我们需要将PPT设置为只读模式，以防止误改。设置只读模式十分简单，与PPT加密一样，都在“保护演示文稿”这一选项中。
（1）点击“文件”选项卡，选择“信息”命令，点击“保护演示文稿”的下拉选项，在展开的选项中选择“始终以只读方式打开”，如图1.5-8所示。
图1.5-8
（2）最后对文件进行保存，再次打开时会显示下图提示。如果该PPT文件需要修改内容的话，可以点击“仍然编辑”按钮，如图1.5-9所示。
图1.5-9
（3）如果需要他人帮助修改的话，为了方便，就要取消只读模式。取消只读模式与设置只读模式的步骤相同，再次进行“开始”→“信息”→“保护演示文稿”下拉选项→“始终以只读方式打开”操作即可，如图1.5-10所示。
图1.5-10
虽然前文中不建议大家使用模板，但不得不说，一些模板中所使用的图片确实很漂亮，如果我们想使用这些漂亮的图片，但模板里的图片那么多张，一张一张保存起来会非常麻烦，如图1.5-11所示。
图1.5-11
接下来就教大家一个小妙招：一键导出PPT模板中的图片文件。只要把后缀名为“*.ppt”或“*.pptx”的文件改成“*.zip”即可，如图1.5-12所示。
图1.5-12
改完后缀名之后，再对zip文件进行解压，在解压好的文件夹中，选择“PPT”→“MEDIA”就能够看到PPT中的所有图片/视频/音频文件了，如图1.5-13所示。
图1.5-13
如果一份幻灯片需要在两种场合播放，而两种场合要看的页数不同，分成两个PPT又十分麻烦，那么“隐藏幻灯片”就派上用场了。
首先，打开演示文稿，点击“幻灯片放映”选项卡，在“设置”选项组中点击“隐藏幻灯片”。点击之后是不是发现没有反应？不用担心，只要“隐藏幻灯片”按钮颜色变深，如图1.5-14所示，那么就代表这一页幻灯片在演示文稿放映时不会被播放了。
图1.5-14
还有一个确认该页幻灯片是否被隐藏的方法，那就是看幻灯片预览区，如图1.5-15所示，隐藏的幻灯片左上角的页码显示被划掉了，这就能够确定该页幻灯片已经隐藏了。
图1.5-15
最后要取消隐藏幻灯片也很简单，只需重复前面的步骤，点击“隐藏幻灯片”后，该按钮颜色变浅，如图1.5-16所示，并且在幻灯片预览区的数字恢复正常，那么该页幻灯片就取消隐藏了。
图1.5-16
在PowerPoint中，用户可以根据自己的使用习惯来选择辅助功能，例如标尺、参考线或网格线等，通过这些辅助功能来制作PPT，一是排版更加方便，二是节省了将各种元素分别进行对齐的时间。打开“视图”选项卡，我们能够看到调整幻灯片视图的“演示文稿视图”选项卡，如图1.5-17所示，该选项卡中的选项比状态栏中的要多，这里不再一一叙述，感兴趣的话，就去试试吧！
图1.5-17
我们着重要了解的是“显示”选项组中的三个选项：标尺、网格线、参考线。
1．标尺
点击选中标尺，幻灯片编辑区立刻出现一横一纵两条“尺”，如图1.5-18所示。
图1.5-18
默认情况下，PowerPoint中的标尺以英寸作为度量单位来显示。在幻灯片插入文本框后，标尺上即刻出现可用来做调整的浮标，拖动浮标就可以对文本框内的文字位置做出相应调整，如图1.5-19所示。对于表格中数据的整理也可以用到标尺，这部分内容在第六章中将会做出说明。
图1.5-19
2．网格线
点击网格线按钮，画面中即刻出现网格线，如图1.5-20所示。网格线是不可移动与改变的，因此，在制作幻灯片时，我们可以利用网格线对内容的形状与位置进行排列，也可以根据网格线来调整形状和图片的大小。
图1.5-20
3．参考线
点击参考线按钮，在幻灯片编辑区会出现一横一纵两条中心交叉的虚线，如图1.5-21所示，将鼠标放在中心线上，会发现光标变成了双向箭头。此时按住鼠标并进行拖曳，参考线会随着鼠标进行移动。参考线与网格线相比，更多地用于图片或文本框的排列。在页面中的形状和文本框是可以依据某一条参考线来排列的，例如以该参考线为基准向左对齐。同时，参考线还可以将页面中的文字与图片进行比例划分。无论是按照黄金分割比例来划分页面，还是将页面等分为三份或更多，都能够使用参考线来完成。
图1.5-21