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在对演示文稿进行更复杂的设计之前，我们要先打好基础——将最简单的新建幻灯片、编辑与删除幻灯片、为幻灯片添加背景与设置模板、保存演示文稿等基本操作融会贯通。
当我们进入PPT的工作界面时，往往会在当前页面的编辑区内看到“单击此处添加标题”和“单击此处添加副标题”这两句话，如图1.4-1所示，把鼠标光标移到文本内容上时，可以发现该文本可编辑。
图1.4-1
用鼠标单击图1.4-1中的文本，可以发现文本没有了，在文本上方出现一个闪烁的竖线。这条竖线叫作“文本占位符”；而由8个点支撑的、内含文本占位符的矩形，叫作文本框，如图1.4-2所示。
图1.4-2
在了解了这两个文本框之后，首先就是选择这两个文本框：用鼠标在编辑区框选住两个文本框，如图1.4-3所示，然后按Delete键或Backspace键删除。
图1.4-3
删除两个文本框的原因是，我们在制作一个PPT时，这两个文本框会固化我们的思维，如果保留文本框的话，我们潜意识里就自然而然地认定只有在文本框中才可以输入文本，这将对大家制作PPT产生局限性。所以，在开始设计PPT之前，先把它们删掉吧！
在幻灯片预览区，我们发现当前只有一张幻灯片，如果因为工作需求要建立几十张甚至是几百张幻灯片时，我们应该怎么做呢？眼睛敏锐的应该能够发现，在功能区的“开始”选项卡中，有一个“新建幻灯片”的选项，只要单击该按钮，便能够在幻灯片的预览区中看到一页新的幻灯片。而且，打开“新建幻灯片”的下拉选项，还可以选择多种不同的幻灯片版式，如图1.4-4所示。
但是，假如要制作一个页数非常多的幻灯片，选择点击几百下“新建幻灯片”这一操作十分不可取。这时，快捷键“Ctrl+M”或许能够快速帮你解决这个烦恼。按一次快捷键“Ctrl+M”即可新建一个幻灯片，一直按住快捷键“Ctrl+M”的话，即可一直新建幻灯片，直到页数达到你的要求。
图1.4-4
如果觉得快捷键“Ctrl+M”还是不够“快捷”，直接用一键生成新幻灯片岂不是更方便、更快捷？这时，只需选中一张幻灯片缩略图——选中幻灯片缩略图后，缩略图的边框会用改变颜色的方式提醒你已被选中，然后按回车键，即可更加快速地新建幻灯片，如图1.4-5所示。
图1.4-5
1．快速改变幻灯片顺序的操作
我们只需在幻灯片预览区对幻灯片缩略图进行拖曳，便可轻松改变幻灯片的顺序。例如，在图1.4-6中，我们将第6张幻灯片的顺序改为3，直接拖曳第6张幻灯片到第2张幻灯片下即可。
图1.4-6
但如果在需要多次调整幻灯片顺序，或者是幻灯片顺序调整所需的跨度很大的情况下，这样一张一张地拖曳很费力。在这种情况下，我们可以点击幻灯片状态栏中的“幻灯片浏览”，将所有幻灯片缩略图平铺到整个界面，如图1.4-7所示，在此界面内用鼠标拖曳想要改变顺序的幻灯片，既直观又方便。
图1.4-7
并且，在这个界面也可以使用状态栏中的“幻灯片缩放”功能，如图1.4-8所示。这样无论有多少张幻灯片，都可以显示在同一界面内，从而达到轻松排序的目的。最后，想要退出幻灯片浏览模式，只需再次点击幻灯片状态栏中的“幻灯片浏览”按钮，即可恢复到幻灯片的普通视图。
图1.4-8
2．删除幻灯片的操作
删除幻灯片的操作相对来说更为简单，而且与创建幻灯片有相似之处，大家可以结合快速创建幻灯片一起操作，这样记忆效果会更好。
（1）删除单张幻灯片。选中幻灯片缩略图，按Delete键或Backspace键删除。
（2）拖曳批量删除幻灯片。点击幻灯片状态栏中的“幻灯片浏览”按钮，在操作区域空白处按住鼠标框选所要删除的幻灯片缩略图，按Delete键或Backspace键删除即可，如图1.4-9所示。
图1.4-9
（3）Ctrl键批量删除幻灯片。如果要删除的多张幻灯片穿插在无须删除的幻灯片中，那么在用鼠标点击需要删除的幻灯片时可以按住Ctrl键进行加选，然后再按Delete键或Backspace键删除，如图1.4-10所示。
图1.4-10
（4）Shift键批量删除幻灯片。假如需要删除图1.4-11中第3页至第23页的图片，用Ctrl键进行加选过于麻烦，这时，我们可以用鼠标点击第3页的幻灯片缩略图，接着按住Shift键，再用鼠标点击第23页的幻灯片缩略图，这样一来，第3页至第23页的幻灯片就都被选中了，最后按Delete键或Backspace键删除。
图1.4-11
（5）删除全部幻灯片。如果要删除当前演示文稿中全部的幻灯片，我们可以使用快捷键“Ctrl+A”进行全选，选中全部幻灯片后再进行删除操作。如图1.4-12所示。
图1.4-12
1．幻灯片背景设置
PowerPoint的默认背景色是白色，我们在制作幻灯片时，会不会觉得白色背景看多了十分枯燥呢？想设置一些不一样的背景吗？一起来试试吧！
点击“设计”选项卡最右侧的“设置背景格式”选项，PPT的编辑区右侧会弹出一个设置背景格式的窗口，如图1.4-13所示。
图1.4-13
在该窗口中，可以选择纯色填充、渐变填充、图片或纹理填充、图案填充来设置幻灯片背景，非常方便。在窗口的最下方，还有一个“应用到全部”按钮，点击该按钮后，当前演示文稿中的所有幻灯片背景都变成现在设置的背景，如图1.4-14所示。
图1.4-14
2.幻灯片母版设置
制作一个演示文稿时，演示文稿的风格保持统一是很重要的，不然一个演示文稿中，每章幻灯片都不一样，整个PPT中没有中心，没有亮点，会给观众一种乱七八糟的感觉。设置幻灯片背景能够完美解决幻灯片背景不统一的问题，那么如果还想加入其他的、统一风格的元素，我们就可以用制作幻灯片母版来解决。
点击“视图”→“母版视图”选项组→“幻灯片母版”，如图1.4-15所示。
图1.4-15
进入“幻灯片母版”的界面，在幻灯片功能区多出来一个“幻灯片母版”的选项卡，如图1.4-16所示。在幻灯片预览区，我们能够看到很多默认的母版样式，选择其中第一张幻灯片，将鼠标放到幻灯片缩略图上显示“Office主题幻灯片母版：由幻灯片1-2使用”字样。
图1.4-16
在“背景”选项组中单击“背景样式”下拉选项，在弹出列表中选择“设置背景格式”，如图1.4-17所示。
图1.4-17
接下来就可以在右侧弹出的“设置背景格式”窗口中对幻灯片背景进行设置了，如图1.4-18所示。
图1.4-18
同时，我们也可以在母版中设置每一页都需要显示的文字内容或图片内容。第一步，保持好习惯——将该页幻灯片母版中的文本框全部删除，然后在你想加入文字/图片的地方将它们放上去，如图1.4-19所示，我们插入了一句“仅供内部使用”，放在幻灯片页面的左下角。
图1.4-19
最后，点击“幻灯片母版”选项卡中的“关闭幻灯片母版”选项，即视为对幻灯片母版的保存，我们就能够看到刚刚制作好的幻灯片母版出现在当前演示文稿的每一页中。并且之后在此演示文稿中所新建的每一页幻灯片，背景都是母版的样式了，如图1.4-20所示。
图1.4-20
很多小伙伴都差这最后一步了，却落入了重新做PPT的万丈深渊。这一步就是保存PPT！这很重要！
点击“文件”→“保存”即可保存当前演示文稿，如图1.4-21所示；选择“另存为”则会存到一个新建演示文稿中。保存演示文稿的快捷键是“Ctrl+S”，而另存演示文稿的快捷键则是“F12”。
图1.4-21
在执行另存为操作时，会弹出一个选择文件保存位置的窗口，在该窗口中可以修改文档的名称，如图1.4-22所示。
1.4-22
在现代商务办公中，我们制作PPT时有相当一部分演示文稿是在公司团队的协同下共同完成的，并且，有时还要在不同的演示地点做演示。这时，演示文稿的传输与安全问题就非常值得重视了，PPT文件过大会影响传输的速度，PPT没有合理的保护容易被篡改等问题，在这一小节中都能够得到解决。
大家在工作中收发邮件时，或许会因为公司的邮箱系统上传或下载附件过慢而头疼，这里将为大家解决这一烦恼——将PPT文件所占用内存变小。这样一来，不论是上传或下载附件的速度过慢，还是邮箱系统内存不足等问题，都能迎刃而解。图1.5-1中是占用内存较大的PPT文件。
图1.5-1
首先，打开该PPT文档，点击“开始”→“另存为”，在弹出的界面中，我们选择界面下方“工具”的下拉选项，选择其中的“压缩图片”，如图1.5-2所示。
图1.5-2
在弹出的页面中，根据实际情况，可以自行选择图像压缩的分辨率（ppi），如图1.5-3所示。如果压缩一次之后还达不到要求的标准，可以再次进行压缩，但要注意：多次压缩之后，可能会影响图片的分辨率。
图1.5-3
如果PPT的内容涉及公司或个人机密，为了防止他人查看，我们可以为演示文稿文件设置密码，进行加密保护。
（1）点击“文件”选项卡，选择“信息”命令，点击“保护演示文稿”的下拉选项，如图1.5-4所示。
图1.5-4
（2）在展开的选项中选择“用密码进行加密”，如图1.5-5所示。
图1.5-5
（3）在弹出的窗口中，我们可以设置密码。在设置密码时，软件为防止出现设置失误，会提醒大家二次输入，如图1.5-6所示。
图1.5-6
（4）将PPT文件设置好密码之后，再打开文件会出现图1.5-7所示的提示框，这时，只有输入密码后才能看到演示文稿的内容。
图1.5-7
（5）取消密码保护与设置密码保护的步骤相同，重复“开始”→“信息”→“保护演示文稿”下拉菜单→“用密码进行加密”这一步骤，在弹出的窗口中删除之前设置的密码，再点击“确定”，即可解除密码保护。
只读模式也叫最终模式，意思是只能查看内容，不能修改内容。在一些情况下，我们需要将PPT设置为只读模式，以防止误改。设置只读模式十分简单，与PPT加密一样，都在“保护演示文稿”这一选项中。
（1）点击“文件”选项卡，选择“信息”命令，点击“保护演示文稿”的下拉选项，在展开的选项中选择“始终以只读方式打开”，如图1.5-8所示。
图1.5-8
（2）最后对文件进行保存，再次打开时会显示下图提示。如果该PPT文件需要修改内容的话，可以点击“仍然编辑”按钮，如图1.5-9所示。
图1.5-9
（3）如果需要他人帮助修改的话，为了方便，就要取消只读模式。取消只读模式与设置只读模式的步骤相同，再次进行“开始”→“信息”→“保护演示文稿”下拉选项→“始终以只读方式打开”操作即可，如图1.5-10所示。
图1.5-10
虽然前文中不建议大家使用模板，但不得不说，一些模板中所使用的图片确实很漂亮，如果我们想使用这些漂亮的图片，但模板里的图片那么多张，一张一张保存起来会非常麻烦，如图1.5-11所示。
图1.5-11
接下来就教大家一个小妙招：一键导出PPT模板中的图片文件。只要把后缀名为“*.ppt”或“*.pptx”的文件改成“*.zip”即可，如图1.5-12所示。
图1.5-12
改完后缀名之后，再对zip文件进行解压，在解压好的文件夹中，选择“PPT”→“MEDIA”就能够看到PPT中的所有图片/视频/音频文件了，如图1.5-13所示。
图1.5-13
如果一份幻灯片需要在两种场合播放，而两种场合要看的页数不同，分成两个PPT又十分麻烦，那么“隐藏幻灯片”就派上用场了。
首先，打开演示文稿，点击“幻灯片放映”选项卡，在“设置”选项组中点击“隐藏幻灯片”。点击之后是不是发现没有反应？不用担心，只要“隐藏幻灯片”按钮颜色变深，如图1.5-14所示，那么就代表这一页幻灯片在演示文稿放映时不会被播放了。
图1.5-14
还有一个确认该页幻灯片是否被隐藏的方法，那就是看幻灯片预览区，如图1.5-15所示，隐藏的幻灯片左上角的页码显示被划掉了，这就能够确定该页幻灯片已经隐藏了。
图1.5-15
最后要取消隐藏幻灯片也很简单，只需重复前面的步骤，点击“隐藏幻灯片”后，该按钮颜色变浅，如图1.5-16所示，并且在幻灯片预览区的数字恢复正常，那么该页幻灯片就取消隐藏了。
图1.5-16
在PowerPoint中，用户可以根据自己的使用习惯来选择辅助功能，例如标尺、参考线或网格线等，通过这些辅助功能来制作PPT，一是排版更加方便，二是节省了将各种元素分别进行对齐的时间。打开“视图”选项卡，我们能够看到调整幻灯片视图的“演示文稿视图”选项卡，如图1.5-17所示，该选项卡中的选项比状态栏中的要多，这里不再一一叙述，感兴趣的话，就去试试吧！
图1.5-17
我们着重要了解的是“显示”选项组中的三个选项：标尺、网格线、参考线。
1．标尺
点击选中标尺，幻灯片编辑区立刻出现一横一纵两条“尺”，如图1.5-18所示。
图1.5-18
默认情况下，PowerPoint中的标尺以英寸作为度量单位来显示。在幻灯片插入文本框后，标尺上即刻出现可用来做调整的浮标，拖动浮标就可以对文本框内的文字位置做出相应调整，如图1.5-19所示。对于表格中数据的整理也可以用到标尺，这部分内容在第六章中将会做出说明。
图1.5-19
2．网格线
点击网格线按钮，画面中即刻出现网格线，如图1.5-20所示。网格线是不可移动与改变的，因此，在制作幻灯片时，我们可以利用网格线对内容的形状与位置进行排列，也可以根据网格线来调整形状和图片的大小。
图1.5-20
3．参考线
点击参考线按钮，在幻灯片编辑区会出现一横一纵两条中心交叉的虚线，如图1.5-21所示，将鼠标放在中心线上，会发现光标变成了双向箭头。此时按住鼠标并进行拖曳，参考线会随着鼠标进行移动。参考线与网格线相比，更多地用于图片或文本框的排列。在页面中的形状和文本框是可以依据某一条参考线来排列的，例如以该参考线为基准向左对齐。同时，参考线还可以将页面中的文字与图片进行比例划分。无论是按照黄金分割比例来划分页面，还是将页面等分为三份或更多，都能够使用参考线来完成。
图1.5-21
不只在PPT界，在整个设计界都有“一图胜千言”这样一句话，但这并不代表文字就不重要，相反，图片虽然直观，但是不能像文字一样更加全面地反映内容，也不能像文字更能精确地引导观众的心理。在一些严谨、学术的场景中，文字是不可替代的。
本章通过对“高桥流”PPT的解读，带大家认识一种既新颖又易上手的PPT形式，在学习过程中，也能够更好地了解文字对制作PPT的重要性。