1.3认识你的“舞台”

在开始设计制作演示文稿前，我们要对PowerPoint的初始界面、工作界面进行简单的了解，PowerPoint 2016的工作界面由标题栏、功能区、编辑区、预览区、状态栏五大部分组成，各个部分中又有相应的功能分布。

1.3.1初始界面

双击桌面上的PowerPoint图标，打开软件之后，我们首先看到的就是PowerPoint的初始界面，如图1.3-1所示。这个界面简单明了，其中我们要着重了解一下“新建”功能和“最近”功能。

首先，点击“新建”功能，这时你可以选择里面任意一个模板来制作你的演示文稿，如果时间充裕，而你又想在制作PPT这一能力上有所提高，那么请不要使用软件自带的模板。原因是：首先我们通过图1.3-2可以发现，软件自带的模板的艺术字、艺术效果或配色并不都令人赏心悦目，过多使用软件自带的模板也很不容易做出令人赏心悦目的PPT；其次，自己制作出的每一个演示文稿都是一次锻炼。所以，在开启学习制作PPT的第一步时，请直接点击“空白演示文稿”，拒绝使用模板吧！

1.3.2工作界面

点击“空白演示文稿”后，我们就会看到PowerPoint的工作界面，如图1.3-3所示。在这里简单给大家介绍一下工作界面的分区。

1.标题栏

标题栏位于工作界面的最顶部，从左至右的功能依次为：快速访问工具栏、演示文稿名称、账户信息、功能区与选项卡显示设置、窗口设置按钮。

在标题栏最左侧的快速访问工具栏中，软件默认显示：保存（快捷键“Ctrl+S”）、撤销上一步操作（快捷键“Ctrl+Z”）、重复上一步操作（根据具体情况使用快捷键）、从头开始放映演示文稿（快捷键“F5”）四个命令按钮。在“自定义快速访问工具栏”下拉列表中，用户可以对快速访问工具栏进行自定义设置，如图1.3-4所示。

从上述部分中我们可以看到，很多功能都可以通过快捷键来实现。在学习制作PPT的过程中，用好快捷键会大大提高制作效率，所以在学习PPT制作的过程中，还需要掌握一些常用快捷键的使用。

2.功能区

功能区位于标题栏下方，由多个选项卡组成，如图1.3-5所示。

（1）点击“文件”选项卡，即可快速回到PowerPoint的初始界面。

（2）“开始”选项卡中包括新建幻灯片、设置幻灯片内的字体、段落样式等。

（3）“插入”选项卡中包括在幻灯片中插入图片、文本框、艺术字等。

（4）“设计”选项卡中会提供一些幻灯片模板供用户使用。

（5）“切换”选项卡中的命令可以设置幻灯片之间的切换效果。

（6）“动画”选项卡中的命令可以设置幻灯片中图像或文字的动画效果。

（7）“幻灯片放映”选项卡中，除了可以设置一些幻灯片放映的次序或时间外，还可以对幻灯片进行录制或进行排练计时，这样一来，软件可以记住每一张幻灯片所需要的演讲时间，在下一次放映时实现自动放映。

3.编辑区

编辑区又被称作“画布”，是演示文稿的工作区域。在制作PPT时，输入文字、插入图片、制作动画效果等动作都是在这个区域中实现的。当演示文稿有多页时，可以将鼠标放在编辑区，滑动鼠标滚轮进行页面切换。

4.预览区

预览区位于编辑区左侧，可以通过拖拽该区域的侧边调整区域的大小，在该区域我们能够看到当前制作的演示文稿中所有幻灯片的缩略图，点击幻灯片缩略图可直接转到该页幻灯片的编辑区。

5.状态栏

状态栏位于整个工作界面的最底部，从左至右依次显示：当前页幻灯片的顺序与演示文稿总页数、拼写检查与语言、备注与批注、视图模式、放映模式、幻灯片缩放功能。

图1.3-6中显示的是幻灯片编辑区缩放功能选项，该功能可以使编辑区的显示比例根据实际需求进行放大或缩小。如图1.3-6所示，当缩放数值调整到33%时，幻灯片编辑区将会缩小到正常（100%）界面大小的33%。点击缩放条数值右侧的矩形，就能够将已经放大或缩小的幻灯片编辑区还原到适应当前窗口最合适的界面大小。

Tips：按住快捷键Ctrl，鼠标滚轮可即刻实现放大或缩小幻灯片编辑区的动作。

1.3.3设置幻灯片的尺寸

当我们打开并制作演示文稿时，PowerPoint 2016默认的尺寸为16∶9，这一比例适于应大部分的办公场合，不过在一些特定的场合中，PPT的尺寸需要根据放映工具进行调整。

首先，打开PowerPoint，点击“设计”，在“设计”选项卡的右方“幻灯片大小”选项组中，点击下拉选项。此时，我们可以看到PowerPoint的两种默认设置，标准4∶3和宽屏16∶9，如图1.3-7所示。

如果这两种默认尺寸还是不符合放映工具的要求，那么在“幻灯片大小”下拉选项的最底部有一个“自定义幻灯片大小”选项，点击该按钮，即可在弹出窗口设置幻灯片的大小，如图1.3-8所示。