1.4　如何做好采购制度与表格的设计

采购制度与表格的设计，是围绕降低成本和风险进行的管理工作，也是企业采购管理的基础控制环节。

1.4.1　采购管理制度的设计要点

完善的采购管理制度能规范采购人员行为，规范采购作业流程，从整体上约束采购活动。

一般而言，采购管理制度的设计要点如表1.4-1所示。

1.4.2　采购管理制度的设计步骤

采购管理制度的制定，由采购部门管理者与其他相关部门管理者组成编制小组完成。这一过程要经过多次循环，包括相关部门修订、讨论，并上报审批和颁布执行。

采购管理制度的设计步骤如表1.4-2所示。

1.4.3　采购管理制度模板

×××××公司采购管理制度

1.目的

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障企业生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品。

3.职责权限

（1）总经理负责采购管理制度的审批。

（2）分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核。

（3）采购管理制度编制小组负责采购管理制度的制定。

（4）经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由企管部门负责。非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源部门负责。

4.采购原则

（1）询价比价原则。

采购物品时必须有3家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买除外。

（2）一致性原则。

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足需求部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供需求部门更改请购单。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5%～10%。

（3）低价搜索原则。

采购人员需随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及物品最低价格，实现最优化采购。

（4）廉洁原则。

①自觉维护公司利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

②廉洁自律，不收礼，不接受吃请，更不能向供应商“伸手”。

③严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

④加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

⑤工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给企业造成损失。

（5）招标采购原则。

凡大宗商品或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管部门、财务部门等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、物品价格，与供应商签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

（6）审计监督原则。

采购人员要自觉接受财务部门或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违反廉洁原则的行为，公司有权对相关人员依照企业员工奖惩制度等对其进行处罚或追究其法律责任。

5.采购流程

（1）采购申请。

物品需求部门根据生产或经营的实际需要，在企管部门采购物品前（每月25日前）和人力资源部门采购物品前（每季度最后一个月25日前）提出采购申请，填写请购单，要求在请购单中注明所需物品的名称、规格、型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，总经理批准后交采购部门采购。在各审核环节对采购申请提出异议者，应于2个工作日内将意见反馈给需求部门。

（2）询价、比价、议价。

①原则上每一种物品需3家以上的供应商进行报价。

②采购人员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价搜索原则进行采购。

③属这些情况的，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无替代品，但仍需留下报价记录。

（3）样品提供和确认。

①若需进行样品提供和确认，则需确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，应第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部门等部门相关人员予以确认。

②若需保存样品，则需做封样处理，以便日后做收货比较。

（4）供应商选择。

①合法经营主体者。

②品质、交货时间、价格、服务等条件良好者。

③信誉良好者。

④客户认可的供应商。

采购人员应建立供应商信息台账。

（5）合同签订。

①样品审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。

②发生交易争执时，依据合同的核定条款进行处理。

（6）进度跟催。

①为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真的方式或亲自到供应商处跟催，以确保物品能适时供应。

②若供应商无法在预定时间内交货，采购人员应提前通知需求部门，寻求解决办法，并重新和供应商确定交货时间，然后知会需求部门。

（7）验收入库。

采购物品到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品，非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门或验收部门验收，办公用品等常用品经库管验收，验收合格后，验收人员开具入库单，按流程办理入库手续。如验收不合格，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续。

（8）对账付款。

为采购物品办理入库后，由采购人员凭入库单按合同或约定的付款方式办理付款手续。

6.考核

凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。

7.解释权

本制度解释权归人力资源行政部门，自公布之日起执行。

8.附件

（1）×××××请购单

（2）×××××询价记录表

××××××××集团有限公司
××××年××月××日 JYDOIFyUVZyEmRvQ+ys/6WQSaRkkWqq5H+XNLqsfuzyA/IMYk4yVP2sGjLEkVvmM