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1.3 采购管理的标准化与制度化

采购是企业生产、服务的开始,也是利润的源泉。通过对采购管理进行标准化与制度化的建设,采购流程将更为高效。

1.3.1 采购管理规范化的重要性

采购管理标准化与制度化建设的共同目的为推进采购管理规范化,其重要性体现如下。

1.更好平衡利益

采购是企业为满足特定需要而发生的外部购买行为。在此过程中,企业、供应商和客户之间的利益关系并不完全一致,只有规范采购管理,企业才能在不断变动的利益关系中确定自身位置,并激励供应商、满足客户需求,实现三者的利益平衡。

2.约束领导权力

传统采购环节中,容易出现权力集中现象。采购管理部门形同虚设,采购活动失去监控,权力集中于少数领导手中。其具体表现为采购无计划、论证与审核不到位、缺乏市场调研分析、招标不规范甚至不招标、签约时不认真执行相关法规、事后监控不力等。

建立规范的企业内部管理体制,能确定采购人员的权利和义务,有效控制采购决策权,形成企业内部权力制衡机制。

3.有效监督员工

对采购管理进行规范化和制度化后,企业管理者也能对采购人员进行监督,并推动采购人员之间的互相监督,以此形成预防为本、制约到位的监督保障机制。

1.3.2 采购管理如何标准化

采购管理标准化,是企业标准化工作的重要组成部分,是企业加快技术进步、加强科学管理的重要手段,也是提升企业管理水平与运行效率、防范经营风险的重要举措。其具体推进步骤如下。

1.健全组织体系

成立采购管理标准化领导小组,逐步形成标准化采购管理工作机制,增强相关人员对采购标准化工作重要性的认识,从组织上保证采购管理标准化工作的正常开展。

2.完善采购管理制度

坚持以精细化管理为标准,理顺业务职能,优化资源配置,对现行制度、流程中不合理、不科学的内容进行修改、完善,确保采购制度和采购流程得到优化,使修改、完善后的制度和流程具有先进性、科学性和可操作性。

3.加强供应商管理

(1)严格执行供应商准入流程,使供应商的入围科学化、严谨化,保证采购物资的最高性价比。

(2)由业务部门建立供应商档案,档案内容包括供应商的各种有效资质证明材料、供应商分类评价表、有关供应商的审核报告等,实行严格的标准化日常管理。

(3)遵照公开、公平、公正的原则,严格按照供应商评价及管理办法,对供应商进行业绩评价,并定期对评价标准修订和完善,确保供应商业绩评价标准的科学性、有效性。

(4)建立健全物资统计台账,实现标准化管理。完善评价机制,及时更新物资消耗情况,为提高采购物资性价比做好数据统计分析工作。

4.建立修订与更新机制

企业应建立采购管理标准化的修订与更新机制,将采购管理标准化作为长期系统工程进行推进,确保采购管理标准化能与时俱进地持续发展。

1.3.3 采购管理如何制度化

制定健全、适用的采购管理制度,既能使企业内各项采购作业标准化、规范化,也能提高各项采购作业的效率,确保采购工作品质良好,提升采购人员的工作积极性。

采购管理的制度化进程,包括以下重点。

1.规定采购条件

明确采购管理者和采购部门员工在供应商选择,物品质量、需求与满足采购要求等方面所负的责任,明确采购管理者对员工的工作过程和结果所负的责任。同时,要求采购物品是必需而不可或缺的,采购数应适量,采购价格应适中。在相同条件下采购物品,应在正与企业发生业务或已确认的供应商处购买。变更或选择新供应商,应将理由及有关事项告知相关部门。

2.明确分工

将企业的所有采购活动按类别进行明确分工和落实。对企业下属各个生产部门、业务部门等诸多采购节点和岗位进行分工,明确员工权利和责任,使各采购活动的责任能有条不紊地落实到人。

3.权限划分

对所有采购报价、合同办理,应规定先批准后实行,以禁止未经批准的采购事宜。同时,就特殊情况,如工作中的机械突然损坏、临时的特殊采购任务等,做出特殊制度规定。

4.验收职能

规定物品购入后的验收手续,并指定由财务部门或主管部门确认。确认人员应核实购入物品与订货单上的物品是否相符,并对验收物品的品种、规格、数量和质量等的相符性负责。

5.退货与索赔

将退货与索赔事项形成书面制度。例如当采购回厂的物品出现质量、规格不符的情况时,采购部门应承担退货责任,并立即书面通知财务部门及时扣回相应款项。如果采购部门无法独立解决,应将企业可以采用的措施列入制度,及时保护企业利益。

6.货款结付制度

货款结付制度规定所有采购的结付款方式,除特殊情况外,通常采用月结。利用制度禁止采购人员直接办理现金支付事宜。

7.采购环境管理

采购环境管理主要包括材料价格信息档案管理制度、供应商档案管理制度、采购人员的考核激励和约束制度、采购方式的选择制度等。

8.采购日常控制

采购日常控制主要包括建立事前批准、结算和采购管理制度等。 y2YoejsqaT7eYV9cRI5SboTeidyik0ec5N19Mf2YVUQ2N6zX0EKNRmsSZIOSXW4U

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