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立竿见影的“一分钟管理”术 |
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管理者大致可分为两种类型：一种是现实型的管理者，在管理实践中，他最关心的是利润底线并严格以此为界。这种模式可以提高组织的绩效，但下级的利益得不到保护。另一种管理者则更关心员工而不太注意他们的组织绩效。
“善良”的管理者能使员工的利益得到较大的增加，却以牺牲组织的绩效为代价。有效的管理必须除去这两类管理的弊端，既要考虑组织本身利益，又要兼顾员工的利益。
有效的管理意味着组织利益最大化，员工的才能也能淋漓尽致地发挥出来，员工在有效完成工作的同时也实现了自我价值。有三种管理技能可以帮助管理者达到这样的效果，即确立目标、强化表扬形式和实行口头形式的处罚。
概括地说，有效的管理不用花费太多的时间，只需灵活地运用已被证明是有效的管理措施——一分钟目标、一分钟奖励、一分钟处罚。下面就是如何有效运用这些措施的概述。
“一分钟目标”是用来划分职责和确立评价工作绩效标准的。没有这些职责划分和标准，员工就不知道上级期望他们做的是什么，而只能在心里琢磨什么是十分重要的。有效使用“一分钟目标”包括以下的观点：
（1）上下级之间需就工作内容达成共识。
（2）在一张纸上用不超过250个字记录每个目标的内容，这样便一目了然。
（3）以目标的形式明确下级需要做些什么及工作标准，以便互相沟通。
（4）控制员工与实际目标间的偏差，不断地进行修正。
这些内容在员工进行自我管理时，都能得以体现。员工作为完成“一分钟管理”的要素之一，可以把工作中遇到的一些问题带回家中思考，进一步对管理者给他们提出的“一分钟管理”内容进行核对，找出问题的答案。在具体的实践中，管理者应当坚持下级应自己设法解决问题，而且要求他们避免将来在工作中可能出现的麻烦。
“一分钟奖励”是通过检查员工的工作情况，详细记录员工每次的进步，一旦发现他们做得不错，就进行“一分钟奖励”。这种技巧包括如下内容：
（1）及时对下级的表现做出评价，让他们清楚自己在管理者心目中的印象。
（2）当员工有突出表现时，管理者应尽快鼓励他们，对他们进行赞赏，让他们知道自己做得对。
（3）在做出表扬之前，要想清楚员工是否真做得好，如果是这样就鼓励他们继续努力。
（4）恰当运用握手和其他的鼓励方式。
以上每种方法都包含自我管理的思想。员工会感到，只要在这样的管理者手下工作一段时间，你就会尽力让自己把工作做好，并能自觉运用这种技巧以致可以进行自我激励。
“一分钟处罚”是指当员工做错一件事时，管理者要马上作出反应，并让他知道自己错在哪里。在提出批评和处罚后，管理者还应当告诉他，作为一名员工，他还是能够胜任这个工作的，希望以后不要再犯这种错误。“一分钟处罚”的技巧包括以下内容：
（1）向员工坦言，你将指导他们如何做。
（2）一旦出现不良表现就要及时加以处理，明确地告诉员工他错在哪里和你对此的反应（下达指示前稍做思考）。
（3）可以用一种适当的鼓励方式，来强调员工在组织中做出的贡献，但同时要明确指出，这种不良的表现是不允许再出现的。
（4）记住不要反复批评同一种行为。
以上三种技能构成了有关“一分钟管理”的核心内容。
小公司的管理者应当教导员工领会“一分钟管理”的内容和宗旨，并与自己达成共识。应用这些措施的关键在于坦诚和公开性，通过行为的正向强化，引导员工按期望的要求行动，直到他彻底完成全部工作。这种技术性的方法叫作“定型”——员工在工作过程中，你应不断对之加以表扬鼓励，使其行为不偏离你的要求，不要等他完成了全部工作之后再表扬。实际上，如果你等到员工彻底完成工作时再表扬他，或许已经错过了最好的时机，因为你没有及时鼓励和强化。
不同的情况下，应采取不同的管理办法。例如，新人一般工作效率比较低，这样管理者应先替他们制定一个目标，帮助他们把工作做好，而不能一开始就处罚他们。因为经验不够而导致信心不足，这时对他们进行处罚是不合理的。当定下标准后，及时加以表扬和鼓励或许更有效。如果管理者禁不住要对一名员工发作，那么先发火未尝不可，但事后务必表达对员工工作的支持，切不可报怨不止。
“一分钟管理”的技巧可概括为：用较少的时间就能得到很多的成果；留出一些时间进行思考和计划；对管理者来说，减少心理压力，保持健康的心态很重要；让员工们知道大家分得的利益都基本公平合理；减少缺勤现象和工作流动。