后来主管休产假,而我经过几个月的试用期之后也转正了。按照年度内部审计计划,我需要对公司重点采购物料进行市场价格调查。看到这个审计计划项目,我顿时一头雾水,不知如何开展,而部门现在是我单兵作战的状态。市场价格调查不同于传统的财务工作或审计工作,只需要坐在办公室看看系统、查查数据就可以的,而是需要走向市场,直接面对供应商。
而我的性格还是偏内敛的,压力可想而知,面对面前这一项不可能完成的任务,我该怎么办呢?
【案例】
公司是做车载产品的,采购的物料有几百种。我先在ERP系统中调出所有的采购物料,按照不同的供应商和物料种类进行了排序,挑选出本次调查的重点物料,同时还需要排除客户指定的物料、需要经过试验匹配的物料等,最后留下来的十几种就是调查的重点物料。这些重点物料种类少,但是占了公司采购总量的80%以上。因为每个重点物料可能有几种甚至几十种型号,因此挑选出重点物料之后,还需要在重点物料中挑选出几款重要的规格型号(看采购金额)。最后可能就剩下了五六种物料,每种物料中有五六个型号,这些型号物料的采购金额占到公司总采购金额的60%~70%左右了。
这里要特别说明,有些财务系统不够完善,导致公司要统计出重点物料会比较困难,用ERP系统则可以迅速完成,节省大量时间。这就是为什么有些公司的ERP系统要几百万甚至上千万元,而有些公司的ERP系统只要几十万元。
选定了重点物料,下一步就是搜索供应商。如果是电子产品,在网上可以上华强网,里面有大量的电子产品供应商库,还可以直接在百度里面找,找到的供应商要在工商部门注册网站查找登记注册信息,以防遇到“野鸡”公司。特别在深圳,贸易公司太多了,前几年“山寨”货、翻新货、冒牌货比较普遍,要是把这些供应商作为工作底稿的结论依据的话,日后会被采购部戳脊梁骨的。每款产品找十几个供应商打电话、询价,还可以把一些供应商请到公司里面谈,必要的时候让采购经理帮忙谈。网上询价差不多了,我又跑过几次华强北电子市场,那里有很多工厂开的门店和柜台,可以跟他们现场了解价格情况,也可以要到名片后以便日后发信息报价,这样比较靠谱。同时,电子市场的价格变化快,今天是这个价格,明天可能又是另外一个价格。
价格出来后,我那时候对自己的报告还是相当自信的,一方面是我找到足够多的供应商报价,另一方面平时和采购经理沟通得比较多,他还是非常欣赏我的。我调查出的重点物料的公司采购价有一部分是偏高的。报告发送后,这些价格异常现象得到公司总裁和总经理的高度重视。当时总经理在国外出差,立刻指示采购经理进行市场调查,最后那些价格偏高的重点物料基本都按照我的调查价格作了调整,当月就为公司节省上百万的采购成本,采购经理还主动邀请稽核中心的人参与到价格谈判中。
后来有一次在公司的大厅碰到财务主管,她说:总经理在公司的部门会议上表扬我了,总经理还问我是何许人,可否“挖”到采购部做采购。同时还让采购员多看看我的报告上的供应商,可以作为参考。
【干货】
财务工作中我们总是会面对各种各样的压力,如写好一份报告的压力、税务风险的压力、如何向老板汇报的压力等。在压力面前有两种心态:一种是消极的心态,就是推脱、逃避,将工作推给他人,更有甚者,一走了之;还有一种是积极的心态,想办法、找对策,化压力为动力,最后圆满完成工作。
消极的心态不利于问题的解决,而且在以后的工作中还可能遇到类似的困扰。作为财务人员,我们更应该以积极的心态面对压力。
(1)自身技术上的压力。财税制度是不断变化的,每一个财务人员的工作职责也在不断变化,需要我们加强学习,让自己可以胜任工作。
(2)税务、审计部门的压力。加强同税务、审计部门、公司领导的沟通,在不违反税收、财务准则的前提下,满足各方需要。
(3)领导给予的压力。如由于业绩、税务上的考虑,领导会对财务工作不满,在税收及财务法规基础上,需要财务人员坚持底线;而领导给予的管理工作中的压力则需要财务人员通过提升技能,提高自身业务处理水平来应对。