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2.2 零经验快速上手财务工作之:管理项目(多看、多想)

跑了几次市场,之后我才知道原来公司的米、菜、油、料都是找批发商买的。要菜贩报价的话,可以先要他们的联系方式,回公司后再联系对方发信息;办公用品亦是如此。我先了解了市场售价及菜贩的批发价,接着我又去各个超市了解超市的售价,有一次在大润发超市抄价格,售货员直接联系超市保安把我赶了出去。

【案例】

做内部审计要有一定的耐心,特别是当你比较多地参与到财务审计的时候,你需要从ERP大量的数据中筛选出想要的数据,并对这些数据进行分类汇总、分析。譬如:通过订单、入库单、送货单的对比得出哪些价格异常;通过应收应付账款账龄分析得出异常的款项;通过库存呆滞分析得出哪些存货异常,需要寻找原因;通过某一个或几个关键的摘要找出你想要的财务信息(如银行存款信息、信用证押汇信息)。然后,再对大量异常的数据进行分类,按照金额大小或重要程度的高低排序,筛选出需要进行重点了解和调查的数据,与责任部门和责任人进行沟通。最后得出审计结论和建议。

但是当你非常深入地开展一个审计项目的时候,你常常会发现做了很多的无用功,要么是非重点的,要么是与项目毫无关系的。很多刚入行的内审新人就不懂得这方面的道理,审计报告往往是大小问题的简单堆砌,没有重点、主次,没有实例证据,发现一个芝麻大小的问题就巴不得在领导面前邀功请赏一番;而问题的内在实质却不能真正把握,没有从点到线到面、从局部到整体的全局观,只是就问题而谈问题,不能上升到管理的高度,不能从一个问题的表象拓展到整个公司由于此类问题而引发的结果的程度。

还有些人做审计怕与业务部门沟通,怕得罪业务部门不利于以后工作开展。这其实是一种畏难心理。我那时做审计项目也经常会有这种畏难心理,说白了是拉不下自己的脸面,有时候为了搞清楚一个报废问题,我往一个业务部门跑了五次,电话打了无数个,被对方一再用各种理由推脱、不配合,我仍然还会笑呵呵地说,没关系,等你有时间的时候我再和你沟通。最后,他不但热心地和我讲解相关的情况,还主动邀请我参加他们部门的内部会议。我相信没有人愿意一直拒绝你,特别当他知道你是那种不到黄河不死心的人;如果遇到的是业务部门的领导,他们更不会因为这些事情而为难审计人员。

还有些人做审计项目完全没有思路,不知从何入手。我的建议是从最基础的入手。譬如进行固定资产审计,要是你不知道审计什么,不如就从固定资产盘点开始,对照财务的资产盘点表盘点下来,自然会知道盘盈盘亏、转移情况、报废情况,这些问题都出来了。在主管休产假期间,我一个人把这个循环做下来,将3000多人员规模的公司固定资产盘点完毕。你可以想象,一个新人,对公司的人员还不熟悉,还得寻求那么多部门的配合,协助盘点,没有一点死皮赖脸的精神,这项目能做得下来吗?能出具一份像样的审计报告吗?

张主管还没有休产假的时候,我已经审计出了很多问题,譬如应收账款的对账错误、信用证押汇融资损失、不按公司规定比价议价、库存呆滞长期不处理、应收应付账款的死账呆账、税务问题、虚假列账问题、产品定价问题。很值得称道的是,有一次我做了成本审计,发现了公司几款产品成本核算的问题,当时也都是从一个很小的问题入手,然后扩展开来发现公司整个成本核算的问题。做完报告后有一次我翻阅以前的审计底稿,无意中发现这种问题我的前辈也发现并提出过,这让我兴奋不已。这表明我具备了专业财务的能力,也可以做出专业的报告。

这里举一个食堂采购和办公用品采购价格审计的案例。

按照年度稽核计划的要求,稽核中心每年需要对食堂采购和办公用品采购进行市场价格调查,主管说还有1个月她就休产假了,所以这个项目我来主导、她协助。主管很放权,遇到问题总是让我自己去摸索、去解决,让我不要参考以前的资料,每年做相同的项目应该用不同的方法,公司每年的情况在变,因此审计的重点也不要千篇一律。

于是按照我的思路,我先在ERP系统中调出了所有的食堂和办公用品采购账,然后对照去财务找凭证,把原始凭证中每个月的采购明细账都抄在纸上(抄了几天),以统计2010年前5个月每种蔬菜、肉类、调料、办公文具购采的单价、数量、金额。刚开始我还不知道食堂用的原料都是在批发商那里买的,还以为是在市场上买的,所以天天跑市场,问茄子多少钱一斤、青椒多少钱一斤、各种禽蛋各是多少钱一斤……然后又偷偷地记录下来。

跑了几次市场,之后我才知道原来公司的米、菜、油、料都是找批发商买的。要菜贩报价的话,可以先要他们的联系方式,回公司后再联系对方发信息,办公用品亦是如此。我先了解了市场售价及菜贩的批发价,接着我又去各个超市了解超市的售价,有一次在大润发超市抄价格,售货员直接联系超市保安把我赶了出去。把几个可比的超市售价搞清楚后,公司的采购价格如何基本上已经初步定型了。于是我又申请公司派车,与负责食堂及办公用品采购的采购员去到我选取的深圳几个比较大型的蔬菜公司、文具批发公司去谈价格。我那时像模像样地装成一个采购负责人(其实后来主管告诉我,食堂及办公用品采购员投诉我做得不好),把几个大的蔬菜品类、办公用品批发公司的价格也拿到了。

这期间,也有供应商送茶叶、请客吃饭,我也不是一概拒绝,但是都会事先请示或者回到公司后跟领导汇报、上缴礼品。出的审计报告很中肯,证据确凿、充分,按照我的市场价格调查建议,办公用品、菜类、肉类、调料类采购在第二个月就降了价,并提出了食堂管理和食堂考核的新政,得到公司总经理的肯定。

当然,在调查的过程中我也受到过采购员的警告。采购员告诉我,我的每一次价格调查问了哪些人他都一清二楚,只是我没有太过分,报告还是像模像样的。至于采购是否存在猫腻,其实大家都明白,上面领导也知道具体情况如何,采购员也积极改善,所以我也在报告中对采购工作的某些方面作出了肯定。

【干货】

财务工作可以分为日常工作与管理项目。日常工作如录入凭证、记账、核算、费用报销审核等;管理项目如月末结账、产品定价、盘点组织、分析报告等。日常工作多为每月的固定工作,一旦上手后很难再做出亮点,做出成绩;而管理项目则可以做出很多亮点,获得领导认可。

我们可以充分利用每一次会计管理项目的机会,实现自身增值,获得领导认可,把每一次会计管理项目当成一次项目管理。如对某新产品进行产品定价,很多公司的财务人员仅仅起到一个提供产品成本的作用,那我们能不能换一种工作方法?譬如:接到这个任务后,我们可以先向业务单位了解清楚公司的定价政策,了解市场同类产品的售价情况,学习不同的定价方法,分析公司一贯执行的成本加成定价方法的弊端并进行多种定价方法比较,研究公司该新产品促销政策,最后向业务单位了解该新产品的市场销量预估并进行未来三年盈利测算,给出几种合适的定价方案供领导选择。

其实就是通过在现场管理中的多看多想,大大提高我们的工作绩效,由一个单纯的数据提供者向一个财务顾问的角色转变。在此过程中,财务人员有沟通、有学习、有思考,并了解了公司的业务情况和市场情况,主动参与了盈利测算,并给出了多种定价方案,自己得到提高,也让领导刮目相看,财务人员的绩效自然就起来了,我们的价值也体现了。

其实,大多数的财务工作,我们都可以将其看成一个项目,进行项目管理,从而体现财务价值,提升财务绩效,让自己快速成长。我提醒大家在财务工作中注意:

①将日常工作项目化,明确项目时间、关键节点、责任人、产出成果、汇报、结项;

②自己主动承担起项目经理的角色,合理调配资源,把控项目进展;

③提升财务分析能力,善于总结与归纳问题,并在合适的时机提出问题;

④多站在管理和业务的角度思考问题;

⑤提升跨部门沟通的能力;

⑥坚持财务原则,不逾越财务底线;

⑦在管理项目中不断学习、创新、提升。 x/JCrx+zBzRrIivi2Ygq0c+2Ekp33wHMgOktA8BmHKaqML5tB2OMVpcI6WIF7v+g

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