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1.3.2 发送培训通知
【任务场景】
上级：“计划月底组织一场新员工培训，小培啊，你今天写个培训通知，发一下吧。”
发送培训通知，是你与学员的第一次互动，也是建立良好第一印象的重要一步。虽然只是一个简单的通知，但是它体现了培训经理是否站在学员的角度全面且深入地考虑。培训通知发出之后的最好结果是，学员通过培训通知能够了解他想了解的所有信息。
学员在看到培训通知邮件后，他可能关心的问题：培训什么内容？谁讲的？培训从什么时候开始？何时报到？在哪里报到？住哪里？三餐如何解决？特殊情况能否请假？
根据我们多年的培训组织经验，这些信息总结归纳起来，主要就是要在培训通知中做好三个方面的确认：学员与讲师信息、课程信息、场地食宿。
1. 学员与讲师信息
首先需要明确本次培训的群体是哪些人。如果是必修课，需要确认是否可以请假，以及具体请假的流程；如果是选修课，需要确认报名截止时间。最终要能输出具体的学员名单。对学员的要求及学员的名单，不仅在发送培训通知时会用到，在培训签到和培训课堂上也会用到。
接下来就是确认培训讲师。如果是内部讲师，其姓名和所属部门应该都是比较熟悉的；如果是外部讲师，则需要一份详细的讲师介绍。培训经理一定要确认与讲师的联系通道，以便发生各种变化时，能及时联系到讲师，进而调整课程安排。
同时，还要了解讲师授课特点、与授课主题的相关经历、授课风格等，这些信息可以用在培训开场介绍讲师的环节，如果没有提前做这些准备，介绍讲师的环节就会缺乏吸引力。
2. 课程信息
课程信息要简明扼要地说明课程的亮点内容，明确课程内容的边界。如果这次培训包括多门课程，那么首先要确认的是各门课程的先后顺序、各自需要多长时间，以及培训从开始到结束具体的日程安排。课程信息样表如表1-2所示。
表1-2 课程信息样表
① Training The Trainer，培训培训师。
除此之外，你还需要联系各课程的授课讲师，与讲师确认以下三个信息。①每门课程是否有需要学员提前准备的部分。例如，阅读相关书籍、准备相关案例、提前思考与主题相关的问题和困惑等，这些都需要在培训通知中体现。②对培训场地的要求。例如，在培训过程中全程是否坐着听讲，是否会涉及需要学员活动的场地，如需要多大的场地、大概在课程进行到多久会用、用多长时间、室内还是室外等。③培训中，除了笔和纸，是否还需要准备其他培训资料。例如，打印案例、特殊的道具等。
3. 场地食宿
培训场地和食宿与参加培训的人数密切相关，必须在培训通知中有明确体现。培训的过程中，是否提供早餐、午餐和晚餐，每个公司的情况不一样，标准也不一样，因此需要根据各个公司的培训预算和标准来准备。酒店的培训会场，考虑到空气中的味道，一般不允许进餐，可以选择酒店的餐厅或周边的餐厅，距离不宜太远，步行最好不超过5分钟。如果培训中不统一安排就餐，在培训通知中应告知大家，并为大家提供可以选择的就餐地点作为参考。
住宿可以选择培训场地所在酒店或者周边酒店，如果不提供住宿，也要在培训通知中告知大家，并为大家提供附近可选择的酒店及住宿价格作为参考。
培训通知（样例）
一、培训前准备
为了更好地参与并完成培训，请大家提前阅读《场域的力量》一书。
二、培训安排
a）培训时间：2019年11月23日—25日。
b）培训地点：新世纪日航酒店三层会议室。
c）授课讲师：江政。
d）日程安排如图1-2所示。
图1-2 日程安排
三、讲师和课程介绍
a）课程介绍：管理者通过本课程能够认识一个高绩效团队应该具备的特征、了解如何通过调整团队成员的注意力焦点来打造这样的高绩效团队。课程轻松，实践性强。
b）讲师介绍：江政，场域领导力理论提出者，《场域的力量》《场域领导力》的作者，《唤醒职场同理心》的译者。聚焦团队发展和人才培养领域十余年，对管理者成长有较深了解。
四、培训联系人
李津 180××××××××
五、参训人员名单（见图1-3）
图1-3 参训人员名单
六、其他说明
a）请假流程：原则上不建议请假，如确因工作原因或其他不可抗拒原因需要请假的，请将邮件申请发至直接上级处，收到并回复视为请假成功。培训中心将为您安排参加下一期的培训。
b）培训期间的午餐、晚餐、茶歇和教辅资料全部由培训中心统一安排。
c）住宿安排：住宿请各位自行走差旅，为方便入住，培训中心已经统一为各位预订并分配了房间，报名字办理入住即可。如需调换房间，请自行协商。酒店有早餐，请各位根据需要自由选择。
祝大家学习愉快！
一个好的培训通知，除包含上述三个方面的信息外，在内容和语言的组织上，另外需要关注两个点：吸引和小心疏漏。
1. 吸引
在已确认上述信息后，一份培训通知所需要的基本信息就完整了。如果想要做得更有深度、对学员更具吸引力，那么在培训通知中还要回答学员另一个问题：“培训能给我带来什么好处？”一场培训，从发送培训通知开始就要吸引学员，激发学员的兴趣和参与培训的意愿。所以，在培训通知中也要回答这个问题。那么，这个问题的答案从哪里来呢？
（1）与课程讲师沟通，了解这门课程一般情况下主要能解决什么问题。
（2）访谈部分学员，了解在这个培训主题方面，他们的问题和困惑有哪些。
（3）访谈学员的直接上级，了解他看到的问题，以及他想要通过培训达到的效果。
通过对以上三点的整理，输出课程价值说明，如通过学习这门课程，能够主要解决学员的什么问题。有了这些吸引内容，就能更好地激发学员的参训动机，变“要我学”为“我要学”。
2. 小心疏漏
发送培训通知的时候，有几个特别容易疏漏的事项需要引起注意。
（1）培训通知除了要发送给学员，对于企业内训来说，还要发送给学员的直接上级。为什么呢？一是上级需要了解其下属的请假事由，虽然会有请假审批，但通过邮件主动告知会更好；二是上级也需要知道其下属的学习内容，这样在后续的培训跟踪过程中，也能更好地调动上级参与进来。
（2）附上学员名单。这样每个人都能看到自己即将跟哪些人一起学习，这些人在工作中与自己有着怎样的交集。不同部门的同事一起学习的过程，本身也是建立联系、加深关系、促进协作的过程。
（3）说明是否安排考核项目。可能的话，评估标准也应该提前告知，一方面可以让学员重视此次培训，另一方面也可以让大家心里有数提前做一些准备工作。
（4）细节提醒。例如，通报培训当日及前后几天的天气情况，尤其是在封闭培训期间，或者有外地学员参与时，假如碰到南北方温差比较大的天气时，可以事先提醒学员备好合适的衣物。此外，还要提醒学员，尤其是本身可能有某些慢性病需要长期服药的学员自备所需药品。另外，根据培训内容的安排，如有特殊环节需要学员注意着装的，也要进行提醒。所有的温馨提醒，都会让学员感受到这是一次有“温度”的培训。
（5）注意通知的发送时间。除了突发的或者紧急培训的通知，一般提前两周的时间较为合适。培训经理要给所有学员充足的时间做准备、做调整，尽量确保每位学员都能够如约而至。如果提前通知的时间很短，那么有的学员可能因为忙碌而错过邮件，有的学员可能因为工作太多而很难在短时间内做出合适的工作调整，只能因此错过一次学习机会。如果通知的时间过早，通知时间与开课时间相隔较久，容易导致被通知者忘记培训时间，还可能因此错过培训的机会。
（6）通知中要杜绝错别字或者错误信息。尤其是讲师、学员的名字这些敏感信息一定不能出错，否则会让当事人感到尴尬甚至不被重视，同时还会影响自己在学员心中的专业性。