要想提高工作的速度,“事前准备工作”可以说是非常重要的。
针对每一项具体的工作,我时常会思考必须做好哪些准备工作,否则就不能真正开始。
最开始时当然也不会想得太过周全,但通过不断反复这一过程,便不会再有遗漏之处了。
这样一来,当我们面对每一项具体的工作时,就能马上在脑海中浮现出有哪些是必须事先做好的。我们可以将这些“事前准备工作”都写到A4纸上,直至自己习惯了这种思维模式。
实际上,这也算是一项非常好的训练。
因为,这可以帮助我们思考并梳理业务的流程,例如:该从何处开始?如何才能完成?在开始之前需要做多长时间的准备工作?
在着手前,先要就花多长的时间、解决何种难度的问题等设定好目标,然后再根据这个目标去思考如何做准备、如何分配时间及安排优先顺序。 (就是说要懂得如何“分配时间”。)
不了解这一点的人,往往到快要截止时,才慌慌张张地着手去做,同时又会抱怨“缺这少那”,导致不得不返工。
在做“事先准备工作”时要做到:
1.从工作的最终成果开始反推,思考需要多长时间和哪些必要条件,然后写到一张A4纸上。
2.列出需要哪些必要的信息,然后尽早做准备。
3.开始后也要进行几十次的情景模拟,确认工作的进度是否确实按原定计划实施。(把成为“制订计划的专家”当作自己的成长目标。)
4.只要发现不足或者较弱的部分,就要立刻去应对处理。
能做到这几点,你就是一个“制订计划的专家”了。