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有句话说得好——公文无小事。这句话有两层意思：一来，公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，体现着党和国家意志，具有法定效力，容不得半点闪失。二来，公文水平直接反映出写作者的从业态度和素养，乃至影响其职业发展。如果一篇公文写得东倒西歪、错漏百出，连最基本的体例、格式都不到位，领导看了对这位写作者能有好印象吗？
《党政机关公文处理工作条例》中规定的法定公文有15种，但大多数单位尤其是基层单位实际应用的就那么几种，通知、报告、请示、批复、函和纪要，其中最容易混淆误用的就是两对：
这两个文种都是对来文的回复。比如，《海关总署关于北京海关采用××的复函》，内容为对北京海关有关请示事项的回复，属于上级机关对下级机关的回复，错用“函”文种，应改为《海关总署关于北京海关采用××的批复》；再比如，《广东省交通运输厅关于同意××有限公司开展××业务的批复》，或者是《广东省交通运输厅关于同意××有限公司开展××业务的通知》，主送对象为不相隶属的单位，用“批复”或“通知”都不对，应改为《广东省交通运输厅关于同意××有限公司开展××业务的复函》。
《党政机关公文处理工作条例》第八条规定，批复适用于答复下级机关请示事项。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。通知则没有答复审批事项这一功能。因此，审批下级机关申请事项，用“批复”，审批不相隶属单位申请事项，用“函”。
这两个文种都是下级单位向上级单位的行文。比如，《广州市××局关于赴美国、加拿大开展交流活动的报告》，我们知道，涉及外事的都要经过上级审批，这个内容明显为请示事项，需要上级回复是否同意，只能用“请示”文种。同样地，如果只是向上级汇报情况，比如，《广州市××局关于赴美国、加拿大交流活动开展情况的报告》，不需要上级回复，就应该用“报告”文种。
《党政机关公文处理工作条例》第八条规定，报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。第十五条规定，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
正确的公文标题结构是“发文机关名称+事由+文种”，中间加上介词“关于”和“的”，让人一眼看去，就知道是谁要做什么事。
但是很多人发文，不是漏了发文机关名称，就是省了文种。比如，《关于参与第二届全国行政服务大厅典型案列展示活动的请示》，缺少发文机关名称；《××单位关于开展2017年“安全生产月”活动的方案》，方案不是法定文种，应改为《××单位关于印发2017年“安全生产月”活动方案的通知》或《××单位关于开展2017年“安全生产月”活动的通知》；还有文种混用，比如，《××单位印发〈关于进一步加强××决定执行工作的意见〉的通知》，将“意见”和“通知”文种混用，应调整为《××单位关于进一步加强××决定执行工作的意见》。
转发公文的标题，比如，《××部关于转发财政部办公厅关于进一步加强中央单位财政票据核销管理的通知》，应改为《××部转发财政部办公厅关于进一步加强中央单位财政票据核销管理的通知》。转发类公文的标题很简单，发文机关名称+转发+最原始文件名称。即便是层层转发的公文，比如中央办公厅发了份文，交通运输部转发，交通运输部海事局再转发，浙江海事局再转发时，也同样套用这个结构，省去中间转发的那些机构，即《浙江海事局转发中共中央办公厅关于……》。
这个不多说，直接上例子。最常见的错误，比如我们收到外单位来函，给别人复函时，第一句都会写“贵单位《××单位关于××事项的函》收悉”，其中“贵单位”与公文标题中的“××单位”语意重复，应将“贵单位”删去。有时收到外单位对某个办法或规定征求意见，我们回复时会这样拟写标题，《××单位关于对〈××规定（征求意见稿）〉意见的复函》，其中“关于”和“对”语意重复，应将“对”删去。
比如，“管辖范围为××港往上××公里，往下××公里，共××公里水域的安全监管工作。”“管辖范围”和“水域的安全监管工作”语意重复，要么改为“管辖范围为××港往上××公里，往下××公里，共××公里水域”，要么改为“负责××港往上××公里，往下××公里，共××公里水域的安全监管工作”。
比如，“今年6月，单位共收到投诉1起，同比去年6月下降75%。”“同比”和“去年6月”就是重复，应改为：“今年6月，单位共收到投诉1起，同比下降75%。” “2017年度指标与2016年及过去3年平均数同比全面上升。”这里不仅与前一年比，还与前3年比，用“同比”明显不恰当，应改为：“2017年度指标与2016年及过去3年平均数相比全面上升。”
比如，“市委常委、市委秘书长、市委保密委诸葛××主任到市保密局调研……”应改为“市委常委、市委秘书长、市委保密委主任诸葛××到市保密局调研……”，保持先职位、再人名的表达顺序。
标点不规范。 比如，“根据《行业安全生产风险管理暂行办法》、《行业安全生产隐患治理暂行办法》……”“深入推进‘安全生产月’、‘平安交通’等活动的开展……”，书名号、引号之间的顿号都不要。《标点符号用法》规定，标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。
数字不规范。 比如，“第12届全国人民代表大会常务委员会第16次会议”应为“第十二届全国人民代表大会常务委员会第十六次会议”。
机关单位名称不规范。 比如，“国家发展和改革委员会”简称误写成“发改委”，应为“发展改革委”；“广东省人力资源和社会保障厅”误写为“广东省人力资源社会保障厅”。
虽然《党政机关公文处理工作条例》只用了不到1000个字，对行文规则进行了明确。但在实际应用中还是有不少讲究，需要我们不断实践、不断试错，才能透彻掌握。
《党政机关公文处理工作条例》第十四条明确，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。比如，我们在地方的中直单位，确实有需要越过省局，向部里主送公文的话，就必须同时抄送省局。当然这种情况很少出现。
《党政机关公文处理工作条例》第十五条第（一）款明确，向上级机关行文，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。比如，《广东省财政厅关于上报广州市××项目总投资的请示》，主送机关为财政部，抄送广州市财政局。这里的抄送就是不对的。
《党政机关公文处理工作条例》第十五条第（一）款明确，向上级机关行文，原则上主送一个上级机关。前两年我们单位搞个大型演习，既要邀请省局领导出席，又要邀请地方政府领导出席，我写一份请示，同时发给省局和市政府，闹了个大笑话。后来改为写两份文分别发给省局和市政府，才纠正了错误。（这里解释一下，按照公文规范来说，我们中直单位给地方政府发文应该用函，但中直单位在地方的处境想必大家都清楚，很多时候为了体现尊重、方便办事，我们也就用请示了。）
抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。将收文单位列为主送还是抄送，不是由是否需要执行或知晓决定的，而是由发文单位和收文单位的政务关系决定。比如，前两年我们单位承办了一场全省的安全管理现场会，要以省局的名义发文通知相关单位、部门参会，其中包括部分市级安全监督、交通运输、环境保护主管部门。将其列为主送，这些单位不是省局的下属机构，不太合适；不发通知改用函，这又是一场全省级别的大型会议，也不太合适；最后将这些单位改列为抄送，既解决了告知他们参会，又不宜主送的问题。
一般来说，一个单位的内设机构不得对外正式行文，上行文也不应主送上级部门内设机构，但是两办除外。《党政机关公文处理工作条例》第十七条明确，部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。所以我们可以看到××市政府办公室发文，但不会看到××市政府信息科发文。
《××单位关于××事项的报告》《××单位关于××事项的请示》，作为上行文都应标注签发人姓名。而且向上级机关上报请示、综合性报告等文件，往往都是比较重要的事项，比如关于项目、经费、职务调整，应经单位主要领导签发。
附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，上行文应当在附注处注明联系人及联系电话。这点也是很多人容易忽视的。
《党政机关公文处理工作条例》第十五条第（四）款明确，请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。这个错误我也犯过，明明公文文种为报告，公文内容中却有明确的请示事项。