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编制和完善项目立项表（或称项目特许任务书）是界定阶段工作的主要输出，项目立项表将表述项目的范围，阐明团队使命，陈述问题和机会，明确项目的目标和预期收益，并且帮助团队沟通各自的分工和计划。立项表是项目工作的第一个并且通常是最重要的里程碑，团队开始实施项目之前，立项表必须先由倡导者等领导批准。
作为界定阶段团队活动标志性的成果，立项表直接反映了项目团队活动的质量，直接关系到项目的进展和DMAIC过程的实施。项目立项表是正式批准项目的文件，该文件授权六西格玛项目组长（黑带或绿带）在项目活动中动用组织的资源。项目立项表包括以下要素：
（1）项目名称；
（2）项目背景及选择理由；
（3）问题/机会陈述；
（4）目标陈述；
（5）项目团队组成及职责分工；
（6）项目涉及的过程和职能范围、约束和假定；
（7）项目利益相关方及其影响；
（8）总体里程碑进度表（阶段性任务及时间安排）；
（9）倡导者的批准和授权。
项目立项表一般应由项目组长组织项目成员一起讨论、分析，制定出初稿，报企业负责六西格玛协调、推进的资深黑带或承担类似职责的主管人员，或培训师、咨询师审议，最后报送发起该项目的倡导者批准。
项目立项表的完善是一个动态的过程：在六西格玛项目的界定阶段，应对项目立项表要素进行进一步的明确和更新；当测量阶段结束后，如果项目过程绩效基线数据与界定阶段不同，也应对问题和目标陈述予以必要的更新和完善；当项目总结时，基于项目立项表评价项目目标的完成情况等。
有很多工具和技术都可以协助项目团队制定项目时间表，按时间分配资源，在项目计划的实施过程中跟踪项目的进展。下面介绍最常用的甘特图。
甘特图显示了随着时间的推移，项目任务之间的关系。甘特图的横轴是时间单元（天、周、月等），纵轴是需要完成的活动。条形显示了各个活动的估计开始时间和持续时间。表3-1 是某企业六西格玛项目界定阶段的甘特图。
表3-1 六西格玛项目计划甘特图
甘特图可以进行一些功能上的增强，如增加里程碑事件的标志、项目进展图示、任务负责人等。甘特图是在 20 世纪早期发展起来的经典的计划制定工具，具有形象、直观、简明、易懂、作图简单等优点，至今仍是行之有效的制定计划的方法。用甘特图制定项目计划时，必须清楚任务之间的相互关系，即哪些任务在其他任务开始之前必须完成，哪些任务可以同时进行。传统甘特图的主要缺点之一是不能在图上清晰和严密地显示各项任务之间相互关联、互为条件、互为因果的依存关系，以及在时间上的先行和后续的衔接关系。因此，如果一项任务被延误，其他哪些任务将会受到影响就不能明显地表示出来。不过，大多数项目管理软件包（如Microsoft Project）能够提供通过应用连接箭头表示任务间相互依存关系的甘特图。
作为六西格玛项目管理的一部分，规范一致的项目文档是必需的。这些规范的文档对于持续改进活动及知识的积累都会起到很好的作用。在项目实施过程中，应有专人负责对这些文档进行动态的归集、管理和维护，进行阶段性的审查，并在项目完成后交由六西格玛管理机构或档案管理部门存档。随着信息化时代的到来，使用电子文档来保存项目全寿命周期的信息将越来越普遍。
不同的企业会制定不同的六西格玛项目文档的模板及记录要求，但通常会包含以下内容：
（1）项目立项表及其更新；
（2）项目计划（甘特图等）及其更新；
（3）不良质量成本测算报告；
（4）项目收益预测与资源需求预算；
（5）团队规则；
（6）会议纪要、电子邮件及学习笔记等；
（7）项目状态分析资料、报告及演讲材料；
（8）项目效果测评（包括成本—收益分析）和确认；
（9）行之有效的措施的标准化（程序、图纸等的更改）；
（10）项目总结报告（包括经验教训）、成果发布和分享材料。
一般来说，推行六西格玛管理的企业都要建立六西格玛项目的审批流程及项目管理制度，其中应规定对项目文档管理的具体要求。
表3-2 为某公司的六西格玛项目立项表。
表3-2 某公司的六西格玛项目立项表
