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民国档案案卷级整理和民国档案文件级整理是民国档案整理工作的两个不同阶段
，案卷级整理工作完成了对民国档案的初步整理并满足了基本的利用需求，民国档案文件级整理则是一种对档案内在信息的深层次挖掘
。国内已有数个省市级档案馆开展了民国档案的文件级整理工作，取得较为丰硕的成果，但作为民国档案保管基地的中国第二历史档案馆（以下简称“二史馆”）尚未开展此项工作。至2017年年底，二史馆将完成馆藏三成民国档案的案卷级数字化工作，解决民国档案实体保护与信息利用之间的矛盾，为了更有效地发挥已数字化档案信息的作用，满足社会日趋扩大的利用需求，文件级整理工作势在必行。民国档案案卷级整理工作已为文件级整理工作提供了良好的机制与技术基础，包括各项管理制度与业务规范、“全宗—案卷”目录体系、工作模式与管理方法等。文件级整理工作的顺利高效开展，不仅要充分借鉴案卷级整理工作的经验，更要有创新与提高，在制度建设、人才培养、技术引进以及管理方法等方面，文件级整理工作势必要有科学长远的统筹规划。
一、科学、统一、长远的指导思想应贯穿民国档案文件级整理工作
在二史馆历次的案卷级整理工作中，出现了同一全宗多次整理的情况，每一次的整理均有不同的目的与方法，形成了具有时效的成果，但同时造成案卷号码与标题的变动与更替。究其原因，一是民国时期整理档案时的遗留问题；二是不同时期整理档案带来的问题；三是整理理论不断出现，使档案整理工作处于探索阶段
。特定历史因素造成的档案反复整理，不仅浪费了宝贵的人力物力与时间资源，更对珍贵的案卷实体造成不可逆的损害，鉴此，在文件级整理工作预备期间，制定统一、科学并长远的工作总体指导思想至关重要，其中尤以规范制定、工作目的、工作计划等为重点。
1．科学严谨的制度与规范是工作顺利开展的重要保障
二史馆在数字化工作过程中形成的《中国第二历史档案馆规章制度汇编》《中国第二历史档案馆数字化工作规章制度汇编》，已在行政、安全与业务管理方面制定了原则性、普遍性的制度，可以直接适用于文件级整理工作。已有案卷级整理工作规范汇集成的《民国档案数字化前整理工作手册》，针对案卷级整理工作的每一处细节给出合理的规范，文件级整理工作虽然在深度与对象方面发生了变化，但通用性的要求仍未改变，制定相关规范时，首先应将案卷级整理工作规范的精髓延续使用，其次结合文件级整理试点项目经验与兄弟馆局先进经验，进一步制定详细的具体工作指导方法。
2．实践经验需与已有规范相结合
二史馆在文件级整理工作方面开展了两次试验性探索，一次是以文件集群形式为主的南京国民政府最高法院全宗的整理，一次是以单份文件形式为主的交通部全宗部分案卷的整理。两次试验主要对文件级整理工作的著录项目及普遍特点进行了探索，总结出了相关要素以供制定规则时参考。在国内档案界，云南、福建、吉林省档案馆，上海、重庆市档案馆等在民国档案的文件级整理工作上起步较早，经验丰富，制定有相关业务规范，民国档案文件级整理工作规范的制定，应当总览全国民国档案及其文件级整理工作之概况，广泛汲取经验，结合二史馆大量馆藏案卷的实际情况，相互糅合，提炼精髓，从而出台具有全国通用性的业务规范。
3．对制度与规范合理地修正必不可少
民国档案卷帙浩繁，各种情况层出不穷，实践是检验真理的唯一标准。二史馆在案卷级整理过程中采用的“整理规则审定会议制度”，对工作中产生的疑难问题予以及时研究，快速制定解决方案，并据此对各项规则施以合理修改。文件级整理工作亦需要在实践过程中对各项规范、计划等进行实事求是、科学严谨的调整，方可更加趋于准确，使适用性更加广泛。民国档案另一处大型集中保管基地位于台湾，近年来两岸对民国档案信息的交流与合作愈发增多，放眼未来，民国档案的文件级整理工作相关制度的制定必须考虑到与台湾收存民国档案的交流互通，预留出一定的空间以供未来两岸的学术合作。
1．整理工作要在文件级别达到最终化
文件是组成档案的基础单元，整理工作应在完成文件级整理工作后达到最终状态。在现有条件下，民国档案数字化案卷级整理工作使案卷之间有序定型，卷内文件次序基本得到梳理，但限于工作量与时间的限制，案卷级整理工作对卷内文件的整理与排序并未深入，导致卷内及卷际仍存在相当数量文件次序混乱情况。文件级整理工作重在编目，整理工作虽相对较少但仍具有必须性，卷内文件的整理排列最终要在文件级整理过程中解决，整个民国档案的整理工作要以文件级整理工作的完成而告捷。
2．有的放矢地细化编目
文件级整理工作最终要生成详细完整的文件级目录数据，进而建成“全宗—案卷—文件”目录体系。编目工作要确定整理的基础单元，文件级整理不应该是毫无差别地细化每一份档案，这样不具备必要性，更无法讲求效率，民国档案中诸如零散的票据粘贴簿、人员履历册等同一性强但利用价值较低的案卷，不如保留其案卷级状态，将有限的资源投入到真正需要处理的文件上去。原则上应先将每份文件进行详细著录标引，第二步再对照目录对文件组合进行甄别筛选。在细节方面，著录项目应将民国档案内的文件普遍性要素列全，如责任者、事由、文件日期、起止页号、物理状态、实物档案、重复情况、划控信息等，并在著录软件设计中留有项目修改与添加的余地。
3．完全掌握受控信息
民国档案内含有许多不宜开放利用的信息，在二史馆利用工作开展初期，仅能依据全宗目录进行开放鉴定，往往整个全宗都无法提供利用。案卷级整理后，划控工作细化到每一卷档案，鉴定人员依照案卷级目录来标注控制利用的案卷，相对于全宗级的划控是细致了许多，但仍无法达到最终的精细化。文件级整理工作生成详细的目录后，可以为划控人员提供最基础的信息，使得开放鉴定工作的精度由案卷细化到文件，更方便地使鉴定人员发现以前未发现的控制利用内容，并可释放更多的可利用信息，最终得以完成民国档案整体开放鉴定工作。
1．文件级整理与案卷级整理同步进行
二史馆五年数字化工程完成了馆藏三成档案的案卷级整理工作，此部分档案系历年数据统计中利用率较大的，以及紧密结合国家大政方针走向的内容。对已数字化案卷的文件级整理工作，是在计算机上以电子画幅为对象进行的，其余七成档案的案卷级整理工作尚未进行，其中许多利用需求高、内容重要、揭示抗战历史等方面的档案急需数字化处理，对其的整理工作仍然要针对纸质档案，应一步到位，直接进行文件级与案卷级整理，如此即可保证整理工作的效率，又可直接完成目标档案的“全宗—案卷—文件”目录体系。
2．宏观与微观工作计划统筹规划
文件级整理工作的详细计划制定至关重要，大到整个工作的预期状态、全宗选择、整理顺序、时间要求等，细到每个全宗、每本案卷、每份文件的具体加工流程，都必须有一套科学的计划加以指引。因此，宏观工作计划要结合国家大政方针、中共中央办公厅与国家档案局实际工作要求、抗战史研究走向以及实时利用需求情况来制定，随时进行调整。具体的工作计划要在整理过程中根据案卷内容难度、实体物理状态、工作人员增减等不同的情况变化加以及时调整。
3．建成全面立体的目录检索体系
完善目录数据库是建立全面立体检索体系的首要之举。文件级整理工作将最终构成“全宗目录—案卷目录—文件目录”数据库，后两者在持续的整理工作中不断完善，而全宗目录仅有简版全宗名册，尚未构建详细内容。全宗目录是目录体系中至为重要的环节，应在文件级整理工作中不断完善，通过利用历史已形成的全宗指南、全宗名册，并结合整理过程中形成的全宗整理说明等材料，建立具有宏观指导意义的全宗目录。在目录体系建成的基础上，应当建立照片、商标、实物等各种专题目录数据库。以目录数据库为基础，进一步制作有效的检索工具，在大数据环境中，关键词检索简单快捷，但不可忽视主题标引、分类标引等检索工具的重要作用，应适时制作多样化的检索工具，为未来的利用工作提供高效途径。
二、高效的管理方法将应用于民国档案文件级整理工作
1．民国档案整理工作质量与速度的矛盾
在一定的环境中，工作的质量与速度是一对不可化解的矛盾。民国档案数字化整理工作初期，整理编目操作全部由专业馆员进行，因此整理成果质量较高，但由于人员少、工作强度低等因素，导致工作速度慢，工作总量少。当前使用的业务外包整理模式利用外包公司丰富的人力资源与先进的管理方式，使得工作速度提高，工作总量变大，然而，外包人员的职业素质与专业知识不能全部达到民国档案整理的质量要求，虽有专业馆员实时督导，但由于工作量巨大，质量控制不可能细致入微，故此，业务外包整理模式下工作速度有保证，成品质量略显不足。
2．文件级整理工作中调和矛盾的思路
档案工作乃国家千秋大计，在有限且宝贵的资源下，必须要物尽其用、工善其事。文件级整理工作较之案卷级整理工作要深入细致许多，会花费整理人员更多的脑力，对其各种专业知识要求更高。为达到工作质量与速度的协调并进，首先要科学合理地估测工作进度，制定适宜的工作总量与整体计划一，不可操之过急味求量，要保证成品质量达到无须再整的程度；其次，利用更为先进的组织与管理模式，充分发挥人力资源优势，实施适宜文件级整理工作的相关管理手段，使工作效率在科学的管理方法下得到最大化；第三，必须同步加强外包整理人员与馆方管理人员的业务素养，并由后者对前者的工作予以实时监控；第四，利用更为先进的智能软件辅助工作中各种识别、统计、分类等工作，提高计算机技术手段应用比例；第五，科学统一的工作标准与规范必须建立，伴以发展的眼光给予成品以修改余地，从制度方面保证文件级整理工作的质量。
1．现有业务外包模式应用分析
合适的组织模式，可以使员工更有效率更有成效地开展工作
。二史馆开展民国档案数字化前整理工作共历经四个组织模式，由最初的简单制职业档案人整理模式逐渐过渡到如今的职能制业务外包模式，业务外包模式较好地适应了大量的民国档案数字化前整理工作。在新环境下，单纯的业务外包模式并非应对文件级整理工作的最佳方案，原因有三：首先，整理工作深入到文件级，有些控制利用的内容不宜对外开放整理；其次，对部分重要信息的识别与提取，外包人员能力欠缺，由其整理效率不高；第三，二史馆的文件级整理工作不会像数字化五年工程一样得到巨额中央财政资金支持，为控制预算考虑，全盘外包并非最理想的工作模式。
2．组合型工作模式应用分析
笔者提出的应对文件级整理工作的组合型模式是将受控内容、重要信息、专题项目由职业档案人来负责，普通档案仍然在合理的经费预算内实行业务外包。前者既能符合受控信息的保密要求，又能保证整理成品的质量，因此类档案相对较少，故对整体速度影响较小。后者系利用外包公司人力资源优势，满足工作总量的要求，过程中施以专业指导与监控，以保证整理质量。近期西方档案学界提出了利用社会专业人才资源进行整理的模式：即招募社会及高校有档案学知识与工作经验的人才，将适合开放的档案电子画幅以一定的单位交给其按照统一标准进行整理，档案馆给予其相应的精神奖励与查档便利，此方法不仅扩大了工作人员的规模，提高了专业程度，更节省了相当的经费支出，但其中电子数据的风险掌控亦是尚待研究的重点问题。此种模式虽尚未成型，但在档案信息数字化范围越来越大以及划控越来越深入的形势下，可以满足为民国档案整理工作提供服务的要求，为未来档案整理工作提供备选的可能性。
民国档案文件级整理工作的主体工作将在计算机上进行，因整理对象的深入导致工作总量巨大，传统的人工识别模式在速度上存在劣势，并易对工作人员造成生理上的劳损与危害。在探讨文件级整理工作的规范建设、管理方法等问题的同时，必须将计算机应用技术考虑在内。文件级整理工作要考虑到硬件设备的质量，更要考虑到工作人员长期面对计算机时的人体舒适性及职业损伤率，并且软件技术的介入至关重要，包括民国手写信息的自动识别、著录项目自动生成以及自动检错等功能，其中最为重要的当属手写信息的自动识别功能。民国档案内各种手写体纷繁复杂，同文不同字，同字不同书，加以各种修改、删除等信息，导致人工识别尚有障碍。自动识别功能是文件级整理工作以及未来利用工作高效开展的必备之器，虽然其开发难度较大，但一旦成熟，其使用范围与商业收益将会非常巨大。最核心的字体数据库需要大量采集民国档案内的实体文字，此项目的研发是可以与文件级整理工作融合在一起的，整理给予研发充分的参考资源，研发成功后可以反作用于整理工作，使其更好更快地推进。
民国档案文件级整理工作人才是关键，归根结底需要档案馆职业档案人提高自身业务水平，它要求工作人员除了具备一定的政治素养外，既要熟悉和了解民国档案的结构、组成要素和特点，又要具有一定的档案专业知识、民国历史知识、文书学知识和语言文学知识
。
1．职业档案人要深入档案
在案卷级整理工作中发现，管理人员多着手在现场管理、双方协调与安全监管上，对档案实体的接触不多，没有更多地进行实践整理工作，导致管理人员在业务指导上有脱离档案实体的趋势，会使管理人员的基础整理业务水平得不到锻炼与提高。在文件级整理过程中，要特别注意指导与实践的结合，以亲手参与整理来提高管理人员自身的业务水平，从根本上解决职业人才的培养与储备。
2．专业知识学习
管理人员并非全部由档案专业毕业，即便是专业对口人员，对基础理论也有所遗忘，对国内外学术新的研究成果也缺少学习，对知识与实践的融会贯通也尚有欠缺。同时，管理人员在业务指导过程中会遇到各式各样民国历史方面的问题，如果不加强民国历史学习，将无法顺利地完成指导工作，因此，档案学与民国史方面知识的培训与自学必不可少。
3．汉语言水平需要加强
汉语阅读理解能力与书法识别能力是管理人员必须掌握的技巧。民国档案行文用语介于白话与文言文之间，更有大量未点句读的文章。阅读能力的培养，是要扎扎实实地在阅读档案原文的基础上建立的，非通过脚踏实地的实践不可能融通。民国档案中手写体的繁体字、草书和潦草字，是整理工作中又一项难关，往往对其识别的时间要多于整理与编目工作，对此问题，必须要有大量的接触、敏锐的辨别能力与深厚的积累方可解决。
4．外文识别工作需要加强学习并进行人才引进
民国档案中有许多珍贵的内容是各类外语语种，由于工作人员在此方面能力欠缺，如海中沉金，无法对其进行识别。决此问题，首是先对现有管理人员的外语能力进行逐步的有针对性的培训；其次，在招录公务员时可以考虑英语人才与小语种人才引进；最后，可以聘请有外语专长的社会人员参与外文档案的整理。
综上所述，未来的民国档案的文件级整理将是一个系统性强、专业度高、兼顾全局的工作，对制度、规范、管理以及硬件设备等提出较高的要求，但归根结底是需要档案人以高标准来投入工作的，以对历史档案和现实工作高度负责的精神，落实好每个细节的要求，重视好每个环节的规范和质量
，充分迸发集体智慧，将民国档案文件级整理工作做好。
（原载《大数据时代的档案工作——2016年全国档案工作者年会论文集》）