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民国档案文件级目录著录是国家重点档案保护与开发的重要内容，目录数据的质量是民国档案目录体系建设的灵魂，它关系到国家重点档案资源信息化管理和开发利用的水平，关系到为党和国家提供专业化的档案信息服务的能力。
一、民国档案文件级目录著录与采集是国家重点档案保护与开发规划框架下的重要内容
全国民国档案文件级目录著录与采集工作是《“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划》中的一项重要任务。为规范国家重点档案文件级目录采集工作，科学推进国家重点档案目录基础体系建设，国家档案局于2016年4月5日召开了全国历史档案资料目录中心工作协调会，国家档案局副局长王绍忠担任全国历史档案资料目录中心领导小组组长。会议明确了“十三五”时期国家重点档案目录基础体系建设的重点是推进1 000万卷国家重点档案文件级目录的采集，建立文件级目录数据库。2016年5月国家档案局印发了《关于做好国家重点档案文件级目录报送工作的通知》（档办函［2016］111号），对文件级目录报送原则、范围、著录项、报送形式提出具体要求，正式在全国档案系统启动了民国档案文件级目录著录采集项目。2017年3月国家档案局印发《国家重点档案文件级目录数据验收办法（试行）》的通知》（档发［2017］2号），对全国民国档案文件级目录的验收提出了具体要求。
全国民国档案资料目录中心在文件级目录著录与采集项目中的职责是制定民国档案文件级目录采集标准规范和具体要求；面向全国收集国家重点档案文件级目录，确保收集的质量；管理国家重点档案目录；参与组织相关培训。在国家档案局的领导下，全国民国档案资料目录中心先后制定了《民国档案文件级目录著录操作办法》、开发了民国档案文件级目录著录与采集软件，开展了培训，召开了业务工作研讨会，提供了咨询和答疑，组织了2016年文件级目录数据的审验，汇总了存在的问题，分析了出现问题的原因，提出了解决问题的办法，及时向国家档案局汇报了相关情况。
二、题名著录在民国档案文件级目录著录中的难点分析及规范要求
档案著录是在编制档案目录时，对档案文件的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程，也就是制作档案条目的过程。
题名一般指文件标题和案卷标题，是直接表达档案内容特征、中心主题并区别另一档案文件的名称。
高质量的文件题名能够全面客观准确揭示文件内容，一定程度上也能折射出文件的特定特征及自身的特有价值。因此题名著录是档案目录工作中最重要的内容，是文件条目的核心和灵魂，是信息检索的最关键途径。
题名是文件级目录各著录项中让人困扰的难点著录项，究其原因与民国时期的公文特点有关。民国公文沿袭旧制，没有形成现代意义上的公文标题，公文程式中规定的公文虽有“摘由纸”和“稿面纸”来揭示“事由”，但其分别是由收文机关和发文机关的工作人员对公文主要内容所做的节录。由于摘录人员并非文稿起草人员，所摘事由对公文原意图的表达不一定到位准确，其表述形式也是按照民国公文程式和结构套语层层转述、照搬照抄，读来晦涩，也不符合现代意义上的表述，但在某种程度上可为著录人员拟写题名起到参考之用。而密级公文“事由”往往仅写成“密”或“密不录由”字样。民国初期下行文和公文程式规定之外的杂体文一般不做摘由。民国时期虽多次提出公文改良和革新办法，但“正可谓批判归批判，流行仍然流行。”
事实状况是民国时期公文基本没有标点符号，不做分段，繁体字使用普遍，约定俗成的“开首语”“关界语”等公文套语反复转承引叙，加上大量的手写草体、字迹洇化模糊状况给著录人员著录文件题名带来极大的困扰，使得著录人员难以准确概括公文的关键内容，也是目前文件级目录著录的突出问题和难点问题。
民国档案文件题名的著录应全面准确客观地揭示文件内容，突出关键事由，增强检索功能。标题应注意到以下几点：保管单位中各种文件的名称（记录、命令、条例、总结、计划、通知、来往文书等等）；文件的作者、保管单位的内容、收发文机关的名称（指来往文书）；该案卷文件所属地点的名称；该案卷文件的日期（起至日期）。
概括起来说，完整、标准意义上的文件题名著录应具备责任者、内容、时间、地域、文种、受文者六要素，但并不是说每个标题都必须包括以上各要素，而是要根据文件的实际情况决定。
文件题名最基本的三要素必不可少，即责任者、事由和文种，其结构为责任者＋介词（关于、有关、为）＋事由（内容）＋动词（致、给）＋文种。此乃国家重点档案保管与开发框架下对文件题名著录的基本要求。
三、全国民国档案文件级目录题名著录存在的问题
全国民国档案资料目录中心组织专家对 30 个省市报送的 2016 年18 650 502条民国档案文件级目录数据进行验收审核后发现以下问题：每个著录项都存在不规范问题。如著录项著录错位、文种错误、伪政权和1949年后政权没做政权标识、页数与页码不相符、时间标识错误等；文件题名著录错误问题比较严重；县级档案馆著录错误率明显高于省市级档案馆。本文就文件题名著录存在的问题进行归纳分析。
此类错误包括发音相似选错字词；录入时多选字词；原档书写潦草、字迹辨认困难致错；繁简字体转换致错。例如：“填报× ×表”误写成“填填报”；“呈请辞职”误写成“呈清辞职”；“致××令”误写成“至××令”等。
题名完全没有主题内容导致无法检索到文件的实质性内容。例如：题名著录为：便条、保证书、公告、清单、通知单、借据、情况说明、抽纱业商号、解释要点、收信函、契、毕业证书、标语口号、高等法院检察处通缉书等。
题名虽做了概括提炼，但主题信息或要素不全或语意表述不清，读来不知所云。例如：“函请代讯号宾友见覆由”；“为治方面应事项转饬”。
照抄原档“事由”导致题名或没有揭示出公文内容；或因民国公文用语扰乱主题信息揭示的精准性，检索查准率严重降低。例如：“密不录由”“××省优待出征军人家属事业管理委员会案准省府移送会呈为报×县三十一年度第二次发放征属优待情形请予备查示一案令仰知照由指令”。
题名中出现辱骂共产党、人民军队及其领导人，污蔑革命活动的语句，还有受“文革”影响，对于旧政权机关、军队、企事业单位及人物任意加“伪”、“匪”等字。例如：“共匪”“奸匪”“匪军”“赤匪”“铲共”“延安系匪徒”“八路匪”“反动刊物”“反动暴行”“共产邪说”等在题名中均没有加“”。
一是题名中无责任者，责任者项也未著录；二是题名责任者没有标著具体省份，例如，省合作事业管理处关于合作业务调查表的代电；三是题名责任者出现“本省”“该省”；四是县、乡级机构没有标注到省级，如：“××乡合作社关于准予票提各设欠款人缴款回社款移交报告”；五是内设机构或下一级机构没有补全上一级机构名，如：“第二科关于……”；六是机构名著录不规范简称，如：“关东宪兵司令部”著录成“关宪司”，“××高级农校”简称为“××高农校”；六是责任者应为机构的著成了人名。
一是题名中的时间所指是民国时间但无“民国”字样，如“三十五”年、“24年”；二是题名中时间只著录“月、日”没著“年”；三是题名中“昭和”“民国”等纪年没有换算成公元纪年。
题名中责任者为个人或题名内容涉及人名会出现的问题包括：有姓无名、有名无姓、姓＋职务、姓＋某、无名无姓只著了职务。如：“陈某给龚团长签呈”。
一是题名中未著文种，文种项也未著；二是文种著录错误，如文种著成“由”“御”“批回”。
主要包括：题名中使用逗号；题名中涉及正式出版的书籍刊物、地图册、话剧等创作作品、个人的文章未加《》；题名涉及的历史事件标点不规范。例如，二、二六东京事件应为“二二六”东京事件。
一是题名中出现不规范标识符号，如：＃、NAME？、／、＊等；二是要求使用规范标识符号的未使用。例如，残缺文字应用”□”标识，但却用汉字“空”字代替“□”。
一是将“原卷目录”“卷内目录”“封面”“残缺件”“残破不录由”著录为题名；二是著录过细导致条目膨胀。例如，人员名册按一人一条目录进行著录；司法档案没按要求一案一件进行著录；领料单、领条、米代金、报销单据等庶务类文件没有按类组合著录。
四、全国民国档案文件级目录题名著录错误原因及对策探析
造成题名著录出现上述问题的原因：一是各档案馆对文件级目录著录工作的重要性认识不够，导致对规范要求执行不严；二是外包人员工作态度、知识结构不能满足文件级目录著录工作的需要；三是外包公司的计件报酬工作模式致使工作人员重数量轻质量；四是各省级档案馆职能部门履职力度不够。各省级档案馆报送给全国民国档案资料目录中心的目录数据基本上是通过《民国档案文件级目录采集工具》的顺利导入导出就算合格，没有进行实质性验收。事实上该工具只是起到确保档案馆代码和名称对应的一致性、档号的完整性和唯一性、必要项著录不为空的作用，完全没有对题名及其他著录项验收的功能。五是档案馆内部沟通不够顺畅。文件级目录著录采集工作涉及培训指导、整理、数据整合、备份等诸环节，其分别由不同职能部门在承担。原设目录中心在归并某一处室或撤销后，缺乏权威职能机构发挥各方指导和协调作用，导致全国民国档案资料目录中心纵向管理功能沟通不畅。
1．坚持标准至上是必须遵循的首要原则
档案目录标准化是实现档案目录工作科学化、现代化管理的重要条件。文件级目录著录采集的目的一是建立目录管理系统，实施对国家档案资源的宏观管理；二是实现资源共享，为党和国家及社会各界提供优质高效服务。如果目录著录不规范标准，或规范化标准化程度不高，就无法建设现代化的高品质档案目录网络。因此，必须从数据源头抓起，坚持著录标准至上的原则，切实做到层层抓落实，为建成高质量、高效率的民国档案目录网络中心和实现民国档案资源共享奠定基础。
2．培训和工作模式环节必须强调针对性
目前民国档案文件级目录的著录主要采用的是外包模式，利是规模大、效率高，弊是人员流动性大，缺少职场归属感，职业素养和知识结构参差不齐，因此，培训和工作模式上的针对性显得尤为重要。各省级档案馆一是要及时总结经验，不断完善培训内容。在传授从业人员业务知识的同时，还要强调职业素养教育，增强外包人员职场认知感和职业道德感。二是各档案馆应加强和外包公司的相互融合，增加公文实例研讨和实战竞赛，提高培训的实际效果。三是工作模式上应优化人员分配。将责任心强、文字概括水平高、史学功底扎实人员安排从事档案分件和题名著录等关键环节，如此必利于题名著录质量的提高。
3．各省级档案馆必须切实履行职责
国家档案局明确要求省级档案部门（含计划单列市）负责本地区目录数据的审核、汇总和向目录中心报送工作。因此，各省级档案馆要加强对目录数据质量的多层级控制管理一。是要加强对外包公司督查指导，要求他们把好数据质量第一关，发现问题及时纠正解决；二是档案馆要按规定要求对目录数据进行实质性人工验收审核，尤其要加强文件题名的审核，做到数据合格后向全国民国档案资料目录中心报送。全国民国档案资料目录中心2％的抽验比例对于海量数据来说难免挂一漏万，因此数据质量的关键在于各省级档案馆的把关。
4．全国民国档案资料目录中心应发挥好指挥中心的作用
全国民国档案资料目录中心的职能定位决定了其在全国民国档案文件级目录著录与采集工作中的地位和作用。就现阶段著录工作存在的问题来看，全国民国档案资料目录中心应采取以下措施：一是思考谋划在先。主动承担起谋划者、目录数据管理者和咨询专家的职责，通过召开座谈会、研讨会，发放问题调查表等多种形式主动收集各地档案馆工作中遇到的问题和困难。二是深入实际调研。适时安排实地考察，开展实体比对抽检，在掌握地方民国档案实际状况和特点的前提下，有的放矢加以指导，确保报送数据的规范性。三是创新管理手段。积极开发验收等相关软件，借助科技技术手段对目录进行验收审核，建立问题数据库，通过数据分析为国家档案局提供业务支持。四是优化管理水平。通过建立问题反馈机制、工作通报机制，成果奖惩机制，绩效考核机制，不断优化管理手段，提高著录产品质量。
5．理顺机构关系发挥地方档案馆目录中心的作用
目录中心作为目录管理的职能机构在开展全国民国档案案卷级目录著录采集工作中发挥了积极作用。然而，从目前的实际状况来看，各地档案馆文件级目录著录采集工作缺乏一个权威的职能机构来统筹协调对本级档案馆目录的指导和管理及与全国民国档案资料目录中心进行对接事宜，有序化、高效化管理呈现不足，因此，理顺职能机构关系，有效发挥地方民国档案资料目录中心的职能，顺畅高效推进文件级目录著录采集是实际工作和形势发展的需要。
（2018年全国档案工作者年会获奖论文）