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中国第二历史档案馆（以下简称二史馆）正在开展的民国档案数字化项目始于2013年，目标是在5年之内完成档案数字化前整理6 000万页、数字化加工5 000万页。这一庞大系统的档案数字化工程，包括数字化前整理、扫描、缩微、质检、验收等十余个环节。数字化前整理工作是民国档案数字化工程的基础环节，主要是指以全宗或专题为单元，依据档案整理的基本原则、程序和方法，对已经过初步整理的民国档案进行系统编目，按照卷内文件的历史联系进行秩序排列，并通过编写页码加以固定，以实现档案实体有序化，方便档案数字化加工的过程。
本文在对民国档案数字化前整理工作的必要性进行分析的基础上，系统阐述了民国档案数字化前整理工作中应该注意的问题及遵守的原则、方针和方法，以利于民国档案数字化转型工作的更好开展。
一、民国档案数字化前整理工作的必要性
20世纪50至60年代，以王可风为首的二史馆人，针对“档案山”“档案海”和“玉石俱存”“玉石不分”的现实性，与国家社会主义改造和建设对民国档案需要的迫切性，明确提出档案整理“两步走”的方针，即先按全宗进行初步整理，条件具备后再进行第二步“科学化系统化”的细整。1978年改革开放以后，二史馆尝试按照“科学化系统化”的要求，并结合馆藏档案实际，采取了切实可行的、灵活多变的整理工作模式，先后对国民政府教育部、经济部、北洋政府审计院等全宗档案进行整理。1995年，共计完成档案整理918个全宗，形成档案189万个卷宗。
从20世纪90年代中期开始，在以往档案整理的基础上，二史馆陆续启动了“2188袋零散档案”整理工作以及邮电、银行、烟草和财政等档案的数字化前整理工作。2012年年底，已完成数字化前整理1 800万余页。可以说，“两步走”的档案整理方针，不仅为二史馆民国档案数字化前整理工作奠定了坚实基础，而且丰富了馆藏民国档案的目录数据库，基本满足社会各界对民国档案信息资源的有效利用。
随着传统档案馆向数字化档案馆逐步转型，二史馆也在积极推进民国档案数字化工程。在推进数字化的过程中，二史馆的档案整理工作存在一定的问题，主要体现在初整阶段。例如，“一卷多宗”“厚卷”“杂卷”问题亟待解决；馆藏档案近九成卷内文件次序没有固定、未编页码；部分案卷标题与内容不相一致；邮票、商标、书稿、字画、照片、实物等特殊档案未作标识等，这些问题制约着档案数字化加工，进而影响到二史馆向数字化档案馆的顺利转型。对于上述问题，究其原因在于：一是既有民国时期各中央机关整理档案时的遗留问题，又有新中国成立后二史馆在不同时期整理档案所带来的问题。二是技术上的缺位制约着民国档案整理工作，使民国档案资源在相当时期内处于封闭状态。三是20世纪90年代档案整理理论不断出现，使档案整理工作处于探索阶段。因此，做好当前的民国档案数字化前整理工作，对二史馆向数字化档案馆成功转型具有重要的现实意义。
二、民国档案数字化前整理工作应注意解决的问题
《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。”二史馆的民国档案数字化前整理工作，也同样需要标准化。在民国档案数字化前整理实践中，二史馆需着重解决以下问题：一是不断认识和了解民国档案的特性和规律。在每一个全宗档案整理结束时，都编写整理说明，详细记录档案前整理方法及解决档案整理中所遇问题，以期为编制《馆藏全宗级目录》及修订《中国第二历史档案馆指南》积累资料。二是建立工作制度和完善业务标准。如总结制定《民国档案数字化前整理规则》《案卷标题问题及处理办法》《案卷审查要求》《馆藏档案卷内文件编制页号实施细则》等业务标准和规范。
民国档案数字化前整理工作还需要整理编目有机结合，进而借助大数据技术，建立馆藏目录数据库，方便开放利用。该数据库应具有：（1）馆藏各类目录数据的高度整合，集全宗、案卷、文件等信息于一体，实现一站式档案信息检索，是档案调出、归位等实体管理的依据。（2）设有包括档案全文信息检索在内的众多检索入口。利用者通过某个检索入口进行初级检索，也可运用灵活方式进行提问式等高级检索。（3）利用连接功能。除掌握目录利用情况，还能知晓利用者的反馈信息。（4）除满足利用者以不同的角度查找所需内容外，还可根据需要打印完整的全宗目录、案卷目录、各种专题目录以及原始档案版面。（5）保证数据库内的档案数据都有清晰的利用使用权限。（6）多样化目录形式。随时公布目录的采集与开发信息，满足不同类型、不同行业、不同规模利用者个性化的档案信息需求。
一是加快了整理速度。1998—2008年整理档案600万页，2013年利用外包服务后，数字化前整理数量达1300万页。二是提高了整理质量。引进外包后，整理标题差错率低于1‰。三是澄清了馆藏档案疑案，摸清了家底。通过数字化前整理的规范运作，“多宗”“大卷”“缺卷”“漏号”及“抽重”等现象不复存在，档案统计结果更加清晰。尽管如此，也要从档案法律法规的高度制定规章制度，确保外包公司认真履约，并督促做好外包公司的档案安全和信息保密工作。
民国档案数字化前整理工作完成或即将完成案卷级目录时，应适时开展文件级著录试点工作。原因在于：一是案卷级目录数据概括性强，难以准确反映其文件内容；二是档案中有很多重要信息还藏于案卷中未被开发，只有深入文件级目录才能完整揭示；三是案卷级中有不宜开放的档案，只有揭示到文件级才能区分。具体要注意三个方面内容：第一，充分利用已有数字化成果，直接在计算机上对画幅进行操作，切忌再利用档案原件；第二，更新、开发、制作适合文件级著录软件，如灵活编辑画幅、抽取所需关键词等软件；三是结合以往文件级著录的经验，集思广益，制定文件级著录规范。
三、开展民国档案数字化前整理工作应遵循的原则、方针及方法
1．实事求是
客观地说，二史馆的每一全宗档案在整理时，都分别采取了不同的整理方法，甚至是同一个全宗档案也存在着前后整理方法不一的问题。这些不同的方法适应了各个全宗档案实体的具体实际。新时期在开展民国档案数字化前整理工作中，应采取实事求是的态度，对历史上民国档案整理方法的合理部分应予继承。
2．尊重原基础
尊重原基础是二史馆民国档案数字化前整理工作的总原则，即充分利用档案原有基础，不改变原有档案的实体状况。以全宗为单位、以案卷为基础，区别对待档案不同状况，针对档案基础状况良好、一般和较差的不同情况，采取不同的整理方法，做到方便档案数字化和提供利用。
3．就卷整卷
民国档案数字化前整理在尊重全宗档案原基础的前提下，坚持就卷整卷，不再重新进行区分全宗、并宗、破卷等破坏原有档案实体的工作。只对卷内文件次序混乱、案卷标题明显不反映内容、政治性标题等进行相应处理，同时对霉、破、脆档案等特殊情况进行标注，提示在数字化加工或修裱中注意。
大部分不动，小部分加工，避免打乱重整。“大部分不动”是指对大部分已按照一定方法进行分类整理，编有案卷目录，可查找利用的全宗档案，不予变动。“小部分加工”是指对于少部分有严重缺陷和问题，难于管理和查找利用的全宗档案，采取必要的加工整理，避免将所有档案打乱重整。
一是不更改全宗号，案卷号视整理结果决定沿用或新编。保留全宗本号与子号不变，就卷整卷。新编案卷号与原卷号做好对照，以备核查。二是制定不同全宗的不同整理方案。针对各个全宗档案的不同情况，重点解决多宗、厚卷等问题，化宗为卷，重新拟定案卷标题，编拟案卷号。三是排列、固定卷内文件次序，编写页码。四是对同一全宗或案卷内成本成册的重复文件，在案卷目录和卷内备考表注明，提示不予扫描。五是破损、霉变等无法扫描的档案，及时送修补裱。对可以扫描但需修裱的档案，做出标识登记，先扫描后修裱。
（原载《北京档案》2016年第1期）