对民国档案文件级整理工作的思索

陈晓敏

在中华人民共和国成立后五十多年时间里，档案工作者在民国档案整理工作中，遵循档案形成的客观规律，依据全宗原则、利用原基础原则，对全国民国档案进行了案卷级整理工作，逐步建立了包括全宗目录、案卷目录、人名目录、地名目录等在内的民国档案目录体系，部分档案馆还建立了馆藏民国档案案卷级机读目录数据库。不过，随着民国档案开放力度增大，对档案内容信息的揭示提出了更高的要求，原有的民国档案整理成果已难以满足现有的民国档案工作需要，对民国档案信息做进一步开发，即开展民国档案文件级整理工作已逐渐被提上议事日程，但这项工作对我们来说是崭新的，我们需要对其必要性、与案卷级整理工作的衔接、结合档案馆数字化工作开展以及在整理人员启用上如何谋求社会力量的支援等问题加以认真思索。

一、开展民国档案文件级整理工作的必要性

现有的民国档案整理成果存在的主要问题之一是：对部分民国档案案卷内容揭示得不够准确、全面，案卷标题有的反映的是案卷内一份或部分文件，而非全部文件内容；有的细节性、琐碎的事务却被赋予了一个大概念词语加以描述；有的则相反，等等。此种种情况形成的原因是多方面的，但和民国档案本身状况有很大关系。民国档案一卷不少厚达数百页，涉及文件主题、文件责任者较多，给全面概括、准确拟写案卷标题增加了难度，而案卷级机读目录数据库又是在案卷目录的基础上建成的，这种信息揭示的欠准确性在民国档案开放力度加大的今天，其危害性愈加明显，造成民国档案利用工作的误检率增高，应控制使用的文件无法控制使用，使民国档案工作处于一种被动状态，从而成为今天迫切需要解决的问题。笔者认为，鉴于各馆所藏民国档案经过1949年后数十年的整理，作为全宗级、案卷级的整理单元已然形成，并相对固定，相应地和馆藏目录体系也建立起了一一对应的关系，因此，在解决存在的问题，开展新一轮的整理工作时，我们仍要坚持利用原基础原则，对档案实体的这种既有状况加以接受，在现有基础上进行一种螺旋上升式的整理。不过，这并非说我们仍将沿袭以往的方式，开展案卷级整理，简单地将原有案卷标题和案卷内容重新审视一遍，见错纠错，如果这样做，效果不会好，因为出错的部分，往往是卷内内容复杂，不少属于多主题案卷，要揭示卷内内容，有时也只能采取挂一漏万的方式，即将其中主要的、重要的内容点出，其余则忽略不管，这样做将使未被揭示的档案内容成为死信息，很难再被利用。抑或不得不将若干个档案内容的小概念概括上升为一个大概念，而其实这个大概念内涵是大于这若干个小概念内涵之和的，这样做的结果不仅没能准确揭示档案内容，反而淹没了案卷的个性。因此，笔者认为解决方法只能是：对多主题案卷的整理单元加以细化，即进行民国档案文件级整理，对民国档案信息做进一步的深入开发。

二、民国档案文件级整理和民国档案案卷级整理的有机衔接

民国档案案卷级整理和民国档案文件级整理是民国档案整理工作的两个不同阶段，前者侧重于档案实体的归位、还原，后者则是着重于档案内在信息的深层挖掘，是对前者的一种完善、延伸，二者间应是一种互补的关系，因此应努力实现二者间的有机衔接。

1．应将民国档案案卷级整理工作进行到底

民国档案案卷级整理工作应该说已基本结束，但不排除档案馆还遗存有个别全宗尚未进行基本的案卷级整理，这些全宗仍有大号、多宗案卷存在，本着善始善终原则，同时也为便利今后开展文件级整理工作起见，在开展民国档案文件级整理工作前或同期，应组织人员完成这部分剩余全宗的案卷级整理工作，从而使民国档案文件级整理工作能站在一个较为完善一致的起跑线上。

2．民国档案的文件级整理和案卷级整理应实行锲型无缝连接

民国档案文件级整理工作的开展是因为案卷级整理方式在揭示档案内容信息上有其不可克服的弱点，需要进行弥补，因此，文件级整理就不应该是逐卷进行，而应该有针对性地开展，只对多主题案卷进行，至于单主题案卷，有案卷级整理结果已足以揭示其内在信息，则不必开展文件级整理，亦即，民国档案的文件级整理和案卷级整理不应是界限分明的黑白两块，而应是你中有我、我中有你、浑然天成的锲型无缝连接。

3．民国档案文件级整理应包含对民国档案机读目录数据库的延伸、完善

档案整理工作结果的表现形式往往是各种检索工具，民国档案机读目录数据库即是其中之一。民国档案著录标引的行业标准《民国档案著录细则》将著录对象区分为文件级和案卷级两种级次。所谓文件级著录单元即著录对象为单份文件或同一案卷中记述同一事物的多份文件。案卷级著录单元则是著录对象为一卷档案。现有的馆藏民国档案机读目录数据库大多是以案卷级为著录单元而进行著录标引的，如典藏民国档案的重要基地——中国第二历史档案馆即是对馆藏140万余卷民国档案进行了案卷级著录标引，全国其他馆情形也大抵相似。不过，这种案卷级著录标引从一定意义上说是案卷级整理结果的衍生物，因为它主要是依据案卷标题而进行的，而多主题案卷标题存在着如上文分析的弱点，据之进行的著录标引结果存在一定缺陷也就可想而知了。因此，对这类多主题案卷，应和其文件级整理相呼应，将著录单元按有关主题破解成文件级后再予以标引，使民国档案信息在机读目录数据库中得到延伸和完善，进而形成案卷和文件级标引相结合的民国档案计算机检索体系。

三、民国档案文件级整理工作应结合档案馆数字化工作进行

今天，人们对档案馆数字化建设和未来数字档案馆功能的认识和期望值在不断地提高，因为数字档案馆使传统档案馆发生了从量变到质变的飞跃，它海量的储存、丰富的资源、快捷的检索、迅速的传输、跨时空的链接、高度的开放等优点让传统档案馆望尘莫及，社会和个人对网上档案信息需求的不断加强，推动着档案馆数字化建设的发展。因此，档案馆数字化建设，目前已成为档案界研究和实践中最为热烈的话题与项目，并成为档案馆发展的必然趋势。作为档案馆工作的一个重要组成部分，或者说重要基础，民国档案文件级整理工作当然应结合档案馆数字化工作进行。档案馆数字化必须具备的条件之一便是实现档案与档案目录信息载体由纸质向数字化格式的转换，而这就是民国档案整理工作和馆数字化工作的契合点。日新月异的计算机技术给民国档案文件级整理工作提供了历史性、革命性的良机，我们应当抓住这一历史性机遇，顺势而为，把民国档案文件级整理工作和档案馆数字化工作有机地结合起来，运用最先进的手段，推进我们的基础工作，使之产生一个历史性的飞跃。

当然，民国档案文件级整理工作结合档案馆数字化工作进行还出于一个非常现实的需要，那就是作为历史档案的民国档案，需要我们制作复制品，以取代原件提供利用。档案馆是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，亦即档案馆的工作职能便是馆藏档案的保管和开发利用，而要实现这两项职能前提便是保证档案实体的安全。作为历史档案的民国档案，随着距离产生时间的愈益遥远，其实体遭受损毁的风险日益加大，除了自然的老化破损外，还有随着民国档案开放力度的加大，频繁地以实体提供利用所遭遇的磨损和被居心叵测者偷窃或毁坏。为了阻断民国档案遭遇的这些自然与人为损毁的可能，整理工作就应采取相应步骤以保障民国档案实体安全，最新的方法之一便是对进行整理的民国档案实体运用数字化技术进行扫描及制作光盘，生产出民国档案复制品，以取代原件提供利用，从而避免民国档案实体在使用过程中可能遭受的磨损及被盗、毁坏。

四、民国档案文件级整理工作应在人员启用方面努力并科学地谋求社会力量的支援

民国档案数量浩大，全国约有1 400万卷，可谓汗牛充栋，但能投入整理工作的专业人员却是有限的，这是一个无法回避的矛盾。今天，面临社会对民国档案开放需要的日益增强，档案工作者应该有“一万年太久，只争朝夕”的迫切感，尽力设法提高民国档案文件级整理工作的速度。据初步测算，民国档案文件级整理工作及结合档案馆数字化工作开展的扫描及制作光盘等事宜的工作量将数倍于民国档案案卷级整理，而后者是耗时数十年才完成的，如果我们仍沿用传统方式，完全由档案馆工作人员承担，那么我们是否准备拟订民国档案文件级整理工作的百年计划呢？显然这很荒唐，当然，随着我国改革开放的进一步深化，社会主义市场经济的逐步建立，也使我们在人员启用方面，能够以一种开放的心态、创新的意识，努力并科学地谋求社会力量的支援。

民国档案整理工作内容，从其操作特点上看，可分为系统整理和技术整理两种类型，作为文件级整理，因是在案卷级整理的基础上进行的，其工作内容将有所减少，系统整理主要有卷内文件排列、编制文件标题、著录标引、开放与分级鉴定等。技术整理有：卷内文件的编号和修整、填写卷末备考表、案卷的装订、文件目录的抄写或打印、档案的扫描、刻录光盘等。如果说前一阶段的民国档案案卷级整理侧重于档案实体的归位、还原，那么民国档案文件级整理则是一种对档案内在信息的深层次挖掘。因此，档案的系统整理要求深入地掌握档案的内容，需要工作者具备较强的历史、档案及档案内容所涉相关专业知识，在分工上应适当配备这些方面专业水平较高的人员，首先应考虑依靠档案馆内工作人员进行，不过，由于档案馆能投入的整理人员相对于待整理的民国档案数量反差实在是太大了，为加快工作进度，其次也可以考虑聘用有相当专业功底的退休或社会人员。至于纯粹外文档案或专业知识特强的档案，更可以考虑向社会，如大学、科研院所等寻求援助，招聘、借用一些高级专业人员进行。而技术整理各项工作的作业方法具有相对的稳定性和某些专门的技巧性，特别是为实现档案馆数字化、由整理工作所承担的相应常规事项如民国档案的扫描等工作，非常具体、烦琐、耗时，需要投入大量的“熟练技工”，如果让馆内工作人员承担，无疑是一种资源的浪费。因此，在采取措施保证档案安全的前提下，尽可放手从社会上招聘相应人员，经短期培训后上岗工作，从而在最大范围内，既保证工作质量，又极大地提高工作效率，以较好地缓解民国档案整理工作量大与整理人员有限的矛盾。

其实，档案整理在人员方面谋求社会力量的支援，在各地档案馆均有不同程度的实践，如北京市档案馆就常年招聘了数十位社会青年从事档案扫描等档案馆数字化工作；一史馆聘用了有相当古文功底、热爱历史的人员进行清代档案的编目与著录标引；二史馆也招聘了人员从事档案扫描、卷内文件编页，还从大学招聘了研究生从事外文全宗的文件级整理，等等。值得注意的是：除了档案的扫描、裱糊、卷内文件编页等技术整理，需要常年持续进行，招聘的人员可以相对稳定外，民国档案系统整理的人员招聘则往往可能是间隙性的，档案馆在人员使用过程中应注意观察、物色一些优秀的专业人员，逐步建立起一个高质量的高级专业人才库，当需要再次聘请时，能减少试用、磨合期，以提高工作效率。

（原载《山西档案》2006年第1期） YeG3VuOTxB9QuP5bNE0iuBNeCHIOMbwfaAL/QgAv7HJ/JQs0ALJdKV6cnU0XrWZ6