1．培训需求分析准备

首先，进行培训需求分析就要进行信息收集，这些信息分别来自企业的高层决策者、各个部门及员工。这些信息大体上来自员工的自我申报、人事考核、人事档案和人员素质测评，如图1-3所示。

企业可以设立“自我申报参加培训”的制度，允许员工有能够自我表明参加培训的理由和依据。

企业也可以依据人力资源部门的考核结果，或者利用人力资源部门的人事档案对员工情况进行调查、分析，从而确定培训需求。

企业还可以通过一套标准的统计分析表，对各个岗位的员工进行素质评估，根据评估结果确定培训对象与内容。

企业的培训管理部门还要了解员工工作信息的动态，熟悉人员变动和员工的配置情况，使培训活动满足企业发展的需求。

企业的培训管理部门也应建立员工培训需求档案，注重对员工素质、职位变动、培训经历等情况的记载，随时关注员工的变化，对档案随时进行更新。

2．制定培训需求分析计划

确定培训需求分析工作的目标是制定培训需求分析计划的第一步。在这个过程中最重要的工作是收集信息，而在收集信息时要注意排除主客观因素的影响，提高培训需求分析结果的可信度。例如，在进行培训需求分析时如果采取观察法，就要注意不打扰被观察员工的工作，让员工保持平常的工作状态，这样才不会影响最终的分析结果。

制定详细的培训需求分析计划，需要明确培训需求分析工作的进度及在工作时应该注意的一些细节，以此来指导培训分析工作的顺利进行。例如，在小组讨论时要合理分组，在问卷调查时要注意问题的合理设计等，这些细节问题都是在进行培训需求分析计划中事先考虑好的。

培训管理部门在制定培训需求分析计划时还要明确培训需求分析的具体内容，不要设计太过广泛的内容，以免引起不必要的时间和资源的浪费。

3．选择适当的培训需求分析方式

在进行培训需求分析时要选择适当的培训需求分析方式。常用的培训需求分析方式有以下几种。

（1）访谈法

所谓访谈法，是指访谈者与被访谈者进行面对面的交流，通过被访谈者的谈话发现其所存在或者面临的问题，从而找到培训需求产生的原因。

通过访谈法可以了解员工或管理人员对企业或工作的态度、看法或建议。

访谈法的流程如图1-4所示。

在运用访谈法时，访谈者要明确访谈的目标，在访谈之前要准备好访谈提纲，在访谈过程中要营造较为轻松的访谈气氛，使访谈者与被访谈者能够有一种互相信任的感觉。

（2）观察法

观察法是指观察者进入工作场合，多角度、多侧面地在较长时间或者在具有典型意义的时间内进行细致观察，以发现存在的问题，从而获得培训信息的方式。

这种方式是收集第一手资料的最基本、最常用的方式。通过这种方式比较容易发现工作中存在的问题，但在运用观察法时，被观察者可能会意识到自己正在被观察，因此他们的表现可能会与实际表现有所差别。

通常来说，观察法的流程如图1-5所示。

在进行观察之前，观察者要对被观察者的工作有比较深刻的了解，并且对被观察者的工作有明确的评价标准。另外，在观察中不能打扰被观察者的正常工作。这种方式比较适合直接观察和了解的工作种类。

（3）问卷调查法

问卷调查法是指对随机样本、分层样本或者所有员工通过问卷形式列出的一系列问题进行调查，从而确定培训需求的一种方式。

问卷中设计的问题要简单明了、信息涵盖量大、语言表达准确，能够反映出调查者想要获得的信息。

调查问卷一般分为开放式问卷、投射式问卷、强迫选择式问卷和等级排列式问卷。问卷调查法的流程如图1-6所示。

在进行调查问卷设计时应该考虑数据统计和分析是否方便之后的分析和操作，要避免出现问题的重复和引导答案式的问题，也不要复杂化问题。

另外，调查中应取得被调查者的信赖，以避免被调查者对调查产生顾虑，或者填写虚假信息。

（4）测试法

测试法可用于测试一个群体成员工作的熟练程度和技术、知识的熟练程度，也可用于对被测试者掌握的事实进行抽样检查。

测试法有问卷混合、功能导向、抽样检查等分析形式。测试法的具体操作方式可以参考问卷调查法进行。

（5）小组讨论法

小组讨论法是指从培训对象中选出一部分有代表性的而且熟悉工作中存在的问题的员工作为代表参加讨论，以调查培训需求的一种方式。小组讨论可以是正式的，也可以是非正式的，还可以是兼而有之的。

进行小组讨论时，可以使用头脑风暴法、组织对照法、刺激法、塑造法等，借以加强小组讨论的效果。小组讨论法的流程如图1-7所示。

在进行小组讨论时，要选择具有代表性的员工作为小组成员，在实施前制定并明确讨论规则。

要想在进行培训需求分析时选择适合的方式，就要了解各个培训需求分析方式之间的区别，如表1-3所示。

结合所需时间、成本和可以计量的数据等因素，企业还可以从培训需求分析方式的各因素平衡的方面进行考量，如表1-4所示。

4．开展培训需求分析工作

首先，培训管理部门要了解培训对象的现状，并且通过收集的信息对培训对象的现状进行概括。

其次，通过调查找到培训对象存在的问题，培训管理部门要采取能够帮助员工发现问题、分析问题的方式，使员工更积极地配合培训需求的调查工作。

再次，在培训需求的分析过程中，培训管理部门要了解培训对象希望达到的培训效果。当培训本身与培训对象的期待差距过大时，应该在培训前向培训对象进行说明。

最后，培训管理部门要对培训需求的资料认真分析总结，从中得到正确的员工培训的需求。在这个环节中，培训管理部门还要平衡与妥善处理普遍需求和个别需求之间的关系。当前的培训需求要解决的主要问题是员工的普遍需求，而一些员工的个别需求如果与企业发展有关，可以对此员工进行单独培训，如果与企业发展无关，就应该拒绝。

5．撰写培训需求分析报告

培训管理部门要对收集的培训需求信息进行分析处理，然后要根据分析结果撰写培训需求分析报告。培训需求分析报告的形成过程如图1-8所示。

培训需求分析报告要包含培训需求分析背景说明、培训需求分析概况说明、培训需求分析的实施说明、培训需求信息的分析、培训需求分析结果、培训项目计划可行性方案的制定及一些相应的附录。