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4. 把握好你的交流方式

当管理者与员工的交流方式不能够让员工产生新的思维闪光点,反而阻塞了员工的想法时,这样的交流就是失败的沟通。

4.1 别让你的交流方式阻塞了员工的想法

良好的上下级沟通,可以保证员工听懂管理者的意思,在上级的指示下适当发挥自主权,管理者也能够放心地把工作任务交给员工。然而,如果管理者选择的交流方式不恰当,决策的原貌就很难展现在员工面前。

壳牌内部有一个“领导者培养领导者”的计划,管理者负责手下员工的专业技能培训,其他部门或经理人则负责辅导员工的个人和领导能力的发展,如果员工能力达到一定高的程度,还可以成为导师。辅导过程中的沟通方式不是单一的,有吃饭、闲谈、电话、电子邮件、会议等多种方式。壳牌的“辅导文化”不在乎等级和职位,目的在于使上下级之间能够相互学习,实现无障碍的信息交流。

职场中经常可以看到这样的局面:主管在给部下交代一项工作任务时,经常会以下命令的方式传达要求。主管认为在自己的职权下可以正当发布命令,这样可以树立领导权威,防止员工出现“当一天和尚,撞一天钟”的心态。然而,命令这种沟通方式带有强烈的组织阶层隐含的强制性,会让员工迫于上下级之间的职权关系产生压抑的感觉。命令式的上传下达虽然使得部门运作看起来非常高效,但是如果仅凭这种单一的沟通方式实施组织管理的话,无疑剥夺了员工的支配裁决权,限制了员工的创新性思维和积极主动的心理。

为保证员工按照组织既定的方针和政策执行任务,命令是必不可少的,但单纯地为了发布命令而采取命令的形式,这样的交流方式是不可取的。

4.2 案例:IBM的多渠道沟通

要创造良好的管理氛围,管理者必须根据企业特点、自身性格特征、员工工作形式,选择合适的领导风格,匹配相应的交流方式,为员工提供一个展示自我的舞台,让员工参与到公司的决策中来。

IBM在2011年《财富》世界500强中排名第52,IBM取得的成绩同它一直实行的多渠道沟通方式是分不开的。IBM重视员工的意见,并设置合理的渠道让员工可以说出自己的看法。

(1)与高层管理人员面谈。IBM的所有员工都可以通过这条途径同高层经理进行交流,高层经理会询问员工的工作满意度,倾听员工对上司及职业生涯的意见。

(2)Round Table。总经理会召集不同部门的员工进行交流,员工可以就公司的发展前景阐述自己的见解。

(3)Speak UP。员工可以将自己的想法放进这个意见箱,人力资源部的高级经理会将信件呈交给高级管理层,管理层会及时查阅,妥善处理员工提出的各项问题。

(4)直言不讳。员工不需要对自己的想法有所保留,可以将建议直接发送到高层领导那里。管理者设置专门的邮箱接收员工的信件,员工不必畏惧直属上司。

(5)员工意见调查。公司的专门机构会对员工的意见进行调查,遵守客观、保密和公正的原则,员工可以放心地说出自己的意见。

(6)门户开放。员工可以就工作中出现的问题向上申诉,管理层对此予以高度重视,会详细调查原委,切实解决员工的困扰。

(7)来自人力资源部的信息。人力资源部会主动将公司的发展动态、重大事件通过电子邮件等方式告诉每一位员工。

在IBM公司,领导者和管理者正是通过一系列开放、自由的交流方式,让员工可以毫无保留地说出自己对公司政策的见解,不断激发着员工的创新思维。

4.3 微管理:让交流激活员工的思维

管理者要改变传统的家长式领导风格,学习IBM的多种交流方式,发扬民主精神,平等对待所有员工,让他们可以畅所欲言,通过和谐的交流发挥团队的作战力量。具体的指导步骤可按下面几点进行。

(1)选择合适的交流风格。注意观察和总结员工的个性特点,探寻每个人接受信息的最佳交流方式。不要固守单一的交流方式,兼顾灵活性和稳定性。

(2)坚持平等的原则。将员工看作独立的个体,放下高姿态,以平等、尊重的态度融入到员工团队中,获得员工的信任,拉近彼此的心理距离。

(3)在交流过程中加入自己的经验和情感。长篇大论的道理灌输有时不会对员工起到预期的作用,加入自己的真实经历,让员工设想自己当时所处的情境,反而会起到意想不到的效果。

(4)语言尽量浅显易懂,可做适当解释。专业化的术语会让人一头雾水,表达简练准确,让员工明白自己的真实意图,就可以在实际操作中运用得当。

微管理小窍门:

1.与员工的沟通不要太火热,适可而止。

2.平等的交流方式不能影响到管理者的领导权威。

3.上下级的交流不仅仅包括核心员工,也不要忘了普通员工在基层中的努力。

4.4 微思考:于细微处每天进步一点点

· 作为管理者,你总结过创新型人才的特点吗?你有没有适当调整自己的交谈来为创新型人才提供宽松的氛围?

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· 管理大师德鲁克曾说过:“没有反对意见,就不做决策。”你的决策有反对声音吗?如果有,你是怎么对待这些反对的声音的?

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