5. 因适制宜选择沟通渠道

如果管理者没有依据时机选择合适的沟通渠道，而是因为自己的沟通需要随意性地、盲目地打断员工的工作思路，这样的沟通效果会好吗？

5.1 时机选择不对，沟通也无效

当管理者与员工进行沟通时，如果选择的时机不恰当，就会打乱员工正常的工作节奏，影响工作效率，同时也达不到预期的沟通效果。

Google内部有一个Product Snippets系统，Google通过这一系统每周与员工定期交流。每周一，员工会收到一封E-mail，员工需要花费十几分钟的时间总结自己上周的工作进程并制订本周的工作计划，将这些内容回复给公司。所有的回信都会被整理到一个数据库中，员工可以通过Product Snippets系统查看周围同事的工作动态。这种沟通形式不仅让公司了解员工的工作状态，还不会打断他们的工作思路，可谓是一举两得。

现实中许多管理者与员工进行沟通时，事先并没有确定员工是否已经准备好。有时候员工正在紧张地做事，管理者的一句话，就会打断员工的思路，而管理者接下来并没有根据时机选择恰当的沟通渠道，活动也达不到管理者的预期效果。不择时机地与员工沟通，会给员工造成干扰，管理者也是白费力气。

作为管理者，可以与员工约定时间，和员工达成共识。让员工知道哪些时间段管理者可能需要与之沟通，为员工提供工作任务分配的弹性。

5.2 案例：华为的时间沟通法

管理者需要选择合适的时机，不要贸然地和员工沟通。时间点的选择很重要，华为的做法对我们有借鉴的意义。

吴春波是华为技术有限公司的高级管理顾问。2009年吴春波在参加硕士答辩时，任正非打电话过来。在得知吴春波正在参加答辩时，任正非马上挂断电话，表示不能打扰吴春波。作为华为技术有限公司的总裁，任正非深谙沟通之道，华为内部也有明确的对沟通时间的规定。

（1）以一周为区间

星期一，每周的第一天管理者会向员工交代一周的工作，或者通过召开会议的方式向员工传递信息。

星期二至星期四，这三天员工会全力投入到工作中，除非有紧急情况，管理者一般不会打断员工的工作。

星期五，管理者会总结这一星期的工作，听员工汇报工作进程，对员工进行工作方面的指导。

星期六和星期天，很多华为的员工会在这两天选择加班，完成预期的工作任务。管理者给予员工充分的自由，尽量避免在这两天和员工沟通。

（2）以一天为区间

9:00—12:00，这段时间员工在紧张工作，管理者如果有需要一般会选择11:00—12:00这个时间段与员工进行沟通。

12:30—14:00，这是员工的午间休息时间，管理者在这段时间不会去打扰员工。

14:00—15:00，管理者会尽量避免与员工进行沟通，因为这段时间员工很容易疲倦，精神也不易集中，此时做出的决策或提出的建议往往不够精准。

15:00—18:30，管理者会在这段时间就工作问题与员工进行沟通。

其余时间为休息时间，管理者不会再与员工商讨工作问题。

虽然上述的沟通时间划分精细，但华为在具体操作的过程中也增加了弹性机制，即根据工作性质和具体情况灵活选择沟通的时机。

公司制定明确的沟通时间规定，管理者和员工就能在较短的时间内完成有效的沟通，管理者告知员工政策和指令，员工也能够在上级的指示下有条理地开展工作。

5.3 微管理：把握时机，选对沟通渠道

如果管理者能够根据时机选择沟通渠道，在最合适的时间与员工沟通，让员工在沟通的过程中明确理解管理者的意见，管理者也不会因为后续问题而打乱员工的工作节奏。具体的指导步骤可按下面几点进行。

（1）了解员工的工作习惯。每个人都有不同的工作习惯，掌握员工开始工作的时间和结束工作的时间，根据员工在不同时间段工作效率的差异，在最合适的时机选择恰当的沟通渠道。

（2）掌握员工的工作进程。根据员工现有的工作任务，预估员工的工作开展状况，在员工工作节奏稍缓时选择沟通渠道。

（3）预约沟通时间。对于年终总结、月末总结及一周总结，管理者可以和员工事先就沟通的时间、地点和方式达成一致，让员工有充足的时间调整既定的工作任务。

（4）特殊情况特殊对待。如果公司突发紧急情况，需要管理者立即与员工沟通，商讨相关事宜时，管理者要以公司大局为重，事先向员工表明特殊原则。

微管理小窍门：

1.为了不干扰员工工作而将沟通取消，这样的做法不可取。

2.沟通渠道的选择要根据时机而定。

3.机智应对员工的突然来访，在保证情绪稳定的情况下，问清楚员工的来意，尽量安排特定的时间沟通。

5.4 微思考：于细微处每天进步一点点

· 作为管理者，在员工进入工作状态的时候，你有没有提出过与员工沟通的要求？如果有，当时你采取的是哪种沟通渠道呢？

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· 当员工突然来访时，你是怎么应对的？

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