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1.4 发票使用规定 |
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发票是确定经营收支行为发生的法定凭证，是会计核算的原始凭证，是税务机关进行税源控制管理和开展税务稽查的重要依据，是发挥财税监督职能和维护社会经济秩序的主要工具。
税务机关是发票的主管机关，负责发票的印制、领购、开具、取得、保管、缴销的管理和监督，因此，企业单位首次领购发票时，需要在所属的主管税务局行政许可窗口领取《发票领购申请书》和单位企业的相关资料：《工商营业执照》（副本）、《税务登记证》（副本）、经办人员资料（身份证、会计证、外地的需要暂住证办理购票人）、发票专用章印模，办理发票领购事项。
再次领购发票时，购票人需确认上期领购的发票已经开具完，并携带上期购买的所有发票的存根联和税务登记证副本，先到税务局的发票验票窗口办理验票，验票无误后，再填写发票领购单，写明需要领购的发票名称、规格（领购发票人员必须是企业单位在税务局办理的购票人，且领购人要持本人身份证），拿着企业单位的公章、财务章、税务登记证副本，填写一份发票购买申请单（如表1-1所示），到购票窗口购买发票。另外，在购买发票时，企业单位必须先把上期开具发票需要申报的有关税额申报完毕，才能成功领购发票。
表1-1 发票购买申请单
发票的开具是实现其使用价值，反映企业经济业务活动的重要环节，发票开具得是否真实、完整、正确，直接关系到能否达到发票管理的预期目的。因此，作为管理企业货币资金收付业务的财务人员，开具发票是其工作的一部分，对于开具发票的要求、要点要十分熟悉。
财务人员必须遵循规定开具发票：按照规定的时限、顺序，逐栏、全部联次一次性如实填写，做到按号码顺序填写、填写项目齐全、内容真实、字迹清楚、全部联次一次性复写或打印、内容完全一致，并在发票联或者抵扣联加盖发票专用章。
具体来说，发票各项目的填写规范如下：
（1）购货单位的填写规范。购货单位的填写要写全称，不要写简称，更不要不写购货单位。
（2）日期的填写规范。发票的日期是记载购销业务实际发生的时间，必须准确填写，并且在销售行为发生的当天开出，不得提前或错后。
（3）货物名称或服务项目的规范填写。货物名称或服务项目一定要填写准确，是什么商品就写什么商品，提供的什么劳务就写什么劳务，决不可按大类笼统地填写。
（4）规格、单位、数量、单价的填写规范。规格、单位、数量、单价四项内容是反映所销商品和服务项目具体内容的，必须齐全地填写清楚，不得遗漏。只有将这些项目填写清楚，才能便于票货核对入库及款项支付，才有利于加强财务审查和税务机关进行税务监督。
（5）大、小写金额的填写规范。大写金额的填写要符合规范，正确填写大写金额不得乱造简化字。大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字之后应写“整”或“正”字；大写金额数字有分的，“分”字后面不写“整”字；大写金额数字前未印有人民币字样的，应加填“人民币”三字，“人民币”三字与金额数字之间不得留有空白。小写金额数字（阿拉伯数字）应字迹清晰、不得连笔；小写金额数字前面应写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与小写金额数字之间不得留有空白；小写金额数字前写有人民币符号“￥”的，数字后不再写“元”字；所有以元为单位的小写金额数字，除表示单位等情况外，一律填写到角分，无角分的，角位和分位可写“0”，或符号“—”，有角无分的分位应写“0”，不得用符号“—”代替。开具发票时，大、小写金额必须填齐，不得只填小写金额不填大写金额。
（6）开票人的填写规范。开票人必须认真填写其姓名或盖名章，不能不填、只填姓或名，或只填工号，这是分清责任的重要一环。
（7）开票的字迹要书写清楚，容易辨认。汉字要写得端正，切忌潦草，不得使用未经国家公布的简化字。
（8）发票要由依法领购的单位购票人填开。发票要由依法领购发票的企业单位的购票经手人填开，不能随意让其他人开具发票，如商店里“主随客便”，让顾客自行填写，更不能不顾成交事实按客户的非法要求填写，如金额填写不符事实。
（9）开具发票时必须加盖发票专用章。不论开具任何发票都必须加盖发票专用章，开具发票不是以公民个人的名义进行的一般民事行为，而是以单位或个人的名义进行的产生一定法律后果的较特殊的民事行为，必须加盖发票专用章，才具有法律效力。
（10）不重复开具发票。取得发票联的一方如丢失发票联，可向开具发票方申请出具曾于×年×月×日开具××发票，说明购货单位名称、购货或服务的单位数量、单价、规格、大小写、发票号码等情况的书面证明，但是绝不能重复开具发票，以免双方重复依据。
发票要通过使用才能对经济业务活动发生作用，未经收款开具的发票是不会产生法律效力的凭证，不会成为合法的财务收支凭证。空白发票只有按照经济业务发生的真实内容，真实、合法、正确地开具，并加盖发票专用章，才能成为合法的收支凭证。一张开具无误的发票．不但能反映商品购销或劳务供受中财务收支的来龙去脉，还便于税务部门进行监督管理及财会人员进行收支审核把关，防止违反财经法规的行为发生。因而，对于出纳人员，发票的管理应该做到“心境明晰”。
（1）对于发票的取得，应该合乎税法规定，必须是经过税务机关监制，且从税务机关购买领用的发票才能使用。对于外部的填写项目不齐全、内容不真实、字迹不清楚且没有加盖发票专用章的发票，或是伪造、作废及其他不符合税务机关规定的发票，出纳人员应该拒收，且一律不得作为财务报销凭证。
（2）开具发票时，必须是在发生经营业务收入时开具发票，未发生经营业务一律不准开具发票，且开发票时必须做到内容真实，全部联次一次开具，内容完整。若开具发票时由于疏忽写错或是打印错误，应该予以作废处理，重新填开。
（3）发票的保管，主要是指对尚未开具的空白发票、已经开具的发票存根和作废的发票进行专门保存管理，确保其安全的全过程。
□ 空白发票的保管。企业单位对于领回的空白发票要设立专库或专柜进行保管，做到防盗、防失、防潮，确保发票安全。若发现丢失，要及时到主管税务机构报失。
□ 作废发票的保管。对于开错的发票必须在开错发票上注明“作废”，且必须将全部联次妥善保管，粘贴在原发票存根上不得撕毁，以备核查。对于发票换版或政策变化等原因造成的发票作废，应该在规定的期限内将旧版发票全部作废，由税务机关组织全面清理和收缴，再由专人集中保管并登记造册，按照统一规定集中销毁。
□ 发票存根的保管。用票单位和个人已经开具的发票存根联和发票登记簿应妥善保管，保管期为5年，在此期间内，任何人不得擅自损毁，待到保存期满，报经主管税务机关查验后现场销毁。
按照现行税制，发票分为普通发票和增值税专用发票两大类，普通发票是指增值税专用发票以外的纳税人使用的其他发票；增值税专用发票只有增值税一般纳税人和税务机关为增值税小规模纳税人代开时使用。纳税人要从事正常的生产经营活动，一方面要向收款方索取发票，同时也要向付款方开具发票。特别是增值税制实行凭票抵扣税款的制度，发票已不仅仅是商事凭证，也是税款缴纳和抵扣的凭证。因此，发票是企业单位经济活动中非常重要的凭证，正是由于发票如此重要，使一些不法分子为牟利益，从中作假，出纳人员一定要擦亮双眼，学会鉴别发票真伪。识别真假发票可以从以下几方面进行：
□ 看防伪油墨：真发票的发票联和抵扣联均使用红色荧光油墨套印。“全国统一发票监制章”及发票号码在自然光线下，油墨成暗红色；在紫外线照射下，油墨呈亮红色且有荧光。
□ 看防伪纸：机打发票联和抵扣联使用色彩加无色荧光纤维无碳复写纸印制；定额发票和其他发票使用彩色加无色荧光纤维原纸印制。彩色纤维在自然光下目视可见，无色蓝荧光纤维在紫外线光照射下显示出蓝色荧光，且在纸的正、反面均可观察到彩色纤维，撕开纸可跳出彩色纤维。
□ 看发票代码：仔细核对发票代码可以初步判断发票的真伪，12位发票代码的编码方法如下。
第1位：1为国税；2为地税；3为总局。
第2、3、4、5位：地区行政编码（地级市），如北京市为1100。
第6、7位：发票的印刷年份，如2013年为13。
第8位：发票所属的行业代码，1表示交通运输业；2表示建筑业；3表示金融保险业；4表示邮电通信业；5表示文化体育业；6表示娱乐业；7表示服务业；8表示转让无形资产；9表示销售不动产；0表示其他。
第9、10、11、12位：为细化的发票种类代码，按照保证每份发票编码唯一的原则，由省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局自行编制。