下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
总账系统的主要功能包括了总账系统初始化、凭证管理、出纳管理、账簿管理、辅助核算管理及月末处理。
1.总账初始化
总账初始化是由企业用户根据自身的行业特性和管理需求，将通用的总账管理系统设置为适合企业自身特点的专用系统的过程。总账初始化主要包括系统选项设置和期初数据录入两项内容。
2.凭证管理
凭证是记录企业各项经济业务发生的载体，凭证管理是总账系统的核心功能，主要包括填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、查询打印凭证等。凭证是总账系统数据的唯一来源，为严把数据源的正确性，总账系统设置了严密的制单控制以保证凭证填制的正确性。另外，总账系统还提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制、凭证类型控制、制单金额控制等功能，以加强对业务的及时管理和控制。
3.出纳管理
资金收付的核算与管理是企业的重要日常工作，也是出纳的一项重要工作内容。总账系统中的出纳管理为出纳人员提供了一个集成办公环境，可完成现金日记账、银行存款日记账的查询和打印，随时出最新资金日报表，进行银行对账并生成银行存款余额调节表。
4.账簿管理
总账系统提供了强大的账证查询功能。可以查询打印总账、明细账、日记账、发生额余额表、多栏账、序时账等。不仅可以查询到已记账凭证的数据，而且查询的账表中也可以包含未记账凭证的数据；可以轻松实现总账、明细账、日记账和凭证的联查。
5.辅助核算管理
为了细化企业的核算与管理，总账系统提供了辅助核算管理功能。辅助类型主要包括以下几种：客户往来核算、供应商往来核算、项目核算、部门核算和个人往来核算。利用辅助核算功能，可以简化会计科目体系，使查询专项信息更为便捷。
6.月末处理
总账系统月末处理主要包括自动转账凭证的定义、自动转账凭证的生成、对账和结账等内容。
总账子系统是ERP财务管理系统的组成部分，它既可以独立运行，也可以同其他系统协同运转。总账子系统与其他子系统之间的数据关系如图4-1所示。
图4-1 总账子系统与其他子系统之间的数据关系
总账系统需要的基础数据在企业应用平台中统一设置。
在总账与应收款管理集成应用模式下，应收款管理系统向总账系统传递销售过程中形成的应收凭证及收款结算形成的收款凭证。
在总账与应付款管理集成应用模式下，应付款管理系统向总账系统传递采购过程中形成的应付凭证及付款结算形成的付款凭证。
薪资管理系统将工资分摊及费用分配的结果形成的凭证传递给总账系统。
固定资产系统将固定资产增加、减少、计提折旧等业务处理产生的凭证传递给总账，通过对账保持固定资产明细记录与总账记录之间的平衡。
采购、销售、库存管理等业务处理环节生成的凭证统一通过存货核算系统传递给总账。
各子系统传递到总账中的凭证，需要在总账系统中继续进行审核、记账处理。
总账系统的应用流程指示了正确使用总账系统的操作顺序，有助于帮助企业实现快速应用。一般来讲，各业务系统的应用大都划分为三个阶段，即系统初始化、日常业务处理和月末处理，总账系统也遵循这一规律。总账系统的应用流程如图4-2所示。
图4-2 总账子系统的应用流程
图4-2 总账子系统的应用流程（续）
对于图4-2，需要说明的有两点：
（1）系统初始化阶段，与总账相关的基础档案（内框包含的部分）在企业应用平台中进行设置，此处仅为列示，以保证体系的完整性。
（2）如果在总账选项中设置了出纳凭证必须由出纳和主管签字，那么在凭证处理流程中就必须经过出纳签字、主管签字环节。出纳签字、主管签字与凭证审核没有先后次序之分。