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企业应用ERP财务管理软件时，首先要指定各系统授权的操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免无关人员对系统进行非法操作。同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，并保证整个系统和会计数据的安全。
角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如实际工作中最常见的会计和出纳两个角色，他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门，但工作职能是一样的。我们在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的优点在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。
角色管理包括角色的增加、修改和删除。
用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。每次注册登录系统，都要进行用户身份的合法性检查。用户和角色的设置可以不分先后顺序，但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，选择其归属哪一个角色，其就会自动拥有该角色的权限（包括功能权限和数据权限）。一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。
用户管理包括用户的增加、修改和删除。
1.增加用户
只有系统管理员有权限设置用户。增加用户时，必须明确的关于用户的特征信息包括编号、姓名、所属部门和口令。
（1）编号：操作员编号是系统区分不同操作人员的唯一标识，因此必须输入。
注意
操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。
所设置的操作员编号一旦被引用，便不能被修改和删除。
（2）姓名：操作员姓名一般会出现在其处理的票据、凭证上，因此应记录其真实姓名，以便对其操作行为进行监督。
注意
如果存在两个名字完全一样的操作员，需要加特殊标记以示区别。
（3）口令：指用户进行系统注册时的密码，可由多个数字、字母及特殊符号构成。可以说，口令是用户身份的识别标记。初始状态下可以由系统管理员为每个用户赋予一个空密码，当用户登录系统时，建议立即设置新密码，并严格保密。此后，每隔一定时间，需要更换新密码，以确保密码的安全性。
（4）确认口令：二次输入口令以验证正确性，必须与前面输入的口令完全一致。为安全起见，一般系统要求输入两次密码，核对一致后才予保存。输入过程中为确保不被他人偷窥，往往采用屏幕屏蔽的方式，如屏幕显示“*”号用来代表录入的口令，口令可以为空。
（5）部门：输入该用户所属部门（可选项）。
2.修改或删除用户
用户设置完成后，可以对其姓名及口令进行更改，一旦以其身份进入过系统，便不能被修改和删除。
根据企业内部控制的要求，系统用户要有严格的岗位分工，不能越权操作，权限设置就是对允许登录系统的用户规定操作权限，以防止越权操作的行为发生。
1.三个层次的权限管理
为了保证系统运行安全、有序，适应企业精细管理的要求，权限管理必须向更细、更深的方向发展。用友ERP-U8管理软件提供了权限的集中管理功能。除了提供用户对各模块操作权限的管理之外，还相应地提供了金额的权限管理和对于数据的字段级和记录级的控制，不同的组合方式使得权限控制更灵活、更有效。在用友ERP-U8应用系统中可以实现三个层次的权限管理。
第一，功能级权限管理。功能级权限管理提供了更为细致的功能级权限管理功能，包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。例如，赋予用户SYSTEM对[800培训演示账套]中总账模块、工资模块的全部功能。
第二，数据级权限管理。该权限可以通过两个方面进行控制，一个是字段级的权限控制，另一个是记录级的权限控制。例如，设定操作员马方只能录入某一种凭证类别的凭证。
第三，金额级权限管理。该权限主要用于完善内部金额控制，通过对具体金额数量划分级别，来对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围内。例如，设定操作员马方只能录入金额在20000元以下的凭证。
功能级权限的分配在系统管理中的“权限”中设置，数据级权限和金额级权限在“企业应用平台”|“系统服务”|“权限”中进行设置，且必须在系统管理的功能级权限分配之后才能进行。
2.系统管理员与账套主管在设置操作员权限上的区别
前面已谈到系统中的两种角色，即系统管理员和账套主管。两者都有权设置操作员权限，所不同的是，系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权。而账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。
账套主管自动拥有所有模块的操作权限，可以为一个操作员赋予几个模块的操作权限，如将购销存业务处理赋予一个操作员；也可以为一个操作员赋予一个模块中部分功能权限，如出纳是日常财务工作中的一个岗位，在系统中属于总账模块，与出纳有关的工作有日记账管理、出纳凭证签字、资金日报的管理等，赋权时只要将总账功能选中，再将其他出纳不能操作的功能细项排除即可。