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段落由大量的文字组成，是文档排版中主要操作的对象之一。与字体格式类似，段落格式也属于排版中的基本格式。字体和段落这两种格式在第 2 章介绍样式时会被频繁用到，因此，这两类基本格式是通向其他高级排版的必经之路。
在Word中，当在文字末尾按下【Enter】键时，就创建了一个段落，同时开始了下一个新的段落。下图中包含两个段落，在第 2 行的末尾按下【Enter】键后，Word会自动添加一个【
】标记，该标记有两个含义：一个是用来表示上一段落的结束，另一个是表示接下来的内容是一个新段落的开始。
【
】标记被称做【段落标记】，该标记属于
非打印字符
，换言之，在打印文档到纸张上时，
段落标记
不会被打印出来。此标记与 1.3.2 节介绍的空格标记属于同一类型。如果在文档中未看到
段落标记
，则可按照1.3.2 节介绍的方法让它现身。
在按下【Enter】键后，下一个段落的格式会延续上一段的格式设置。例如，上一段设置了首行缩进 2 字符，那么按下【Enter】键后产生的新段落也会自动首行缩进 2 字符。
段落中包含的格式都存储于 段落标记 中。换言之，如果在移动或复制段落内容的同时希望也保留其中的格式，那么在选择段落时就必须同时选中段落结尾的 段落标记 ，如下图所示。
上一节提到过的
段落标记
【
】，是通过按下【Enter】键得到的。如果按下的是【Shift+Enter】组合键，将会得到形如【
】的标记。【
】标记俗称
硬回车
，而【
】标记俗称
软回车
。在这两种标记之后看似都产生了一个新的段落，但本质上并不相同。
如下图所示说明了这两种标记在段落格式上的不同之处。首先对同一段内容分别使用【Enter】键和【Shift+Enter】组合键将其从中间位置分成两部分。然后对第一部分分别设置 1.5 倍的行距，结果如下图所示： 硬回车 之后的内容并未受 1.5 倍行距的影响，而 软回车 之后的内容则变为1.5 倍行距。由此可知，按下【Enter】键分出的是真正的段落，而按下【Shift+Enter】组合键，看似分出两段，其实这两部分仍属于同一个段落，因为它们共享相同的段落格式。
与字体格式类似，Word中也包含了大量的段落格式。例如， 对齐方 式 、 缩进方式 、 行距 、 段间距 、 项目符号和编号 、 制表位 等。其中，编号将在第 3 章做详细说明，其他段落格式则在接下来的部分进行介绍。对于Word 2007/2010 来说，段落格式选项位于【开始】⇨【段落】中，如下图所示。
可以通过下面几种方法设置段落格式。
⊙使用【开始】⇨【段落】中的格式选项。
⊙使用【段落】对话框。
⊙如果使用的是Word 2003，则可以使用【格式】工具栏进行设置。
【开始】⇨【段落】中的格式选项正如 1.7.3 节中的图所示。【段落】对话框可以使用下面任意一种方法打开。
⊙单击【开始】⇨【段落】右下角的标记。
⊙右击段落范围的内部，在弹出菜单中选择【段落】命令。
与设置字体格式的方法不太相同，在设置段落格式时，不一定必须选择要设置的段落。是否需要选择整个段落，要看设置的是何种段落格式。当设置 对齐方式 、 缩进 、 行距 、 段间距 以及 项目符号 和 编号 时，只需单击段落内部即可；而设置段落边框和底纹时，则必须选择整个段落。关于段落边框和底纹的设置详见 1.8 节。
段落的 对齐方式 包括 左对齐 、 右对齐 、 居中对齐 、 两端对齐 、 分散 对齐 ，其中 两端对齐 是Word文档的默认 对齐方式 。 两端对齐 与 分散对齐 类似，是将文字以页面两端为基准进行的对齐。其他 3 种对齐方式通过字面意思很容易理解。
段落缩进 包括 首行缩进 、 左缩进 、 右缩进 和 悬挂缩进 4 种。在前面已经见过 首行缩进 的样子，平时段落第一行开头空两格就是 首行缩进 的典型例子。 左缩进 和 右缩进 也很好理解， 左缩进 是指段落左侧整体向右侧陷入一些， 右缩进 则与 左缩进 正好相反，是指段落右侧整体向左侧陷入一些， 右缩进 一般很少使用，下图说明了 左缩进 和 右缩进 的样貌。
悬挂缩进 正好与 首行缩进 相反，它是指除段落第一行外的其他行进行 左缩进 ，如下图所示。
在【开始】⇨【段落】中只能设置 左缩进 。要想设置其他缩进，可以使用下面两种方法。打开【段落】对话框（方法见前），在缩进选项部分进行设置，如下图所示。
还可使用 标尺 设置 缩进 和 制表位 （ 制表位 的内容详见第 1.7.5 节）。首先勾选【视图】⇨【显示】⇨【标尺】复选框，将 标尺 显示到Word窗口中（带刻度的横条就是 标尺 ），如下图所示。
标尺 上的几个 缩进标记 与【段落】对话框中的缩进部分是相对应的，如下图所示。 标尺 中 左缩进 标记下方未标出的是 悬挂缩进 ，它与【段落】对话框中【特殊格式】中的【悬挂缩进】选项是对应的。只需单击段落内部，然后拖动 标尺 上的 缩进标记 ，即可为段落设置指定的 缩进 。
行距 用于控制段落内各行之间的距离，而 段落间距 则控制各段之间的距离。在Word中， 行距 由字体大小而定。换言之，当字体大小改变时， 行距 也会随之发生变化。
字体大小以“磅”为单位，1 磅大约等于 1/28 厘米。一号字大小是26 磅，相当于约 1 厘米。假设现在段落中文字的大小是五号，如果选择 行距 为单倍行距，那么行与行之间的垂直距离为五号字的高度，而五号字的大小是 10.5 磅，单倍行距也就相当于是 10.5 磅，然后再将它换算为厘米就可以了解到行距是多少。当设置为 2 倍行距时，行与行之间的距离就是 2 个字体的高度。如果是五号字，那么 2 倍行距就是 21 磅（10.5的 2 倍）。
Tips
可以使用快捷键设置 行距 ，【Ctrl+1】组合键设置单倍行距；【Ctrl+5】组合键设置 1.5 倍行距；【Ctrl+2】组合键设置 2 倍行距。
在【段落】对话框的【行距】中，有两个选项在设置时需要格外注意——【最小值】和【固定值】。假如现在要对一个字号为“小四”（大小为 12 磅）的段落设置 行距 。下图为该段落设置为单倍行距时的外观。
打开此段落的【段落】对话框，在【行距】中选择【最小值】后，在右侧将自动显示一个数值，该值即为当前单倍行距的值，即是当前段落中最大字体的大小，如下图所示。现在修改这个值，将它改为一个小于 12 磅的数值，比如 6，单击【确定】按钮后段落 行距 没有变化，与设置前一样。
再次打开【段落】对话框，将【最小值】改为一个大于 12 的数值，比如 20，单击【确定】按钮查看结果，段落的 行距 明显增大了。这说明，如果设置的【最小值】数值大于单倍行距的值，那么此设置值将起作用。否则，以单倍行距的值为准，如下图所示。
对于【固定值】而言，无论【固定值】为多少，Word都会将其作用到段落的 行距 上。但是当【固定值】小于单倍行距时，每行文字的顶部将会被“砍”掉一些，砍掉多少取决于单倍行距与固定值的差值。下图为将固定值设置为 10 磅的小四号字体的段落的 行距 效果。也就是每行文字顶部将被砍掉 12-10=2 磅。
段间距 就是段与段之间的距离，分为段前和段后两种。这里给出的建议是，最好只使用 段前间距 或 段后间距 中的其中一种，而不要同时设置段前和段后两种间距，以免带来不必要的混乱。段前和段后间距需要在【段落】对话框中进行设置。
默认情况下，每次按【Tab】键，插入点都会向右侧前进 2 个字符。每次按下【Tab】键定位到的位置被称为 制表位 。之所以称其为 制表位 ，是因为按下【Tab】键所处的位置可以自动对齐，就像表格的每一列一样。下图就是一个使用 制表位 对齐文本的例子，其中利用【Tab】键对齐了两行中的每一个单词，而且这些单词都是 右对齐 的。
可以使用以下两种方法设置 制表位 。
⊙在 标尺 中通过单击鼠标指定 制表位 。
⊙在【制表位】对话框中精确设置。
勾选【视图】⇨【显示】⇨【标尺】复选框，在文档窗口中显示 标尺 。直接单击 标尺 上的某个位置，就可创建一个 制表符 。下图中红色圈起的部分对应于上图中的 制表位 。
通过单击
标尺
最左侧的标记可以更改
制表符
的
对齐方式
。根据
对齐
方式
可将
制表符
分为以下几种：左对齐
、居中对齐
、右对齐
、小数点对齐
、竖线对齐
。
如果要精确设置 制表位 ，那么就要使用【段落】对话框。单击【段落】对话框底部的【制表位】按钮，打开【制表位】对话框，在【默认制表位】中可以改变Word默认的 制表位 尺寸，这样可以控制每次按下【Tab】键时插入点移动的距离，但这种方式下文字的 对齐方式 只能为默认的 左对 齐 。如果要设置其他 对齐方式 ，就需要自定义 制表位 ，方法如下。
Step1 在【制表位位置】中输入第一个 制表位 的位置。
Step2 在【对齐方式】和【前导符】中选择在第一个 制表位 位置上文字的 对齐方式 ，以及两个 制表符 之间是否使用一种特殊符号来显式连接，例如可以使用像 目录 与 页码 之间的点分隔符的形式。
Step3 单击【设置】按钮，然后重复前两步操作，直到设置好所有的 制表位 ，如下图所示。
Step4 单击【确定】按钮完成所有设置。现在就可以使用【Tab】键来以指定间隔输入文字了，且每行文字都是以前面指定的 对齐方式 进行对齐的。
单击【制表位】对话框中的【清除】按钮，可删除当前选择的 制表位 。如果要删除所有自定义 制表位 ，可单击【全部清除】按钮。也可以在Word窗口中将 标尺 显示出来，然后拖动 标尺 上的小黑点来删除 制表位 。