下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
前面简单介绍了Word排版中存在的常见问题，下面再来看一看如果采用正规化排版的方法，到底能给我们带来哪些好处。正规化排版的流程和具体实施细节详见第 2 章和第 3 章。
如果采用正规化排版的方法，最大的好处就是可以将操作化繁为简。在前面讨论排版中存在的问题同时，也说明了使用正确排版方法所带来的一些益处。最好的例子就是将要设置的多个单一格式创建为 样式 ，以后就可以使用 样式 来一次性为段落同时设置多个格式，从而将多步操作简化为一步，如下图所示。
节约时间其实是简化操作的必然结果。因为它使烦琐的操作变得简单了，原本需要很多步才能完成的操作现在只需要一步了，那么肯定会节省时间，这样就可以有更多的时间去享受生活。
如果进行了正规化排版，例如对多个段落设置了同一个 样式 ，那么在以后就可以很方便地同时对这些段落进行一系列操作。例如，可以通过 样式 特有的选项快速选择所有设置该 样式 的段落，然后可以一次性删除这些选中的段落，也可以对它们执行移动或复制操作。总之，在实现了正规化排版后，便于对同类内容进行批量编辑。
在对复杂文档进行排版时，很容易出错，即使有错误也很难发现。如果采用正规化排版，那么就可以很容易排查错误。例如，在对多个段落设置同一个 样式 后，可能由于误操作，导致其中的某些段落没有成功设置该 样式 ，那么在以后可以通过【样式】窗格来排查错误。排错方式一般分为以下两种方法。
⊙第一种：打开【样式】窗格，单击想要检查的段落内部，然后观察【样式】窗格中当前是否自动选中了该段落应该设置的 样式 。如果自动选中了正确的 样式 ，那么说明该段落正确设置了格式，否则格式就是错误的。
⊙第二种：在【样式】窗格中右击 样式 并选择【选择所有n个实例】（其中n表示一个具体的数字），然后拖动Word编辑窗口垂直滚动条观察要检查的段落是否被选中了。如果目标段落没有被选中，那么说明该段落没有正确设置格式。
文档中的很多内容并不是固定不变的，例如在引用文档其他位置上的编号时，当原编号发生改变时，引用位置的编号也需要随之调整，以便保持前后一致。如果采用正规化排版，使用 交叉引用 功能来引用文档其他位置上的内容，那么在原位置内容变化后对引用内容进行更新，就可以立刻保持内容的同步，而无须手工查找并更正内容。
再例如文档中的页码，假设文档一共有 6 页，如果手工为文档每一页按顺序输入表示页码的数字，那么当删除中间的某一页后，就需要重新修改每一页中的页码，以便保证页码的正确。如果采用正规化排版为文档自动插入页码，那么无论页面如何变化，Word都会自动更新页码以保持其准确。
总之，如果采用正确的排版方法，很多可变的内容都可以通过自动更新来始终保持最新状态，避免了手工修改的辛苦和低效。