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在制作PPT之前，为了让操作过程更简洁、方便还需要对其进行一些必要的设置，如视图的切换、文稿的自动保存以及保护幻灯片等，掌握了这些操作技巧能够帮助用户在制作过程中提高工作效率以及能避免一些不必要的损失。
视图模式是显示演示文稿的方式，分别应用于创建、编辑、放映或预览演示文稿等不同阶段，主要5种视图模式，若要切换到需要的视图模式，可通过以下两种方式实现。
※ 切换到“视图”选项卡，在“演示文稿视图”组中，单击某个按钮可切换到对应的视图模式。
※ 在PowerPoint窗口的状态栏右侧提供了视图按钮，该按钮共有4个，分别是“普通视图”按钮、“幻灯片浏览”按钮、“阅读视图”按钮和“幻灯片放映”按钮，单击某个按钮便可切换到对应的视图模式。
在快速访问工具栏中默认只有三个快速访问按钮，为了提高操作速度，用户可以将一些常用命令添加到快速访问工具栏中，如要将“打开最近使用过的文件”命令按钮添加到快速访问工具栏可通过以下操作方法实现。
01 在功能区选项的任意位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义访问工具栏”命令。
02 弹出“PowerPoint选项”对话框，在“从下拉位置选择命令”下拉列表中选择要添加的命令所在位置，如“常用命令”选项。
03 在下方的列表框中选择“打开最近使用过的文件”选项，然后单击“添加”按钮将其添加到右侧列表框中，完成后单击“确定”按钮。
单击快速访问工具栏中的“自定义访问工具栏”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“打开最近使用过的文件”选项即可。
电脑在使用过程中难免会出现一些突发性意外导致演示文稿未保存就关闭，演示文稿保存有多个选项设置，要设置演示文稿保存选项，需要执行以下步骤：
01 切换到“文件”选项卡，然后单击“选项”按钮。
02 打开“PowerPoint选项”对话框，切换到“保存”选项卡，在该选项卡中即可设置文档的保存选项。
“保存演示文稿”多个选项的说明如下。
※ “将文件保存为此格式”：选择文档保存的默认格式，通常情况下设置为兼容模式，以便所保存文档能被PowerPoint 2010以前版本兼容。
※ “保存自动恢复信息时间间隔”：设置保存一次自动恢复信息的时间间隔，建议设置为3分钟左右。
※ “自动恢复文件位置”：设置自动恢复文档的保存位置。
※ “默认文件位置”：保存文档时，“另存为”对话框默认打开的文件夹，建议将其设置为常用文件保存的文件位置。
编辑演示文稿时，为了使幻灯片的显示区域更大，可以将标题栏下的功能区选项卡最小化，只显示出选项卡名称，当选择选项卡时才显示其中的功能按钮。将功能区最小化的具体操作如下。
01 在快速访问工具栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“功能区最小化”命令。
02 返回PowerPoint的工作界面，可看到功能选项卡区域已经被隐藏。
03 选择任意选项卡，弹出选项卡对应的各个功能组，在“幻灯片编辑”窗口单击鼠标，可再次自动隐藏功能选项卡区域。
除了可以根据需要设置“快速访问工具栏”中显示的按钮外，还可以调整快速访问工具栏的位置，具体操作方法如下。
01 单击“自定义快速访问工具栏”旁边的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“在功能区下方显示”选项。
02 返回幻灯片工作界面，可以看到快速访问工具栏已经位于功能区下方。
标尺在编辑幻灯片时主要用于对齐或定位各对象，使用网格和参考线可以对对象进行辅助定位。网格即为幻灯片中显示的方格，参考线是幻灯片中央的水平和垂直参考线。下面将讲解如何显示和隐藏标尺、网格及参考线。
01 选择“视图”选项卡，在“显示”组中选中“标尺”和“网格线”复选框，“幻灯片编辑”窗口中可显示标尺和网格线。
02 用同样的方法，取消选中的“标尺”和“网格线”复选框，标尺和网格线被隐藏。
03 在“幻灯片编辑”窗口中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“网格线和参考线”命令。
04 在打开的“网格线和参考线”对话框中选中“屏幕上显示绘图参考线”复选框，单击“确定”按钮，编辑窗口中将显示绘图参考线。
在“幻灯片编辑”窗口单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“标尺”命令，可快速启动标尺功能。
编辑演示文稿时，如果操作错误，可以单击工具栏中的“撤销”按钮进行恢复。然而，在默认情况下，PPT最多只能恢复最近的20次操作。其实，PPT允许用户最多可以“反悔”150次，具体操作方法如下。
01 切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令。
02 弹出“选项”对话框，切换到“高级”选项卡，将“最多可取消操作数”设置为需要的值即可。
在编辑演示文稿时，可将某张幻灯片复制到同一演示文稿的其他位置或其他演示文稿中，从而加快制作幻灯片的速度。为了便于查看效果，下面将在“幻灯片浏览”视图模式下讲解幻灯片的复制方法。
01 选中要复制的幻灯片，切换到“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“复制”按钮进行复制。
02 将光标插入点定位到目标位置，单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮即可。
此外，若需要在同一个演示文稿中移动幻灯片，其操作方法为：选中要复制的幻灯片，按住鼠标左键不放并拖动鼠标，当拖动到需要的位置后释放鼠标即可。
要编辑演示文稿，首先应从新建演示文稿开始。在PowerPoint 2010中，不仅可以创建空白演示文稿，还可以根据模板创建带有格式的演示文稿。
新建空白演示文稿的方法有以下几种。
※ 启动PowerPoint 2010程序，系统会自动创建一个名为“演示文稿1”的空白演示文稿。再次启动该程序，系统会以“演示文稿2”、“演示文稿3”……这样的顺序对新演示文稿进行命名。
※ 在PowerPoint环境下，按下“Ctrl+N”组合键。
※ 在PowerPoint窗口中切换到“文件”选项卡，在左侧窗格选择“新建”命令，在右侧窗格的“可用的模板和主题”栏中选择“空白演示文稿”选项，然后单击“创建”按钮即可。
如果希望创建带有格式或内容的演示文稿，可以利用PowerPoint提供的模板来实现，具体操作方法如下。
01 在PowerPoint 窗口中单击“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中单击“新建”命令，然后在右侧窗格中选择需要的模板类型，如在“Office.com模板”栏中选择“执行与评估报告”类型。
02 在打开的模板界面中选择需要的模板样式，然后单击“下载”按钮。
需要经常使用某种格式或设置的演示文稿时，每次都重复同样的设置会很麻烦。如果将设置好格式样式的文稿保存为演示文稿模板，便可一劳永逸。将演示文稿另存为模板的具体操作步骤如下。
01 单击“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中单击“另存为”命令。
02 弹出“另存为”对话框，在该对话框中设置文件保存的路径和名称，然后单击“保存类型”下拉按钮。
03 在弹出的列表中选择“PowerPoint模板（*.potx）”选项，然后单击“保存”按钮即可。
另存为模板时，最好不要更改默认的保存路径，这样在使用模板时会比较方便。
如果正在编辑的文稿需要用到其他演示文稿中的几张幻灯片，若重新制作与之一样的幻灯片将耗费大量时间，此时，为了提高工作效率可以直接将其插入新建幻灯片中，具体操作方法如下。
01 在“开始”选项卡中单击“新建幻灯片”下拉按钮，弹出下拉菜单，选择“重用幻灯片”命令。
02 在窗口右侧将弹出“重用幻灯片”对话框，然后在“从以下源插入幻灯片”文本框中输入需要使用的演示文稿的完整路径，或单击“浏览”按钮，选择“浏览文件”命令。
03 打开“浏览”对话框，选择需要引用其幻灯片的演示文稿，然后单击“确定”按钮。
04 在返回的“重用幻灯片”窗格中将会显示所引用演示文稿中的所有幻灯片，在列表框中选择需要的幻灯片，即可将该幻灯片插入所编辑文稿中。
将其他演示文稿中幻灯片插入到新建演示文稿中后，幻灯片将应用该演示文稿中默认版式，若需要应用所引用幻灯片原格式，则只要在“重用幻灯片”窗格下方勾选“保留源格式”复选框即可。
合理使用PowerPoint中的“节”功能，将整个演示文稿划分成若干个小节来管理。这样一来，将有助于规划文稿结构；同时，编辑和维护起来也能大大节省时间。下面详细介绍如何使用“节”功能。
01 打开演示文稿，选中第1张幻灯片，切换到“开始”选项卡，单击“幻灯片”组中的“节”按钮，在弹出的菜单中单击“新建节”命令。
02 此时演示文稿中的所有幻灯片被创建为一节，默认节名称为“无标题节”，若要重命名节标题，则右键单击节标题，在弹出的快捷菜单中单击“重命名节”命令。
03 弹出“重命名节”对话框，在文本框中输入节名称，然后单击“重命名”按钮即可。
04 选中要作为第2节的第1张幻灯片，再次单击“节”按钮。在弹出的菜单中单击“新建节”命令。
05 此时该幻灯片及其后的幻灯片被创建为第2小节。
06 使用同样的方法为所有幻灯片分节，并为每个小节重命名节标题。
07 对于已经设置好“节”的演示文稿，将“视图”模式切换为“幻灯片浏览”，可以更全面、更清晰查看页面间的逻辑关系。
加密保存可以防止演示文稿在未授权的情况下被其他用户打开或修改，增强了文档的安全性。下面在另存演示文稿的过程中对演示文稿进行加密，具体操作方法如下。
01 打开“另存为”对话框，在“保存位置”下拉列表中选择所需文件夹，在“文件名”文本框中输入文件名称，然后在“保存类型”下拉列表框中选择默认的文件格式，单击左下角的“工具”按钮，在弹出的列表中选择“常规选项”选项。
02 打开“常规选项”对话框，在“此文档的文件加密设置”栏的“打开权限密码”文本框中输入要设置的密码，这里输入“000000”，在“此文档的文件共享设置”栏的“修改权限密码”文本框中输入同样的密码，然后单击“确定”按钮。
03 打开“确认密码”对话框，在“重新输入打开权限密码”文本框中再次输入前面输入的密码“000000”，然后单击“确定”按钮。
04 打开“确认密码”对话框，在“重新输入修改权限密码”文本框中再次输入密码“000000”。单击“确定”按钮返回“另存为”对话框，单击“确定”按钮关闭该对话框。设置密码保存再次打开该演示文稿将弹出一个对话框，只有在文本框中输入密码后才能打开该演示文稿。
有时候我们需要把多个PowerPoint演示文稿合并到一个演示文稿中，同时保留源幻灯片的模板，可以通过下面的操作实现。
01 打开要合并的第1个演示文稿，切换到“审阅”选项卡，单击“批注”组中的“比较”按钮。
02 弹出对话框，选中要合并的PPT文件，然后单击“合并”按钮。
03
此时原演示文稿的第1张幻灯片上方会出现
图标，单击该图标，在弹出的列表中勾选“已在该位置插入所有幻灯片”复选框。
04
此时第2个演示文稿将合并到第1个演示文稿上方，单击第2个演示文稿中某张幻灯片右上角的
图标，可以选择是否插入该幻灯片。