下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
信息系统是一个人造复合系统。它由人、硬件、软件和数据资源组成，目的是及时、准确地收集、加工、存储、传递和提供信息，实现组织中各项活动的管理、协调和控制。
信息系统就是对数据进行采集、处理、存储、管理、检索和传递，必要时能向有关人员提供有用信息的系统。实际的信息系统因为实际问题的不同而表现出不同的形式，例如，信息传输通道部分，可以是人工传输，也可以是电话、网络传输等。从信息系统的概念可以看出，信息系统由信息源、信息处理器、信息用户、信息存储器、信息管理者和传输通道等部分组成。在信息系统中，信息管理者起着主导作用。
数据采集，就是把分布在各部门的相关数据收集起来，转化成信息系统所需的形式。在数据采集时应注意数据的准确性、及时性和完整性。
（1）信息识别：数据采集所遇到的第一个问题是确定信息需求或者叫作信息的识别。确定信息的需求要从系统目标出发，根据客观情况结合主观判断来确定需要哪些数据。常用的识别方法如下：
由决策者进行识别：决策者是信息的用户，其最清楚系统的目标，也最清楚信息的需要。向决策者调查可以采用交谈和发调查表的方法。与用户交谈有利于阐明意图、减少误会，最容易抓住主要的要求。但谈话一般不够严格和确切，因而应进行采访纪要整理，并经受访者确认签字。
系统分析员亲自观察识别：指系统分析员不直接询问信息的需要，而是到工作现场了解工作。对管理工作的描述越到下级越容易、越具体；越到上级其职能越广、越全面、越复杂。很多情况只靠外来人员是很难了解透的，因而选派一些管理人员参加系统分析会有很大好处。
两种方法的结合：由系统分析员观察基本信息要求，再向决策人员进行调查，补充信息。这种方法虽然浪费一些时间，但了解的信息需求一般比较真实。
（2）数据采集：识别出所需信息后就可以开始采集数据，常用的采集数据的方法有以下3种：
·自上而下的广泛收集：它服务于多种目标，一般用于统计，例如，国家统计局每年公布的经济运行数据。这种收集有固定的时间周期、固定的数据结构，一般不随便改动。
·有目的的专项收集：例如，我们要了解企业利润的留成情况，应有意识地了解相关信息。有时可以全面调查，有时只能抽样调查。样本最好由计算机随机抽样得到，这样才能真实地反映情况。
·随机积累法：调查没有明确的目标，或者是目标很宽，主要是“新鲜”的信息就把它积累下来，以备后用，今后是否有用，现在还不十分清楚。
·数据表达：数据收集的最后一个问题是数据的表达，常见的表达形式，有文字表述、数字表述、图形表述和表格。
通常对数据进行各种运算：对非数值数据进行排序、转换、提取等，另外，查询、统计、预测等也是数据处理。数据存储和传输存储，即用物理介质保存数据和信息。传输应保证不失真，并且要注意传输的及时性。
信息系统的建设与应用，不仅能有效提高组织的效益，更重要的是能实现一种先进的管理理念和管理思想。要达到这个目的，从管理者的角度出发，必须要有一个能够对信息系统资源进行合理组织和有效配置，把信息系统建设与组织经营管理的目标紧密结合起来的高层管理人员，这个管理角色就是人们常常提到的CIO（Chief Information Oficer），其中文意思是“首席信息官”或“信息主管”。
事实上，CIO这个职位是随着信息资源管理热潮的兴起而诞生的。20世纪80年代，为保证信息资源的充分开发和有效利用，人们对信息资源管理问题给予了高度重视。为了从组织机构上保证和加强联邦政府各部门的信息系统资源管理活动，美国政府要求各部门都要设立CIO这一新职位，并委派副部长和部长助理级官员来担任此职，从较高层次上全面负责本部门信息资源的开发利用。
CIO的出现，有效地改善了美国政府部门宏观层次的信息资源管理，其成功经验促使一些大公司将这一职位连同其名称一起引入到企业管理中。1981年美国波士顿第一国民银行经理William R.Synnott和坎布里奇研究与规划公司经理William H.Cruhe两人在其著作《信息资源管理：20世纪80年代的机会和战略》中强调了在企业中设立CIO的必要性，并首次给CIO下了一个明确的定义：CIO是负责制定公司的信息政策标准程序方法，并对全公司的信息资源进行管理和控制的高级行政管理人员。之后，企业CIO开始出现在美国的一些大公司和企业集团里。由于设置合理、成效显著，其他企业也竞相效仿，并很快在美国、日本等发达国家普及开来。在西方工商企业界眼中，CIO是一种新型的信息管理者。他们不同于一般的信息技术部门和信息中心的负责人，而是已经进入公司最高决策层，相当于副总裁和副总经理地位的重要官员。CIO的产生，标志着现代企业管理从传统的人、财、物三要素管理走向了人、财、物、信息四要素管理的新阶段，从战略高度充分开发信息资源。科学管理信息资源和有效利用信息资源已是现代企业能够在日益激烈的市场竞争中克敌制胜的公开秘密。
CIO这个职位的地位随着信息技术在企业中的价值而提升。其实，CIO的概念本身已经告诉我们，这个职位是那些重视信息技术，并把信息技术作为发展企业核心竞争力的企业必须设立的。这些企业要在信息化方面做出战略发展的定位，以长远发展的眼光来规划和实现自己的信息化目标。在一个组织中，CIO是全面负责信息工作的主管，但又不同于以往只是负责信息系统开发与运行管理的单纯技术型的信息部门管理者。作为组织高级管理决策层的一员，CIO直接向最高管理决策者负责，并与总裁或首席执行官（Chief Executive Officer，CEO）、财务主管（Chief Financial Officer，CFO）一起构成组织的“CEO-CFO-CIO”三驾马车。换言之，CIO是既懂信息技术又懂业务和管理，且身居要职的复合型人物。推动组织信息化的复杂性告诉我们，信息系统的实施应用往往是一把手工程，CIO只有在成为CEO的左膀右臂时才能协调信息技术与业务部门的合作，帮助企业提升信息化水平。
按照这个要求，CIO的基本职能应该是：
（1）参与高层管理决策，引导企业在信息社会中保持竞争优势。CIO作为组织管理决策的核心人物，自然有权参与组织的高层管理决策活动，但其参与高层决策具有自身的特点，即运用自己掌握的信息资源武器帮助最高决策者制定组织发展战略规划，通过充分有效地利用组织内外信息资源，寻求组织的竞争优势，或强化组织的竞争实力。同时，CIO不应只是负责信息资源管理范围内的决策活动，而且必须参与讨论组织发展的全局问题。为此，要求CIO必须对影响整个组织生存与发展的各个方面问题都有相当全面和清楚的了解。
（2）发掘企业信息资源的战略价值。这也是CIO的首要任务。作为统管整个组织的信息资源的最高负责人，他应该根据组织发展战略的需要，及时制定和修改组织的信息政策与信息活动规划，以实现行政管理的战略意图。
（3）管理组织的信息流程，规范组织信息管理的基础标准。作为信息管理专家，CIO要主持拟定组织信息流程的大框架，建立信息管理的基础标准，如数据元素标准、信息分类代码标准、用户视图标准、概念数据库标准和逻辑数据库标准等，改造杂乱无章的数据环境。实践证明，一个组织，只有以数据集成为基础，以总体数据规划为中心，面向信息流程进行应用系统开发，才能取得好的结果。
（4）负责组织的信息系统建设规划与管理。作为组织信息系统建设的直接领导者，CIO对信息系统的开发计划、运行管理安全、管理人员配备、经费预算等，要进行宏观控制和协调统筹，考虑系统建设的硬件、软件和应用问题。还要代表本单位与专业的信息系统开发者、技术设备提供商打交道，建立与技术服务商的“战略协作伙伴关系”，并根据组织的业务管理需要，对他们提出的信息技术“全套解决方案”进行审议。
（5）为组织经营管理提供有效的信息技术支持。管理和技术是当今组织发展的两大关键，管理问题相对而言是比较稳定的，而技术热点在迅速变化。作为信息专家，CIO必须密切注意信息技术的发展变化，分析新技术对组织经营管理与竞争战略的影响，以便及时做出快速反应。
（6）评估信息技术的投资回报问题。面对眼花缭乱的信息技术，CIO必须注意研究信息技术对企业的价值回报问题，在信息技术投入和组织管理效益之间寻求某种平衡，这是一个CIO能够在现代组织日趋激烈的技术竞争中立于不败之地的重要条件。信息技术的先进性和可用性都是毋庸置疑的，但如果脱离本单位的实际情况，盲目而片面地追求引进和实施一些新技术，不考虑其成本效益关系，就会把自己置于被动地位，丧失在高层管理决策中的地位。
（7）组织内部的宣传、咨询和培训。作为分管信息技术部门和信息服务部门的最高负责人，CIO在行政管理层次上要宣传信息部门及人员的作用，让组织的高层领导充分认识到信息资源对组织发展的重要性，同时应指导高层管理人员更有效地利用组织内部和外部的信息资源为他们提供信息和信息技术咨询服务。在运作层次上，CIO要帮助信息技术人员以及所有用户转变观念和认识，对其意见、询问和求助给予很好的反馈，同时还要认真做好各级信息系统使用者的培训工作。这实际上就是要求CIO积极维护组织的信息化环境。
（8）信息沟通与组织协调。CIO作为一个跨技术跨部门的高层决策者，应充分利用组织内外可以控制的信息资源来不断完善组织的信息基础结构，并注意协调好组织管理与信息技术的关系。在传统的组织体制下，管理与技术是相对封闭的，管理者大都不知道信息技术究竟能给管理带来什么，而信息技术人员也只是从技术标准和设备性能上来考虑问题，不清楚组织的目标，也不能有效地支持决策。CIO则从组织管理的角度有意识地选择和运用信息技术，通过对信息资源的充分开发和有效利用来促进组织管理机制的变革和业务结构的调整甚至重组，从而提高组织的管理决策水平，增强组织的市场竞争力。
必须注意的是，上面讨论的是严格按照CIO本身的定义确定的职责范围，而眼下国内相当多的企业，虽然也宣传拥有了自己的CIO，但其仍然主要在履行一个信息部门经理的责任，并无真正参与组织高层战略规划的权力，这与国外真正意义上的CIO还有不少距离，一方面可能与组织最高管理层的认识和观念有关，另一方面也可能与CIO人选本身的素质缺乏有关。
美国信息产业协会在20世纪70年代末，曾为CIO制定明确的职业标准要求。其中规定，CIO一般工作职责包括“规划、设计、完善、安装、运行、维护及控制人工信息系统和自动化信息系统，在不同管理层次上为团体用户和个人用户提供信息管理方面的建议和帮助”。
为此，要求CIO应具备的素质包括：
（1）管理经验。
作为一个高层管理者，CIO必须具有多学科和交叉领域的职业技能，能运用信息科学的理论基础为各种层次的管理者和用户服务；对本行业的发展背景有全面的了解，对企业管理的目标有明确的认识，对经营决策和竞争环境的基本情况有充分的掌握，并且有丰富的管理实践经验。实践证明，一个成功的CIO至少需要5～8年的管理经验积累。
（2）技术才能。
CIO应具有一种或多种信息技术专长，具备为企业经营管理与竞争战略发展的需要推荐新技术与开发新技术的能力，对信息技术的发展动向及其对企业的影响有敏锐的洞察力，富有远见和技术创新精神。
（3）经营头脑。
CIO的工作必须以提高企业的效益和竞争力为目标。因此CIO应具有经济方面的全面基本知识，以及在各种竞争性组织资源之间及内部进行权衡的能力；要有商业经营头脑，应了解信息技术何时、何地、何种情况下，在哪些方面能为达成这一目标起到关键作用，能够把信息技术投资及时转变成对企业的回报，这样自己方可在企业中树立起公认的有重大贡献的角色形象。
（4）信息素养。
CIO应具有强烈的信息意识和较高的信息分析能力，能够为企业高层的战略决策发挥信息支持作用，特别是对来自外界环境的大量模糊、零碎而杂乱的信息，应具有高度的判别能力和挖掘信息价值的艺术才能，使自己的决策能力达到战略决策的水平。
（5）应变能力。
面对日新月异的信息技术和急剧变化的竞争环境，CIO要有较强的应变能力，能够抓住一瞬即逝的机遇对各种变化做出迅捷及时的反应。CIO还应具有良好的心理素质，能承担得起来自技术和环境变化的压力，具有敢于迎接各种困难和挑战的勇气。
（6）表达能力。
CIO必须具备良好的口头和文字表达能力，能够把看起来是高深莫测的信息技术向高层管理决策者和基层业务人员都解释清楚，消除企业中的“高技术恐惧症”。特别是对于非技术型用户，要尽量避免采用技术性术语。
（7）协调能力。
作为企业信息流的规划者，CIO要善于协调企业内部各层次、各部门、各环节的关系以及与其协作伙伴的关系，要有良好的人际关系和亲和力，善于对话和沟通，能够适应企业的文化和传统，使信息技术与企业管理体制相得益彰。
（8）领导能力。
CIO要有领导威信和支配企业信息资源的权力，能建立一个有效的信息资源管理班子，既能指挥信息部门的工作，也能对企业的信息政策和策略起到领导作用。
CIO在企业管理中的地位和职能决定了其应该具备比信息经理要高得多的素质要求。一个合格的CIO必须是管理与技术两方面的全能型人物。而且总的来说，CIO组织管理水平比其信息技术才能更重要。这也是与其所处的管理地位相对应的，毕竟CIO职能与一般中层的信息部门经理是不同的。