下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
技术1 工作分析法
创建团队有利于积集拥有各种不同能力的人才，形成强大的凝聚力和战斗力。为此，团队管理者要确定团队所需的岗位。
一个团队的建立意味着很多的工作岗位。工作分析法是确定团队所需岗位的一种有效方法，通过收集工作内容相关的资料，并进行汇总、分析，从而确定岗位的责任和价值。
工作分析一切都要围绕着完成工作任务所需要的条件，主要确定以下内容：
●任务：为达成目标而需要做的事。
●岗位：为完成任务而设置的具体职位，岗位所在人员要承担相应责任。
●该岗位的基本资料：名称、任务、责任等。
●该岗位的任职资格：学历、经验、水平、所获证书等。
●该岗位的工作环境：地点、安静程度、卫生条件等。
确定所需岗位，实质是将团队的工作进行一个明确的分工，通过岗位设置来分配每个队员的工作任务。应用工作分析法的意义在于：
（1）把员工分配到最适合的岗位上去，充分发挥员工的潜力，调动积极性。
（2）确定岗位之间的联系，利于人员的分配调动，促进队员们相互合作。
（3）明确岗位的职责，防止岗位不确定而出现的相互推卸责任的情况。
（4）能为确定团队的计划方针提供依据，提高团队的整体工作效率。
（5）可以根据岗位，进行相关的指导培训，以提高队员的业务水平。
岗位设置要根据团队的目标来确定，可以灵活变动。
工作分析法具体包括五个方法，其优缺点如表1-1所示。
表1-1 进行工作分析的方法及其优缺点
确定团队所需岗位，是组建团队后应进行的第一步工作，团队管理者要灵活应用上述的五个方法，确定好岗位，为接下来的人员选定和责任明确等做好铺垫。
观察法指工作分析人员直接到工作现场，在不影响被观察人员正常工作的条件下，通过仔细观察记录下有关的工作内容、方法、人与人之间的关系等，最后将取得的信息进行分析与归纳总结。具体步骤如下：
●选择合适的分析人员。
●分析人员选择典型样本，确定观察时间、策略。
●观察前先了解工作的有关信息。
●进行现场观察并作出记录。
●整理并分析记录的信息。
使用观察法要注意的是观察中尽量不要影响到被观察者的正常工作。
访谈法指事先拟定提纲，然后再与访谈对象就某个岗位进行交流，以详细了解岗位信息。访谈内容包括岗位要实现的目标、岗位间的联系、工作内容和工作要求。具体步骤如下：
●提前通知访谈对象，让其总结自己的工作内容。
●访谈中，访谈者要与对方建立良好关系。
●访谈即将结束时，访谈者应向访谈对象确认所记录的信息。
●访谈完后，对获得的信息进行整理分析。
访谈时要具有针对性，与岗位分析的目的有关；且能清晰地表达出来。
问卷调查法指依据工作分析的目的、内容等，设计调查问卷，让员工通过问卷来描述其工作中所包括的内容，然后对问卷答案进行汇总分析，从而得到岗位所需信息。问卷有两种形式，开放式问卷：让员工自由填写；封闭式问卷：员工选择事先已设计好的答案。具体步骤如下：
●调查准备：对工作分析的内容进行基本的了解。
●针对调查的目的设计调查问卷，问题要符合要求。
●发放并让员工填写调查问卷。
●回收并整理调查问卷，分析出所需信息。
需注意的事项是：问卷设计要满足所需；及时回收调查问卷；要辨别问题中的可信度。
工作日记法指任职者按照时间顺序如实记录自己的工作内容和过程，然后经过总结分析，获取岗位所需信息。记录的内容包括：工作内容，工作的职责和权限，工作需要的资源等。具体步骤如下：
●准备阶段：向记录者讲明填写工作日志的要求和目的。
●实施阶段：要求记录者按照规定填写工作日志，不要遗漏细节。
●分析阶段：分析人员根据工作日志提炼所需信息。
需注意的事项是：保管好工作日志，以免遗失。上述工作方法，由团队管理者负责实施和监督。
目前最为普遍的工作分析法是问卷调查法。团队管理者根据调查表内的信息，就可以系统、具体地描述工作岗位和工作责任的内容。
基本信息调查表如表1-2所示。
表1-2 基本信息调查表
此外，要对工作的具体内容进行调查，如权力、责任承担等。通过这些调查，以确认该岗位应有的权力、权限和应承担的责任范围等。
权责调查问卷如表1-3所示。
表1-3 权责调查问卷
续表
在了解了员工的权责后，进一步对其目前岗位就职的资格进行调查，确认该岗位应该具备哪些素质要求。
就职资格调查表如表1-4所示。
表1-4 就职资格调查表
清晰岗位任职资格后，即可准确填写《岗位说明书》中关于“任职资格”的内容，避免估计或随意填写的问题。但是前几个方面的调查只是针对固定要求而言的，如果想做一份实用性强的岗位说明书，还要了解员工对自身岗位的认识程度，他们提出的问题更接近事实。
员工意见表如表1-5所示。
表1-5 员工意见表
至此，工作分析问卷调查就完成了。接下来，要设计标准的《岗位说明书》。
完成工作分析问卷调查之后，应就其内容设计《岗位说明书》，以巩固工作分析的成果。岗位说明书是对工作责任的固定化和标准化，是保证工作执行到位的有力工具，也是明确责任的有效方式。岗位说明书如表1-6所示。
表1-6 岗位说明书
设计岗位说明书，明确工作职责时，要坚持以下5个关键指标。
●责任人：根据工作的需求设置岗位，明确岗位负责人的权责，确保职责的清晰，保证团队成员事事有人做、人人有事做。同时，能够在追究责任时，迅速找到相关负责人。
●工作内容：对工作内容的透彻了解，是衡量是否明确工作责任的指标之一。工作内容包括员工在日常工作中的主要工作事宜和相应岗位所应承担的主要责任。
●工作方法：明确工作方法，是明晰责任的一个重要方面。拥有正确的方法会使工作产生事半功倍的效果。
●工作标准：制定明晰的工作标准，就是对任务成果的时间、数目、质量方面有所控制与限定，针对员工责任制定量化标准。
●考核细则：明晰相应的考核细则是责任清晰的重要指标。考核细则的制定，可以确保责任的清晰与到位，不仅是对员工日常工作责任的要求，更是管理者对员工进行监督与考核的依据。
标准化岗位责任的设计将员工的责任明确地确定下来了，且符合岗位需求。
在设置团队中的岗位时除了遵循前面的步骤和方法，还要考虑到岗位设置的主要因素和原则。
影响岗位设置的因素主要有下面三个。
（1）团队目标。
岗位的设定需要根据目标而定。如果为了实现新产品的推广而组建一个团队，那么在设定岗位的时候首先需要考虑的是这个岗位是否有利于实现目标。
（2）员工能力。
效率优先，是指根据团队成员实际的能力来设定岗位，才能实现人力资源的优化配置，最大化地发挥团队成员的水平。
（3）成本压力。
设定的岗位越多，所耗费的人力资源越多，成本自然更大。团队管理者要考虑到企业所能承受的成本，因而要与企业领导进行充分沟通，以获得支持。
管理者在定岗时还需要考虑到以下三个原则。
（1）因事设岗。
岗位的确定必须遵照团队的职责范围，然后再把队员们分配到各个岗位上去。岗位的设置是为目标服务的。
（2）岗位效率最大化。
在满足团队完成任务的需求下，尽可能地设置最少的岗位。这样可以节约成本，同时也能提高队员间信息传递的速度和效率。
（3）合作原则。
专业化分工对于一个团队而言非常重要，但队员之间的合作也非常重要，因为每个人的专业知识有限，有时需要精通其他业务的人的帮助。岗位的设置需要考虑到岗位之间的协调关系。