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对文档进行排版时，通常会以段落为基本单位进行操作。段落的格式设置主要包括对齐方式、缩进、间距、行距、边框和底纹等，合理设置这些格式，可使文档结构清晰、层次分明。
对齐方式是指段落在文档中的相对位置，段落的对齐方式有左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐5种。
从表面上看，“左对齐”与“两端对齐”两种对齐方式没有什么区别，但当行尾输入较长的英文单词而被迫换行时，若使用“左对齐”方式，文字会按照不满页宽的方式进行排列；若使用“两端对齐”方式，文字间的距离将被拉开，从而自动填满页面。
默认情况下，段落的对齐方式为两端对齐，若要更改为其他对齐方式，可按下面的操作步骤实现。
打开“公司管理规范.docx”文档，选中要设置对齐方式的段落，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“居中”按钮。
所选段落将以“居中”对齐方式进行显示。
提示
选中段落后，按下“Ctrl+E”组合键也可设置“居中”对齐方式。
除了上述操作方法之外，还可通过以下两种方法设置段落的对齐方式。
·选中段落后，按下“Ctrl+L”组合键可设置“左对齐”对齐方式，按下“Ctrl+R”组合键可设置“右对齐”对齐方式，按下“Ctrl+J”组合键可设置“两端对齐”方式，按下“Ctrl+Shift+J”组合键可设置“分散对齐”方式。
·选中段落后单击“段落”组中的“功能扩展”按钮，弹出“段落”对话框，在“常规”栏的“对齐方式”下拉列表中选择需要的对齐方式，然后单击“确定”按钮即可。
为了增强文档的层次感，提高可阅读性，可对段落设置合适的缩进。段落的缩进方式有左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进4种。
·左缩进：指整个段落左边界距离左侧页面边框的距量。
·右缩进：指整个段落右边界距离右侧页面边框的距量。
·首行缩进：指段落首行第1个字符的起始位置距离段落左边界的缩进量。大多文档都采用首行缩进方式，缩进量为两个字符。
·悬挂缩进：指段落中除首行以外的其他行距离段落左边界的缩进量。悬挂缩进方式一般用于一些较特殊的场合，如杂志、报刊等。
下面练习对“公司管理规范1”文档中的段落设置“首行缩进：2字符”，具体操作方法如下。
打开“公司管理规范1”文档，选中需要设置缩进的段落，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“功能扩展”按钮。
弹出“段落”对话框，在“特殊格式”栏选择“首行缩进”选项，在右侧的“缩进值”微调框设置缩进量，然后单击“确定”按钮保存设置。
返回当前文档，用同样的方法，对后面的段落设置“首行缩进：2字符”，设置后的效果如下图所示。
提示
通过“段落”对话框对段落设置相应的格式时，可通过“预览”框预览设置后的效果。此外，对段落设置首行缩进或悬挂缩进时，默认的缩进值为2字符。
为了使整个文档看起来疏密有致，可对段落设置合适的间距或行距。间距是指相邻两个段落之间的距离，行距是指段落中行与行之间的距离。
打开“公司管理规范2.docx”文档，选中需要设置间距的段落，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“功能扩展”按钮。
弹出“段落”对话框，在“间距”栏设置段前和段后的间距。
单击“行距”下拉列表框，在弹出的下拉列表中选择需要的行距，单击“确定”按钮。
返回 Word 文档，即可看到设置段落间距和行距后的效果。
除了前面介绍的在“段落”对话框中设置段落间距和行距，我们还可以直接在“开始”选项卡中进行设置。
具体操作方法为：选中要设置行距的段落，单击“段落”组中的“行和段落间距”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的行距大小选项即可。
项目符号是指添加在段落前的符号，一般用于并列关系的段落。为段落添加项目符号，可以更加直观、清晰地查看文本。下面练习在文档中插入项目符号，具体操作步骤如下。
打开“公司管理规范3.docx”文档，选中需要添加项目符号的段落，在“开始”选项卡的“段落”组中，单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮。在弹出的下拉列表中，单击需要的项目符号样式。
提示
在含有项目符号的段落中，按下“Enter”键换行时，Word 会在下一段自动添加相同样式的项目符号，此时若直接按下“Backspace”键或再次按下“Enter”键，可取消自动添加的项目符号。
如果在弹出的列表中没有合适的项目符号，可单击“定义新项目符号”选项。
弹出“定义新项目符号”对话框，单击“符号”按钮。
在弹出的“符号”对话框中选择需要作为项目符号的字符，然后单击“确定”按钮。
返回“定义新项目符号”对话框，单击“确定”按钮。返回文档即可查看设置项目符号后的效果。
提示
在“定义新项目符号”对话框中，单击“图片”按钮，可在弹出的“图片项目符号”对话框中选择图片作为项目符号；单击“字体”按钮，可对符号形式的项目符号设置字体格式。
为了更加清晰地显示文本之间的结构与关系，用户可在文档中的各个要点前添加编号，以便增加文档的条理性。
默认情况下，在以“一、”、“1.”或“A.”等编号开始的段落中，按下“Enter”键换到下一段时，下一段会自动产生连续的编号。
若要对已经输入好的段落添加编号，可通过“段落”组中的“编号”按钮实现，具体操作步骤如下。
打开“公司管理规范4.docx”文档，选中需要添加编号的段落，然后在“段落”组中单击“编号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“定义新编号格式”命令。
提示
在刚出现下一个编号时，按下“Ctrl+Z”组合键或再次按下“Enter”键，可取消自动产生的编号。
弹出“定义新编号格式”对话框，在“编号样式”下拉列表框中选择编号样式，本例选择“1,2,3…”，此时“编号格式”文本框中将出现“1.”字样，且以灰色显示，将“1”后面的“.”删除，在“1”前输入“第”字，在后面输入“条”字，单击“确定”按钮。
返回文档，保持段落选中状态，再次单击“编号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击之前设置的编号样式，即可看见所选段落应用了刚才自定义的编号样式。
下面将结合本章所学的设置段落缩进、间距，以及项目符号等知识，练习制作一篇“员工考核制度”文档。
打开“员工考核制度.docx”文档，选中标题行，在“段落”组中设置文本居中对齐。
选中第一行，在“段落”组中单击“编号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的编号样式，本例选择“一、二、三、…”样式，然后按照同样的方法设置其他同等级别的编号样式。
选中需要设置段落格式的段落，在“开始”菜单的“段落”组中单击右下角的“功能扩展”按钮。
弹出“段落”对话框，在“缩进”栏中设置“首行缩进：2字符”，在“间距”栏中设置段前段后各“0.5行”，且行距为“单倍行距”，设置完成后单击“确定”按钮。
将插入点定位到需要设置编号的段落中，单击“编号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的编号样式，本例选择“1.2.3.…”样式。
选中要添加项目符号的段落，单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的样式。
按照同样的方法为其他段落添加项目符号，完成设置后，单击快速访问工具栏中的“保存”按钮保存文档。
