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1.3 PPT设计的一般步骤
看着白花花的工作界面，沉思……该从哪里开始？先输入内容再设计模板？先设置颜色最后再美化？其实应该在草稿纸上分析该PPT，然后才慢慢地进行设计与制作，PPT设计一般有五个步骤。
“人们无法走没有终点的路，但只要有了终点无论多漫长的路都可以到达”，通俗的来说，就是人们在做事的时候往往需要一个明确的目标，才能确定奋斗的方向，到达成功的彼岸。
PPT的制作也是如此，它需要先从目标分析下手，具体来说有分析PPT制作的目的、分析观众心理及个性特点以及演示环境的分析等。
从PPT的制作目的来分析，通常包括分析PPT的用途，比如是企业宣讲、产品展示、工作报告还是其他？其次需要对观众进行分析，也就是说站在观众的角度进行定位，比如观众是哪些人，他们的年龄、文化、职业决定他们会有哪些需求？这是重中之重。
此外，常人在设计PPT时，常常忽略掉演示环境的分析，其实弄清PPT的放映环境是非常重要的，是会议室小环境投影放映？还是报告厅大环境投影放映？投影的效果如何？是否需要调整文字大小或页面设置来适应环境的变化？……这些对PPT展示有很大影响，需要因境而异。
电脑演示：电脑演示是指演示者通过电脑屏幕针对极少数受众的演示讲解。
提示：电脑屏幕一般较小，所以PPT背景不宜过分复杂，以简洁的浅色背景为宜，画面清爽，图表立体，重点突出，文字不宜过大。
会场演示：会场演示是指演示者通过投影、大型显示器等大型显示设备以及话筒等声音设备与多位受众之间进行的演示交流。
提示：会场演示时，切忌使用纯白或纯黑背景，且内容与背景之间的对比度要尽可能增大，以凸显主题和内容，并尽可能减少文字、放大字号，根据经验，汉字需在14磅大小以上为宜。
剧院演示：这是一种近年来在欧美悄然盛行的演示方式。以剧院或大型会议室为空间，通过大型背投展示出来，环境灯关闭，演示者站在投影前并用聚光灯照射。
提示：剧院演示时，观众视觉高度集中，就要求画面务必生动、背景务必简洁、画面切换务必频繁。同时，尽可能减少文字，尽可能使用16∶9的宽屏幕，以增强演示冲击力。
终上所述，只有通过这些目标分析，才能在设计PPT时踏出关键性的第一步。
专业PPT都有很强的逻辑性，这样才能在演讲过程中吸引观众。这里所指的逻辑性主要指单页幻灯片和整个演示文稿的逻辑结构。
整个演示文稿的逻辑结构前面进行了详细的讲解（详见1.2.2），它的结构方式主要有三种，说明式、并列式和剖析式；其次单页幻灯片逻辑结构也是必须的，它的逻辑结构主要有总分式、分总式以及并列式等。就像文章一样，除了文章的整体大纲要清晰，段落之间也要按照一定的逻辑结构，如总分式，第一句提出结论，然后再分别论述；并列式则展示几个并列的不同项或者同一项的不同方式；分总式是先展开论述，最后得出结论。
以上这些结构在PPT当中都是非常实用的，掌握逻辑的设计原则，在设计PPT的大路上便踏出了关键性的第二步。
“知识是帆船，智慧是船底，要维持协调的比例，否则会翻船”，布局设计就相当于PPT的船底，所以掌握了逻辑的设计后，还需要对演示文稿的布局进行设计。通常是在纸上画出布局草图，大致地确认每页幻灯片主题以及内容，以及用什么方式进行展示，比如是只放纯文字呢？还是放些图片？还是其他的视觉要素呢？……
布局的设计主要是为版面设计做铺垫，能够更好地确保PPT的条理性。
通过前面的分析与构思，下面将进入PPT的具体制作环节——版面设计，版面设计阶段，主要分为三个方面，文字设计、图形设计与色彩设计。
在文字设计时，改变那种长篇大论的“录入与复制”，大胆删除那些无关紧要的内容，尽量地精简文字，然后将文字的层次结构清晰地展现出来。当然，可能刚开始会很不习惯，不过，千万别放弃，总有一天会让你的观众赞不绝口。
需要注意的是，无论你的文档是书面报告还是演讲辅助，建议不要在一个页面上写过多的要点，为了帮助观众吸收PPT的内容，在设计文字内容时有以下几个小技巧。
一条一条地显示要点。
使用备注。
拆成多个页面。
分栏排版。
PPT内提供了很多现成的形状，比如箭头，禁止符号等，可为PPT的制作节省很多时间，而且形状的颜色、大小都可以根据实际需要随意地调整。
在版面设计时，需要深入地理解文字内容，若有可以用图形代替的文字，直接用图形表示会更加直观。
在设计色彩时，可以在母版视图中设置好整体效果，然后在普通视图中进行局部调整。比如，在选择背景时，需要注意背景颜色是否与内容有关？是否影响内容的阅读？
提示：在设计颜色时还可以参考某些知名网站主页，他们的页面设计全都是专业人士精心设计而成的，照搬过来，准没错。
PPT制作完成后，需要重新审视演示文稿的整体风格。比如，演示文稿的整体页面效果有没有和PPT内容混搭？是否符合企业的视觉形象？是否能够更好地展示企业的品牌效应……
如果出现以上疑问，不用担心，只需要对完成后的PPT进行整体的风格设计就OK了。风格统一主要有两个方面，一是通过添加某些元素促使整个演示文稿的统一，比如将企业的Logo、口号等添加到幻灯片的页眉处，然后添加页码等。另一点是细节的美化，比如将各个页面相同等级的内容字体设置为同一样式，以及各页面的页边距、对齐方式也设置为一致。
看到这里你可能会有疑问了，要是在很多页面上添加相同的元素，是不是要复制和粘贴N次才能完成呢？
当然复制和粘贴是一种方法，不过颇耗时，下面介绍一个比较常用的简便方法，单击“视图>幻灯片母版”命令，然后在这里只需添加一次，即可将某元素同时运用到多个页面上。
综上所述，PPT的设计从细微点分可以分成这5个步骤，此外从大体上来说还可以分为理解、构思和制作者三个步骤，当然不管是5步，还是3步，每个步骤之内又包含了多处细节。总之在设计PPT时，首先进行定位分析，然后分析演示的听众和环境，接着构思演示文稿的逻辑结构，设计布局，并收集好相关素材，完成后进入PPT的制作阶段，比如版面设计、风格统一美化。
提示：在进行PPT整体设计时，建议尽量保持页面的整洁与清爽。