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1.1 认识PPT软件
制作PPT的人都知道，PPT这东西看起来简洁又好看，一旦亲自操刀，就发觉还真不知道从哪里下手，怎么做？在解决这个难题之前，先笼统地认识PPT。
PPT也称为演示文稿，是由若干张幻灯片组合而成，且由声音、图片、文字等内容组合而成的复合文档，用于演示。而这里用于制作该PPT的软件就是PowerPoint。
要让PPT略胜一筹，使用PowerPoint 2013也是重要的一步，从专业角度看，PowerPoint 2013有以下几个优点。
从视觉效果上来说，大多数人都比较钟情于宽屏和高清格式，PowerPoint 也是如此。该版本具有 16∶9 版式，在放映演示文稿时两侧再也没有恼人的空白，可以尽可能地利用宽屏。
PowerPoint 2013加入和改进了许多设计工具，可以帮助我们制作更加优秀的PPT演示文稿。
（1） 新主题与主题变体
主题现在提供了一组变体，也就是在主题结构大致不变的情况下，提供了多组调色板和字体系列样式，当然，PowerPoint 2013也提供了符合新的宽屏主题。在“启动屏幕”或“设计”选项卡中即可选择一个主题和变体。
（2） 均匀地排列和隔开对象
无须目测幻灯片上的对象以查看它们是否已对齐，当对象（图片、形状等）距离较近且均匀时，智能参考线会自动显示，并告诉对象的间隔均匀。
（3） 动作路径的改进
当创建动画的动作路径时，PowerPoint 会显示对象的结束位置，且原始对象始终存在，而“虚影”图像会随着路径一起移动到终点。
（4） 合并常见形状
选择幻灯片上的两个或更多常见形状，并进行组合以创建新的自定义形状和图标。
（5） 改进的视频和音频支持
PowerPoint 3013支持更多的多媒体格式，例如，.mp4、.mov、H.264视频和高级音频编码（AAC）音频等更多高清晰度内容，PowerPoint 2013也内置了更多的编解码器，因此，再也不必针对特定文件格式，安装它们即可。
（6） 取色器，实现颜色匹配
可以直接从屏幕上的对象中捕获精确的颜色，取色器执行匹配工作，即可将其应用于任何形状。
PPT的用途很多，从应用的方式和目的上来说，常用的主要有以下3种。
辅助演讲。
自动演示。
屏幕阅读。
像我们所看到的婚礼演示PPT，就是利用了PPT的自动演示和屏幕阅读的功能。用途决定PPT的设计方式，不同的PPT在设计上会有很大的区别。这样就要求我们在设计PPT的时候，掌握它的特点，灵活处理。
提示：婚礼用PPT采用自动演示的方式放映，能带动大家一起回忆，渲染现场气氛。
再来说用来辅助演讲的PPT，这类PPT视觉效果要求高，经常需要设计得美轮美奂。它不需要太多的文字，列出重点和关键点即可，演讲者在讲解时根据要点展开介绍，这类PPT大多需要投影播放，所以用大一点的字体更加醒目。在实际的工作生活中，常见的应用有项目方案演讲、培训等。
当一份PPT需要用投影仪播放演示时，对PPT中视觉、声效、动画和色彩等都有更高的要求，因为在播放时考虑到没有人介绍和讲解PPT，所以除了要有极好的视觉效果，内容上也要做到生动、细致。
PowerPoint的用途多种多样，根据应用主体、内容、目的要求的不同，可以将PPT大致分为以下几个类别，而每种不同类型的PPT，都有不同的特点，这需要我们在设计PPT的时候对素材进行区分，而熟悉了这些特点就能让我们在制作PPT时游刃有余、信手拈来。
作为一种新潮、最有效的商务沟通方式，PowerPoint的用途不下百种，而且还在不断延伸。但根据应用主体、内容、目的以及要求的不同，我们把最常用的PowerPoint分为八大类，并对它们各自的特点进行分析。
年终需要总结、项目需要总结、活动需要总结、学习需要总结、执行更需要总结……。有工作，就需要总结；有总结，自然要汇报，制作工作报告PPT时有以下几个定位。
用色传统：如“科技蓝”、“中国红”。
背景简洁：由色块、线条以及简单点缀图案组成。
框架清晰：由前言、背景、实施情况、成绩与不足、未来规划等这几部分组成。
画面丰富：艳丽的图标色彩、质感、内容与背景高度对比的画面风格。
图片较多：背景图、点缀图表、衬托图片等适当放置，“眼见为实”是人的普遍心理，图片的大量应用会大大增加业绩的说服力。
动画适当：适当加入动画效果不仅让PPT变得鲜活，而且更有利于理清思路，强化PPT的说服力。
企业宣传PPT具有时效性，也能营造整体氛围，且投资成本低，动静结合，听说互动。营销人员可根据PPT内容进行讲解，随心所欲，既能宣传公司形象，也能展现个人魅力。企业宣传PPT具有以下几个定位。
专业：企业宣传PPT代表了一个公司的实力、文化和品牌，要与企业主题色、主题字、画册、网页等保持一致，制作精美、细致。所以一般要由专业企划人员和设计人员制作。
直观：综合运用图表、图片和动画等手段，实现可视化、直观化的表达效果。
PPT是项目宣讲最理想的工具，在各类竞标方案中已得到普遍应用，它主要有以下几个定位。
站在客户的立场制作：如果客户是专家，则PPT尽量专业；如果客户是外行，则PPT尽量通俗易懂；如果客户参差不齐，则以决策者的情况为标准。
为客户量身定做：依据客户的主题色、主题字制作，加上客户的Logo，并说明与客户联合进行，相信客户能体会到你的良苦用心。
尽可能具体：在某些重要环节让客户看到你的付出、你的成果，这会大大增加你的得分。
大部分的学校上课时都会使用到课件，它形象地将老师要表达的观点以文字、图形、动画的方式向学生展示出来。
它需要对以下几点进行定位。
善于举例：道理总是让人难以理解，举一个例子则可以少费很多口舌。
善用比较：让学员容易理解，过目不忘。
生动多变：不要让PPT停留在一个画面过久，否则会让观众产生厌烦情绪。
情节起伏：尽量避免一张背景从头用到尾，过渡页的应用、色彩的变化，以及个性化、趣味话图片的应用都能让学员为之心动。
提示：上课时需要用到的课件及培训课件等多用来辅助教学，应尽量避免枯燥呆板，内容要丰富生动，在图片的选用上多用幽默风趣且符合主题的创意图片。
客户中的决策者一般不可能花费大量的时间研读页数过多的咨询报告，若把研究成果浓缩成一个30页的PPT，让客户半个小时掌握最核心的观点，自然会更加彰显你的价值。咨询方案类PPT主要有以下几个定位。
推理严谨：为了让客户主动得出结论，大量使用图表，会让推理环环相扣，引导客户主动认同该观点。
画面简洁：简洁的内容有时候更能彰显专业与可信度。
有理有据：让每个数据都有来头。
在婚庆典礼上播放温馨的PPT，能为婚礼现场增光添彩。它主要有以下几个定位。
真情动人：把生命中最真挚的一幕给别人分享，自然能让观众动容。
幽默感人：给观众一点惊喜，幽默的东西往往让人回味无穷。
精彩迷人：当你们白发苍苍的时候，蓦然回首，也许这套PPT是你们最美的回忆。别让它有缺陷，设计再美一些，细节再进一步。
如果说婚庆礼仪PPT是完全属于自我的，竞聘演说PPT则是自我个性与集体精神的结合体。它有以下几个定位。
突出个性：年轻人青春活泼；中年人沉着冷静；年长者历练深厚，以上都可以通过画面表现出来。
展现集体：把个性与公司结合起来，别忘了显示单位的Logo、图案、主题色以及与集体的大合照。
包括游戏、故事、哲理短片、动作影片、音乐动画等，国内外PPT爱好者尝试过各种各样、五彩纷呈的作品。我们倡导简单、有趣、轻松又不低俗的PPT休闲作品，便于白领、商务人士之间分享与传播。