iWork 指的是macOS的工作三件套—— Pages、Keynote 和 Numbers,它们以免费、轻便、易用著称,但是你也可能听到有人抱怨 iWork 的兼容性不好,很难和朋友一起协作。
实际上,iWork自带了协作功能,不需要依赖特定的操作系统,不仅 macOS用户之间可以轻松合作,Windows 用户也能加入协同编辑中来。
找到并单击 协作 按钮,这个按钮一般是工具栏上的一个人形图标,如下图所示,如下图所示。
在弹出的 添加用户 窗口中,选择你希望发送邀请的形式,如邮件等,单击 共享 按钮即可。有时你可能希望对方只能查看、不能修改,这时可以根据实际需求修改 共享选项 ,如下图所示。
当开启协作以后,你可以根据文档中的颜色来判断谁正在编辑文档中的哪一部分,如下图所示,再也不用跑到微信群里问“刚才是谁把第一段删了”。
macOS 用户一股会使用电脑自带的 iWork 办公套件,它们的文件直接保存在iCloud 中,用户可以方便地在 iPhone、iPad 上打开、编辑。但是,如果身边只有安装了 Windows 的计算机,又急需查看或编辑这些文件,该怎么办?
教你一个应急的办法,只要有浏览器、网络,就能打开 iWork 文件。
打开 iCloud 网站并登录,进入下图所示的启动台界面。
单击其中的图标就能打开Pages 文稿、Numbers 表格、Keynote 讲演等应用程序。
以 Pages 文稿为例,打开后可以看到所有保存在 iCloud 中的文稿,并可以直接进行编辑,如下图所示。
在这里创建的新文稿也会默认保存到 iCloud 中,在登录相同账户的 macOS 中打开 Pages 文稿就可以看到。
此外,当鼠标光标移动至文件上方或直接单击选中文件时,其右下角会出现一个黑色图标。单击后可以看到下图所示的菜单。可以在这里下载该文件的 Pages 、PDF、Word 和 ePub 等格式 的文件到当前电脑中,也可以进行复制、删除、与其他人协作等操作。发送副本功能则可以将 Pages 、PDF、Word 和 ePub 等格式的文件 直接通过 iCloud 邮件发送给其他人。
如果想要切换至 iCloud 中的其他应用程序,可以单击左上角的 iCloud Pages文稿 以显示应用程序菜单,然后进行选择,如下图所示。
macOS 版 iWork 应用程序所具备的功能,iCloud 版基本都包含,但也有一些限制,包括:
◎打开文件的体积最大为 1 GB。
◎添加的图片的体积每张最大为 10 MB。
◎共享文稿最多可供 50 人查看和编辑。
对于临时编辑和查看,这些功能已经足够了。
现在的文件处理和以往的有所不同,很多时候需要很多人同时编辑一份文件,无论是幻灯片、数字表格,还是普通文稿,iWork 上有几个重要功能可以帮助你,比如修改追踪和批注。
在团队合作处理一份文件时, 你可能希望实时看到每个人具体做了哪些修改,这时候可以使用修改追踪。 修改追踪是一个非常实用的文件审核功能,它会记录开启追踪功能以后对这份文件的所有修改,在合作模式下还会记录所有人所做出的修改请求,如下图所示。值得注意的是,在合作模式下,只有合作文件的发起者可以决定是否采纳修改建议,避免文件被随意改动。
若团队中有人意见不合、需要对文件的某个部分进行讨论,或者你需要给文件做一些标注以便以后重新思考,都可以使用批注功能。你可以在想要标记或修改的地方定住光标,然后单击 插入→批注 菜单命令,与你合作的人可以看到你的批注并添加回复,如下图所示。