“互联网+”是把互联网的创新成果与经济社会各领域深度融合,推动技术进步、效率提升和组织变革,提升实体经济创新力和生产力,形成更广泛的以互联网为基础设施和创新要素的经济社会发展新形态。近些年来,“互联网+”逐步深入人心,已经改变着各行各业。会计工作的许多方面也与互联网开始深入融合,网络代理记账、在线财务管理咨询、云会计与云审计服务等第三方会计审计服务模式初现端倪;以会计信息化应用为基础的财务一体化进程不断提速、财务共享服务中心模式逐渐成熟;联网管理、在线受理等基于互联网平台的管理模式成为会计管理新手段。
在互联网时代下,企业间的竞争非常激烈,谁掌握了先进的科学技术和最新的商务信息,谁就会在竞争中处于领先地位。在电子商务中,企业运用各种现代化的电子信息工具,使得各经济主体间的经济交易得以迅速、准确进行。会计作为一种以提供财务信息为主的经济信息系统,必须采用多样化、现代化的手段为企业服务。网络会计的出现,打破了原先束缚会计自由发展的桎梏,会计信息化早已从会计电算化过渡到互联网管理、在线受理等,并且全球账簿应运而生。
电子商务要求会计服务范围更加广泛。电子商务是基于网络、信息社会的产物,其活动领域可以形成从政府到市场,从市场到生产,从生产到消费者的许多方面的网络与联系,即将原有的商务活动扩散,延伸到商品生产企业的采购、销售环节;延伸到政府的贸易、调控、采购部门;延伸到消费者的办公室、家庭等网络可以到达的一切地方,从而形成了全球统一、规范竞争的有序的大市场。而会计为了更好适应电子商务的客观要求,服务于这个大市场,其服务范围也应不断扩大,不但要服务物质生产领域,而且还要服务非物质生产领域,如政府、流通行业、消费者以及国内外贸易的各个方面。网络代理记账、在线财务管理咨询、云会计与云审计服务等第三方会计审计服务模式初现端倪。
财务共享服务中心(Finance Shared Service Center,简称FSSC)作为一种新的财务管理模式正在许多跨国公司和国内大型集团公司中兴起与推广。财务共享服务中心是企业集中式管理模式在财务管理上的最新应用,其目的在于通过一种有效的运作模式来解决大型集团公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端。“财务共享服务”(Finance Shared Service,简称FSS)最初源于一个很简单的想法:将集团内各分公司的某些事务性的功能(如会计账务处理、员工工资福利处理等)集中处理,以达到规模效应,降低运作成本。目前,众多《财富》500 强公司都已引入、建立“共享服务”运作模式。根据埃森哲公司(Accenture)在欧洲的调查,30多家在欧洲建立“财务共享服务中心”的跨国公司平均降低了30%的财务运作成本。
电子发票本身就是互联网时代的产物。没有互联网,就不可能出现电子发票。2012年初,在北京、浙江、广州、深圳等22个省市开展网络(电子)发票应用试点后,国家税务总局在发布的《网络发票管理办法(征求意见稿)》中提到,国家将积极推广使用网络发票管理系统开具发票,并力争在三年内将网络发票推广到全国。
2013年6月27日,北京市国家税务局、北京市地方税务局、北京市商务委员会、北京市工商行政管理局发布关于电子发票应用试点若干事项的公告。公告称,自2013年6月27日起,在北京市开展电子发票应用试点。2018年,全国开出电子发票43.5亿张。电子发票的出现大大提高了行政管理效率,降低了企业经营成本,节约了社会资源。据京东商城介绍,2018年开具电子发票14亿多张,节省打印耗材及相关人工成本约4亿元。电子发票加速了会计工作信息化和网络化的速度,给会计信息记录和处理带来极大的挑战和机遇。
面对互联网时代会计工作的变革,会计档案工作也面临着不少挑战。
互联网时代,财务共享服务中心模式逐渐成熟。财务共享服务中心模式实行会计在线服务,打破了会计服务模式的地域限制,会计信息跨地域传送和共享。这在客观上要求会计资料的归档收集、整理、鉴定以及会计档案的保管、利用等均需采用在线的跨地域管理方式。不少企业正是因为无法解决数量庞大的纸质会计资料的跨地域流动,从而放弃了财务共享服务中心模式的实施。有的企业为了实施财务共享服务中心模式,不得不在纸质档案的跨地域流动花费更多的费用,抵消了财务共享服务中心模式的节约效应。会计档案电子化单轨制管理模式正是在中国电信集团、中国人保财险集团公司等实施财务共享服务中心模式时提出的。
为了适应互联网时代的会计工作,财政部下发了《企业会计信息化工作规范》,企业会计资料正式由纸质载体转变为电子载体。2012年,国家推出电子发票,截至2019年初,电子普通发票开票量占到总开票量的半数以上,会计资料中电子载体的发票越来越多。近期财政部票据管理中心也正式实施财政票据的电子化管理,财政票据也由纸质载体转变为电子载体。会计资料载体的变化直接决定了会计档案载体由纸质向电子的转变,而且其转变速度远超其他类别的档案。当前,尽管我国电子档案管理技术日臻成熟,但仍有部分关键技术等待攻克,电子会计档案的出现,给会计档案工作提出了较大的挑战。
随着经济发展,商务活动变得更加频繁,商务交易量增长迅速。互联网技术的运用,交易信息记录更加方便,这使得会计信息数量以几何级数增加,随之而来的会计资料和会计档案的数量以前所未有的速度增长。财务共享服务中心模式使分散的会计档案走向集中,会计档案数量增加速度明显高于非共享模式。会计档案数量增长,给会计档案工作提出了挑战。
在互联网时代,市场竞争非常激烈,在商务活动中,各经济主体间的经济交易必须迅速、准确进行。会计档案作为经济主体的一部分,其管理工作也要求更高效率,以满足交易、决策、管理等迅速、准确地进行。
在互联网时代,大数据技术得到青睐。经济主体已不满足于传统纸质会计档案管理模式下仅提供一维会计档案信息,而且要求能提供多维信息,以便于在大数据技术中应用,使会计档案信息为运营、管理、决策、分析等提供更好的服务。
互联网时代给会计档案工作带来了巨大挑战,客观世界往往是机遇与挑战并存,会计档案工作也不例外。
互联网时代,会计档案管理对象的载体由纸质的变为电子的,会计档案的形态由模拟的变为数字的,会计档案信息的传输变得更加方便;与此同时,会计档案工作还运用互联网技术,加速了会计信息的流动,加快了处理会计档案的速度,会计档案管理效率大幅提高。据中国人保财险集团公司对实施会计档案电子化转型前后的对比显示,会计档案管理工作电子化后管理效率提高了3倍多,以前需要4人管理会计档案,现在只需1人。互联网技术的运用,也使会计档案信息提供利用的效率大幅提高,会计档案利用可突破时空限制。
财务共享服务中心模式、电子发票的应用、会计信息化的快速发展,促使会计档案管理加速电子化转型升级。但反过来,会计档案管理电子化的转型升级也有力地促进了财务共享服务中心模式的发展,使之得以在更大范围实施;同时,会计档案管理电子化的转型升级也有力地促进了电子发票的应用,使电子发票的推广应用速度明显加快。更为重要的是,会计档案管理电子化的转型升级也解决了因会计数据迅速增长而使会计业务系统超负荷运行问题,解决了会计数据的长期保存问题,有力地促进了会计信息化的发展。
互联网时代,会计档案管理融入并应用互联网技术,使会计档案管理实现了电子化,使会计档案的利用方式得到了革命性的变革。与此同时,各单位基于财务共享服务中心建设、电子发票应用、电子商务体系建设等需要,加大对会计档案电子化转型投入的力度,使会计档案管理得到了长足发展,成为国内率先实现电子化单轨制归档的档案类别。
1.实现管理手段的信息化
管理手段的信息化,是应对当前会计档案管理工作挑战的必由之路。不实现管理手段的信息化,会计档案管理不仅无法应对和满足当前会计业务发展的需要,也无法融入会计业务工作,最终会使会计档案管理失去其应有的作用。管理手段的信息化是当前档案管理发展的方向,当然也应该是档案部门工作的方向。
2.服务方式网络化
传统的会计档案服务方式受地域和时间限制,远不能满足互联网时代会计业务工作和政治、经济、文化等发展的需要。要满足当前各方面对会计档案管理的需求,就必须实现服务方式的网络化,使会计档案的各种服务突破时空限制,从而促进财务共享服务中心建设、电子发票应用、电子商务体系建设等需要。
3.共享利用知识化
互联网技术的应用催生了大数据技术。大数据背景下,各单位对更深层次和多维会计信息的利用提出了更高的需求,这种需求本质上是利用大数据、知识管理等技术将会计信息转化为知识,因此,互联网时代,共享利用知识化是会计档案管理转型升级的又一大方向。
前面论述了互联网时代会计档案管理转型升级的方向,但转型升级必须通过以下几个方面的工作来实现。
1.实现会计档案资源的电子化
会计档案资源的电子化主要是对电子会计资料实现电子化单轨制归档,使其归档后仍旧保持电子化(数字化)状态,而不是打印纸质会计资料归档。要实现电子会计资料的电子化单轨制归档,会计业务系统要开发归档接口、设计电子会计档案的存储格式、规划电子会计档案的元数据、设计归档流程等。
2.实施电子档案管理系统
实现对电子会计资料的收集归档,实现会计档案管理手段的信息化,实现会计档案的网络服务等,都离不开实施电子档案管理系统。实施电子会计档案管理系统可通过购买、自主开发等方式,这是当前档案信息化工作的主要内容。
3.建立适应电子商务发展的会计档案管理模式
要实现会计档案管理的转型升级,仅有手段上的转变还远远不够,还要建立适应互联网时代业务需要的会计档案管理模式,即由分散走向集中,由手工管理模式向信息化管理模式转变。
4.转变观念,融入电子商务
要实现会计档案管理的转型升级,有手段、技术、管理对象等方面的转变还不能顺利实现,还必须要有思想上的转变。因此,要将会计档案管理从传统方式走向互联网方式,还要转变观念,要由被动服务向主动服务转变,由封闭向开放、共享转变。要对会计档案工作人员进行新思想、新理念的教育引导,使之树立主动作为、开放、共享的理念。要将会计档案管理融入电子商务之中,识别电子商务的需求,主动作为,真正体现档案工作围绕中心、服务大局的理念。