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第二节
我国会计档案管理制度及体制

一、我国会计档案管理法律、法规及制度

涉及会计档案管理的法规有法律、行政规章及规范性文件,主要有以下。

(一)法律

1.《档案法》

《中华人民共和国档案法》第二十四条规定“下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的;(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;(三)涂改、伪造档案的;(四)违反本法第十六条、第十七条规定,擅自出卖或者转让档案的;(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;(六)违反本法第十条、第十一条规定,不按规定归档或者不按期移交档案的;(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;(八)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。在利用档案馆的档案中,有前款第一项、第二项、第三项违法行为的,由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告,可以并处罚款;造成损失的,责令赔偿损失。企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的,由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告,可以并处罚款;有违法所得的,没收违法所得;并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。”

第二十五条规定“携运禁止出境的档案或者其复制件出境的,由海关予以没收,可以并处罚款;并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门;构成犯罪的,依法追究刑事责任。”

2.《会计法》

《中华人民共和国会计法》第四十二条规定“未按照规定保管会计资料,致使会计资料毁损、灭失的,由县级以上人民政府财政部门责令限期改正,可以对单位并处三千元以上五万元以下的罚款;对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,可以处二千元以上二万元以下的罚款;属于国家工作人员的,还应当由其所在单位或者有关单位依法给予行政处分:构成犯罪的,依法追究刑事责任。会计人员未按照规定保管会计资料,致使会计资料毁损、灭失,情节严重的,由县级以上人民政府财政部门吊销会计从业资格证书。”

第四十四条规定“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告,构成犯罪的,依法追究刑事责任。”

3.《刑法》

《刑法》第三百二十九条规定“抢夺、窃取国家所有的档案的,处五年以下有期徒刑或者拘役”,“违反档案法的规定,擅自出卖、转让国家所有的档案,情节严重的,处三年以下有期徒刑或者拘役”。

(二)行政规章

1.《会计档案管理办法》

这是为专门规范会计档案管理而出台的部门规章,由财政部和国家档案局联合制发。《会计档案管理办法》的内容将在第二章专门介绍,本节不介绍。

2.《档案管理违法违纪行为处分规定》(国家档案局令第30号)

该规定于2013年由监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合下发,其中多项条款适用于会计档案管理,主要条款如下:

第三条规定“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的,对有关责任人员,给予警告处分;情节较重的,给予记过或者记大过处分;情节严重的,给予降级或者撤职处分。”

第四条规定“拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的,对有关责任人员,给予警告或者记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职处分。”

第五条规定“出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的,对有关责任人员,给予撤职或者开除处分。”

第六条规定“利用职务之便,将所保管的档案据为己有的,对有关责任人员,给予记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分。”

第七条规定“因工作不负责任或者不遵守档案工作制度,导致档案损毁、丢失的,对有关责任人员,给予记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职或者开除处分。”

第八条规定“擅自销毁档案的,对有关责任人员,给予记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职或者开除处分。

第九条规定“有下列行为之一的,对有关责任人员,给予记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分:(一)涂改、伪造档案的;(二)擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。”

第十条规定“携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的,对有关责任人员,给予警告、记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分。”

第十一条规定“有下列行为之一的,对有关责任人员,给予警告、记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分:(一)擅自提供、抄录、复制档案的;(二)擅自公布未开放档案的。”

第十二条规定“有下列行为之一,导致档案安全事故发生的,对有关责任人员,给予记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分:(一)未配备安全保管档案的必要设施、设备的;(二)未建立档案安全管理规章制度的;(三)明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。”

第十三条规定“有下列行为之一的,对有关责任人员,给予记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分:(一)档案安全事故发生后,不及时组织抢救的;(二)档案安全事故发生后,隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的;(三)档案安全事故发生后,干扰阻挠有关部门调查的。”

第十四条规定“在档案利用工作中违反国家规定收取费用的,对有关责任人员,给予记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分。”

第十五条规定“违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的,对有关责任人员,给予警告或者记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职处分。”

第十六条规定“拒不按照国家规定开放档案的,对有关责任人员,给予警告、记过或者记大过处分。”

第十七条规定“因档案管理违法违纪行为受到处分的人员对处分决定不服的,依照《中华人民共和国行政监察法》《中华人民共和国公务员法》《行政机关公务员处分条例》等有关规定,可以申请复核或者申诉。”

对于企业不属于公职人员的,应按照各企业制定的档案违法违纪行为处罚规定予以处罚。

(三)规范性文件

1.《会计基础工作规范》

《会计基础工作规范》对会计基础工作的管理、会计机构和会计人员、会计人员职业道德、会计核算、会计监督、单位内部会计管理制度建设等问题作出了全面规范,一方面为各基层单位和广大会计人员开展会计基础工作提出要求和示范,使加强和改进会计基础有明确的目标和具体努力方向,以此推动各单位的会计基础工作逐步规范化、科学化、现代化;另一方面,为各级管理部门管理会计基础工作、检查会计基础工作情况提供政策依据和考核标准,督促各单位不断改进和加强会计基础工作。《规范》共六章一百零一条,第一章总则,第二章会计机构和会计人员,第三章会计核算,第四章会计监督,第五章内部会计管理制度,第六章附则。其中在第十一条规定,各机构必须设置会计档案管理岗位。第十二条规定,出纳不得兼任会计档案保管工作。第四十条规定,“各单位的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料,应当建立档案,妥善保管。会计档案建档要求、保管期限、销毁办法等依据《会计档案管理办法》的规定进行。实行会计电算化的单位,有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。

2.《企业会计信息化工作规范》

《企业会计信息化工作规范》于2013年12月6日财政部印发,涉及会计档案管理的是第十三条,其中规定“会计软件应当具有会计资料归档功能,提供导出会计档案的接口,在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面,符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求”。

3.《会计案卷格式要求》

《会计案卷格式要求》于2009年11月2日发布,2010年1月1日实施,标准号为DA/T 39—2008,规定了会计档案卷(盒)及其有关表格的项目设置、规格、质量要求,是有关会计档案管理的唯一一份档案行业标准。

二、会计档案工作的宏观管理体制

会计档案工作宏观管理体制的规定体现在《会计档案管理办法》第四条,即“财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。”“县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。”这条规定表明,我国会计档案管理工作坚持统一领导、分级管理的原则。财政部和国家档案局是全国会计档案工作的行政主管部门,对全国会计档案工作进行统一领导;各地会计档案工作的监督和指导由其所在地的地方人民政府财政部门和档案行政管理部门具体负责。这样,既可以防止会计档案工作政出多门、无人负责,又可以防止会计档案多头管理、分散流失。

三、会计档案管理的微观体制

会计档案工作微观管理体制是指一个单位内部的会计档案管理体制,对此,《会计档案管理办法》通过多项条款进行了规定,分别如下:

第五条 单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第十一条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁。

(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。

第二十六条 单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。

根据上述规定,单位内部会计档案管理是一种既分工又协作的关系。各方职责如下。

(一)企业负责人会计档案管理职责

1.建立档案机构

各单位应根据本单位生产经营的规模和管理要求,设立相应的档案管理机构或者配备相应的档案工作人员。单位的档案管理机构不一定是专门的机构或部门,也可由单位的综合部门承担;对于规模较小、业务简单的单位,可以仅配备兼职的档案工作人员,或者委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。代为管理档案的机构的档案人员、档案业务流程、保管档案的库房以及设施设备等也应当满足档案管理的相关要求。

2.建立会计档案管理制度

建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度。

3.为会计档案工作配备必要的设备

采取可靠的安全防护技术和措施,配备必要的设备。

(二)会计部门职责

根据《会计档案管理办法》第十条要求,单位的会计机构的职责是:按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。还有一项工作就是进行到期档案的销毁监督。

(三)档案部门的职责

单位的档案部门负责管理本单位的会计档案。这里的管理是指保管、鉴定、利用、销毁,对所属单位的会计档案工作实行监督和业务指导。

(四)其他部门的职责

其他部门为信息技术部门、保密部门、法律及其他有关部门,它们的职责是协助档案部门开展到期档案的鉴定工作,参加到期档案的鉴定会议。

(五)会计档案工作协调机制

为了做好到期档案的鉴定工作,要求各单位在鉴定会计档案时,成立会计档案鉴定小组(或委员会、临时会议),由档案部门牵头,会计、财务、审计、法律、资产管理等部门组成或参加。

(六)会计档案管理工作外包

单位如自身不具备会计档案管理能力,或是从经济性考虑,也可将会计档案工作外包。一是将会计档案工作委托给代理记账机构。委托人委托代理记账机构代理记账,应当在相互协商的基础上,订立书面委托合同。委托合同除应具备法律规定的基本条款外,应当明确下列内容:

(1)双方对会计资料真实性、完整性各自应当承担的责任;(2)会计资料的传递程序和签收手续;(3)编制和提供财务会计报告的要求;(4)会计档案的保管要求及相应的责任;(5)终止委托合同应当办理的交接事宜。

代理记账机构接受委托对单位的会计档案进行管理的,应当遵照《会计档案管理办法》的有关规定。

代理记账机构如满足《会计档案管理办法》第八条、第九条规定条件的,可以利用信息化手段管理委托人的电子会计档案。

单位也可以仅将会计档案的管理工作(包括整理、保管、利用、销毁等工作)外包给其他有关机构,但过程必须符合《档案服务外包工作规范》。

还有一种情况,单位将会计档案管理工作委托给下属单位,既不签订合同,也不支付费用。这种情况也应遵照《会计档案管理办法》及《档案服务外包工作规范》。 nK8m5bJpgogUu/FdTEGQ/pbC0iRng0d2sOZS07lkWM45Q24ioxSDDCOzJtNtddGm

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