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有多个文献讨论了会计档案的定义。最新修订的《会计档案管理办法》将会计档案定义为“单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”。
而会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料，来源包括从外部获得和单位在核算过程中产生的，形式包括纸质和电子两种形式。
可以从以下两点对会计档案和会计资料进行区别：
第一，会计档案是由会计资料有条件转化而来的，会计档案和会计资料是同一事物在不同阶段的不同形态。首先，会计档案是办理完毕的会计资料。这里说的办理完毕一般是指核算行为已经完成，如会计凭证已经正式生成等，而处于审批流程中的会计凭证则属于会计资料，不属于会计档案。其次，会计档案是具有保存价值的会计资料。单位在日常会计核算过程中会产生大量的会计资料，但不是所有的会计资料都要作为会计档案，如在会计核算中间环节进行试算平衡所形成的草稿，由于试算平衡的结果将最终反映到会计凭证上，所以，试算平衡的草稿就不作为会计档案保存。再次，会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料。即会计档案是将会计资料按照档案管理的相关要求进行整理而形成的，而不是将会计资料无逻辑、无序地堆砌。
第二，会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形成的各种形式的会计资料。其中，外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够证明经济事项实际发生的会计资料，主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、银行回单、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。当前国家正在推进电子发票工作，符合相关要求的电子发票可以作为外部接收的会计资料予以归档。内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料，主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿，月度、季度、半年度、年度财务会计报告等，以及单位内部相关管理系统生成的据以进行会计核算的凭据，如固定资产管理系统导出的计提折旧的资料、税务管理系统导出的计算所得税的资料等。
电子会计档案属于会计档案。电子会计档案是指具有凭证、查考价值并归档保存的电子文件。电子文件是指企业在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。因此，电子会计档案具有如下特征：第一，电子会计档案的来源是计算机等电子设备，即电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息；第二，电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；第三，电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施中，也可以存储在第三方提供的云存储空间中。
理论界对会计档案管理尚无统一的定义，《会计档案管理办法》第五条，“单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全”。据此，我们可以对会计档案管理定义为：单位采取可靠的安全防护技术和措施对会计资料进行收集、整理，并对会计档案进行保管、利用、鉴定、销毁等，保证会计档案的真实、完整、可用、安全的过程。
该定义包含以下含义：
1.会计档案管理分为两大阶段
即会计档案管理包括会计资料管理和会计档案管理两个阶段，前者包括会计资料的收集、整理，保管一定时间（不多于3年）后向档案部门移交，这个阶段的工作主要由会计部门负责。会计档案的保管、利用、鉴定和销毁四个环节的工作，主要由档案部门负责。
2.会计档案管理需要一定的物质技术条件。
3.会计档案管理的目标是保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
通过检索文献，发现并没有专门针对会计档案管理历史的研究。我们认为，会计档案工作是与会计工作相伴而生的，随着会计工作和档案事业的发展而发展。自新中国建立以来，我国的会计档案工作经历了附着阶段、规范化阶段、信息化阶段和互联网阶段四个阶段。
会计档案工作是与会计工作相伴而生的。新中国建立后，我国在借鉴苏联会计模式的基础上，继续使用复式记账法，结合我国实际，逐步建立了我国会计制度。在会计制度中，也包括了会计档案管理制度。此时，并没有建立独立的会计档案管理制度。
随着我国经济的发展，会计档案越来越多，制定专门的会计档案管理制度提上议事日程。1984年6月1日，《会计档案管理办法》第一次正式出台，会计档案工作进入规范化管理阶段。
随着信息技术的应用和档案信息化的发展，会计档案也开始应用信息技术实现信息化。1999年，修订《会计档案管理办法》，加入了应用信息化技术的内容。但信息技术在会计档案管理中的应用仅限于目录管理和票据扫描。后来，会计档案管理的标准规范进一步完善，2008年，《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）出台，对会计档案的案卷格式进行了规范。
随着互联网技术的应用，财务共享机制得到推广，原有的会计档案管理微观体制已不能满足企业的需要，对会计档案的电子化管理和电子单轨制提出迫切的需求。2012年，国家档案局联合国家发展改革委、财政部、国家税务总局开展会计档案电子化综合管理试点，对会计档案电子化和电子发票的归档进行试点，揭开了互联网时代会计档案工作的序幕。2015年，新修订的《会计档案管理办法》出台，将前期试点形成的会计档案电子化单轨制管理经验转化为管理制度，会计档案的信息化走在了档案信息化的前列。
会计资料是会计档案的前身。一直以来，我国会计工作形成的会计资料是纸质载体的，但随着信息技术的应用，会计资料开始以电子载体形式出现。尤其是《企业会计信息化工作规范》的出台，正式承认了电子会计资料的合法性。电子会计资料即由计算机生成、传输并以电子形式存在的会计资料。为适应会计信息化工作需要，电子会计档案应运而生。根据《会计档案管理办法》，电子会计档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储并归档保存的电子会计资料。在这里，电子会计资料相当于我们在研究电子档案时的电子文件。本书会交替使用电子会计资料和电子文件，前者是特指电子会计档案完成归档前的状态，后者泛指电子档案完成归档前的状态。随着会计信息化的发展，电子会计资料和电子会计档案会越来越多，将成为会计档案管理工作的主要对象。