第二节
保管

一、会计档案的保管要求

会计档案保管是各单位档案工作的一项必要职责。科学合理的会计档案保管工作，一方面可以使档案收集、整理、鉴定等各项工作的成果得到维护，并使会计档案始终处于一种有序的便于管理的状态之中；另一方面也可以为会计档案的编目和检索、数据挖掘和组织、会计信息的分析加工等工作提供必要的条件。

（一）会计档案的入库登记

为了保证入库会计档案的安全保管，会计档案管理部门应当建立会计档案保管登记制度。会计档案的保管登记一般可采用“会计档案登记簿”的形式来完成。登记簿是档案保管部门依据会计档案接收入库的时间顺序，直接由会计档案管理人员负责填写的。通过这种管理工具，可以有效地了解和控制会计档案入库的数量。

（二）会计档案存放地点索引

会计档案存放地点索引，又称会计档案存放位置索引，是为了库房管理人员能够及时了解库藏会计档案的放置情况和迅速取放档案，而编制的一种指明会计档案存放物理空间位置的管理工具。一般是以会计档案为主线编制的。其基本著录项目包括：全宗名称、库房位置、存放档案的类名及档号、库房放置地点及备注。

（三）会计档案库房的防光、防霉、防虫、防火、防有害气体

会计档案库房防光的重点是防紫外线。因为档案载体材料的光老化和字迹褪色都与紫外线辐射引起的一系列化学反应有着密切联系。会计档案库房的防光措施有：控制库房的光照度，一般以不超过50勒克司为宜；注意库房窗户的朝向，在库房的西面和东面墙上不宜设窗；适当减小窗户的面积，采用能够减少通光量的玻璃，如茶色玻璃、吸热玻璃、毛玻璃、花纹玻璃等；设置遮幕措施；控制照明灯具的数量；在窗户玻璃和荧光灯管壁上涂上紫外吸收剂；尽量选用含紫外线少的白炽灯，减少会计档案利用中受光辐射的时间；对会计档案实行避光保存。

会计档案的库房必须注意防火。首先，库房的选址要考虑到防火的要求，尽量避开有火灾隐患的地区；其次，库房自身的结构要达到防火的要求，库房内应设有防火墙、防火门，装修材料应当采用非燃烧材料；再次，库房的电源及电器设备应符合防火要求，灯具距档案的距离不应少于0.5米；最后，会计档案的库房中必须配备充足的防火和灭火设备，如二氧化碳灭火剂、干粉灭火剂、泡沫灭火剂、卤代烷灭火剂等。另外，有条件的单位可以在会计档案库房中装备自动报警的灭火装置。

会计档案的保管必须注意防有害气体，其中包括二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气以及其他各种酸性和氧化性气体。对这些有害气体的防护措施主要包括：选择良好的库房位置，如通风顺畅的上风地带；合理组织通风，掌握通风时机，避免在空气污染物浓度出现高峰的时间段通风；通风时应采用空气过滤器，对有害气体的过滤可以采用活性炭等；加强库房的密闭措施；对会计档案进行脱酸处理；在库房周围植树种草等。

二、会计档案的装具—包装材料

会计档案的装具主要是会计档案盒。根据国家有关规定，会计凭证盒采用340克以上箱板纸制作；会计账簿、财务报告等档案盒宜采用700克以上无酸纸制作。档案部门用于保管会计档案的档案盒应符合以下几点要求：

第一，档案盒的制作材料必须坚固耐用，要采取防虫、防霉措施；

第二，档案盒要按照一定的尺寸制作，不应对会计档案的取放造成困难；

第三，档案盒应尽量制作光滑，减少机械磨损，便于除尘。

1.会计档案凭证盒

会计凭证档案盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽）或310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置30mm、40mm、60mm等。

会计档案凭证盒的尺寸规格应当根据会计凭证所组成案卷的尺寸规格来确定，但一般应大于会计凭证的尺寸规格。会计档案凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、册数、册次、记账凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。各项具体位置、尺寸如图5-1、图5-2所示。

会计档案凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限，其排列格式和尺寸如图5-3所示。

为了减少购买会计档案凭证盒的开支，有的单位采取了插卡式的脊背标签和案卷封面，以备将来可以重复使用这些卷盒。这种节约资源的做法值得提倡。

2.会计档案账簿盒

会计档案账簿盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。会计档案账簿盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、起止时间、卷数、页数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。各项目具体位置、尺寸如图5-4、图5-5、图5-6所示。会计档案账簿盒盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限。其排列格式和尺寸如图5-7所示。

3.会计档案报表盒

会计档案报表盒的外形尺寸与会计档案账簿盒一致，采用310mm×220mm或310mm×260mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。正面项目与会计档案账簿盒一致。

三、会计档案的装具—柜架

会计档案的库房柜架主要包括以下几种。

（1）会计档案架。由于会计档案中会计凭证的数量庞大，而且规格尺寸又较小，所以，如果采用普通的档案架来存放，就会造成有限的保存空间的浪费。为此，应当订做或购买专门用于保存会计凭证的多层式档案架。如果库房的承载能力允许，也可以选用密集架来保存会计凭证。这样更有利于会计档案存放空间的合理使用。

（2）会计档案柜。一般选用牢固耐用的档案柜，如多层档案柜、多节铁皮柜等。

（3）会计档案箱。一般而言，档案箱可以用来保存流动性大的单位的会计档案。对于那些待销毁的、已经失去保存价值的档案，也可以暂时存放在档案箱里。

总之，会计档案库房装具的选择必须有利于会计档案的安全保存，同时也必须有利于库房空间的充分利用和会计档案的平时取放。良好的会计档案库房装具应当具备能够充分利用库房空间，为会计档案的保存提供一个相对密闭的小环境，以及方便会计档案的取放等方面的优点，同时不能含有危害档案安全保存和库房管理人员身体健康的有害物质。 w+8rETrO+hPWIt1ly8n9vEFC+6n7iYUTMudSxkvstSeeKkt42IKOmvy0Iuq28h/C