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会计档案号中的每一部分标识代号都被赋予了特定的含义，因此务必指代单一，不可重复。一般而言，一个档案馆中的全宗号不能重复，一个全宗范围内的会计档案分类号或目录号不能重复，一个类别或一本案卷目录范围内的案卷号不能重复。这种编号的唯一性要求，是确保会计档案的每一个基本保管单位都拥有一个唯一的管理或查找标识。否则，会使会计档案的管理和利用陷入困境。
一般情况下，会计档案号的编制必须体现单位会计档案分类的实际情况，并与会计档案实体分类体系保持相互对应的关系。从一定意义上讲，会计档案号的编制是对会计档案整理分类成果的一种固定和反映。如果没有这项工作，那么会计档案的整理工作，特别是分类工作的成果就很难得到巩固。
会计档案号的具体存在形式虽然较多，但是不论编制哪种类型的会计档案号，都必须做到结构完整，成套使用。否则，便无法有效地管理会计档案，更谈不上对会计档案信息资源的开发利用。
会计档案是会不断形成的，所以会计档案的编号就不能死板僵硬，而必须留有适当的扩充余地，以便根据会计档案的实际形成情况和特点，扩充会计档案号。只有如此，才能保证每一种会计档案都能在会计档案的标号体系中，找到“一席之地”。
会计档案作为单位经济活动的一种历史记载物，其编号的模式结构应保持相对稳定。因为会计档案号是一种人工馆藏检索途径，有时也会造成“牵一发而动全身”的后果。
会计档案号的编制结构应当简单明了，便于识别、记忆、寻找。简明的会计档案号能够减轻编号人员的工作量，方便利用者查找所需的会计档案信息。因此，不能随意地变更和增加档案号的层次。
“会计文件形式—会计年度”分类法编号，即在会计文件形式（财务报告、会计账簿、会计凭证和其他会计资料）下按年度分类编号的方法，例如下面两例。
1.2009年明细账的编号为：KJ一2.2009-4-15
“KJ”表示会计档案种类代码；
“2”表示会计账簿类别；
“2009”表示2009年的会计账簿；
“4”表示明细分类账属类；
“15”表示案卷顺序号。
2.2009年付款凭证的编号为：KJ-3.2009-2-29
“KJ”表示会计档案种类代码；
“3”表示会计凭证分类号；
“2009”表示2009年的会计凭证；
“2”表示付款凭证分类号；
“29”表示案卷顺序号。
在实际工作中，为了减少会计档案号的编号位数，也可以将上述三段式的会计档案号缩写为两段式，如：KJ-3.2009-2-29可以缩写为KJ3.2009.2-29。
“会计年度—会计文件形式”分类法编号，即在同一会计年度下按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他会计资料四大类排列。因为受保管期限不一、载体大小不一的制约，所以要加设属类给予区别，分别从1号逐年流水会计档案编号。号的一般格式如下。
会计档案号：会计档案代字（代号或代码）+大类号和属类号+案卷号。
三部分之间用“—”连接，用以确定会计档案案卷的物理顺序和空间位置。为了便于理解，在此给出下列例子，供实际工作中参考。
1.2009年财务报告类年终决算报表案卷的编号：KJ2009-1.1-1
“KJ2009”表示2009年会计档案的代码；
“1.1”表示财务报告类中的年终决算报表；
“1”表示案卷的顺序号（简称案卷号）。
2.2009年总账的编号：KJ2009-2.3-25
“KJ2009”表示2009年会计档案种类代码；
“2”表示会计账簿类分类号；
“3”表示总账属类号；
“25”表示案卷顺序号。