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会计凭证是各单位经费收支的原始记录，是会计记账的依据。这种类型的会计记录具有严格的时序性，它们是按照时间顺序逐日产生，并按月结算的。会计部门在记账后，先按照记账凭证固有的顺序号排列保存，到月底的时候，应将多种记账凭证按照编号顺序进行整理，再装订成册。一般以每月为一个编号单位，即每月从1日起，编至月末，编号位置在右上角，然后连同其所附的原始凭证定期装订成册。装订凭证时，根据凭证数量的多少装订为一册或几册，每册会计凭证的厚度最好不超过2厘米，太厚不便于装订，要剔除金属物（如大头针、曲别针等）。将各种大小不等的原始凭证，按记账凭证的大小折叠整齐，一律加上凭证封面、封底，在左侧用线装订好，然后填写凭证封面。会计凭证封面格式如图4-1所示。
图4-1 会计凭证封面图
在实践中，根据会计凭证数量的多少，采取每月装订为一本或数本的做法加以整理，具体方法如下。
（1）检查凭证编号和记账凭证上有关人员（如会计主管、审核、出纳等）签字盖章是否齐全。将多种记账凭证按照编号顺序进行排列，一般以每月为一个编号单位，即每月从1日起，编至月末，编号位置在右上角。
（2）确定装订册数。按照当月形成会计凭证数量的多少，将凭证按照编号顺序分成一册或数册。
（3）剔除金属物，如大头针、曲别针等。
（4）将各种大小不等的原始凭证，按记账凭证的大小折叠整齐。在凭证的最后加上一张与记账凭证大小一致的空白纸。
（5）装订前要考虑凭证的整齐均匀，装订线的位置如果太薄时，可以将薄纸板裁成宽度为2cm左右的纸条，均匀地垫在装订线的位置，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。装订打孔时要注意避开书写的文字。
（6）将会计凭证封皮平放在要装订的凭证上面，按照记账凭证的大小将凭证封底从左向右折叠，在装订线的位置打孔、装订，装订牢固以后，在装订位置将凭证封底从右向左折叠，包住凭证左侧脊背，在凭证封底涂抹固体胶，用手按压，使其牢固地粘贴在空白纸上。
（7）填写凭证封面
会计凭证封面的项目有：单位名称、凭证名称、起止时间、册数、册次、记账凭证起止号、记账凭证数、附件数、会计主管、装订人、装订时间、备注等。
单位名称：填写会计档案的单位名称，要用全称或通用简称，如邮储银行XX省分行。
凭证名称：填写能够反映会计用途或内容的名称，如付款会计凭证等。
起止时间：填写本册会计凭证的起止时间（年月日）。
册数：填写本月的会计凭证册数。
册次：填写本册会计凭证的序号。
记账凭证起止号：填写本册会计凭证的起号和止号。
记账凭证数：填写本册会计凭证的张数。
附件数：填写本册所有会计凭证的合计张数。
会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人姓名。
装订人：填写负责本册会计凭证装订人姓名。
装订时间：填写本册会计凭证装订结束的时间。
备注：填写本册会计凭证需要说明的事项。
整理会计凭证时会遇到一些特殊情况，应做如下处理。
（1）如果形成的凭证数量过多，可以把不同类型的会计凭证（如收款凭证、付款凭证、转账凭证等）进行分类，分别装订。
（2）对一些不便随同记账凭证一同装订或保管价值明显不同的原始凭证，如涉外凭证、工资名册等，应抽出单独装订。但是，应在原来的记账单上注明所抽出的凭证名目、数量和去向，并由立卷人签名。
（3）其他种类的会计凭证，如送款单、付款委托书、缴款书、医疗报销单等，应根据会计制度的有关要求，按照时间顺序编写页号，并装订成册。
最后，装订人员和会计主管人员应在整理好的会计凭证上签字盖章。
会计账簿包括总账、明细账、日记账以及其他辅助性账簿。会计账簿要区分年度，按照其形成特点，将不同种类的账簿分别组卷。组卷前，要检查核对账簿页数是否齐全，序号排列是否连续等。
会计账簿按照外形特征分类，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。
（1）订本式账簿的组卷。订本式账簿简称订本账，是在启用前将编有顺序页码的一定数量账页装订成册的账簿。整理组卷时应保持账簿本身的完整，不要拆除空白页，账内要有连续页码。
（2）活页式账簿的组卷。活页式账簿简称活页账，是将一定数量的账页置于活页夹内，可根据记账内容的变化而随时增加或减少部分账页的账簿。活页账一般适用于明细分类账。在会计年度结束后，要将空白页撤除，编制页码。页号编写方法是，在账页的右上角编写页号，背面有字的在背面左上角编号；再装订成册。账页较少的，可将科目内容相近的账页按类别排列编号，合并装订成册。
（3）卡片式账簿的组卷。卡片式账簿简称卡片账，是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中，账页可以根据需要随时增添的账簿。卡片账一般适用于低值易耗品、固定资产的明细核算。卡片账的组卷方法与活页账一致。
各类账簿的扉页，要反映账簿的应用、交接的使用状况，归档前应按要求将账簿启用及接交表项目逐项填写清楚。扉页填写项目包括单位名称、账簿名称及编号、账簿页数、启用日期、经管人员、接交记录、备注、印鉴等，如图4-2所示。
填写方法如下：
单位名称：填写形成会计档案的单位名称，并加盖公章，填写要求与记账凭证封面上的“单位名称”相同。
账簿名称及编号：填写该账簿所属的类别及其排列顺序号。
图4-2 账簿启用及接交表
账簿页数：填写该账簿中有内容记载的账簿页数（空白账页除外）。
启用日期：填写该账簿启用的年月日。
经管人员：填写单位管理财务的负责人姓名、主管姓名、复核姓名、记账人员姓名。
接交记录：该账簿在使用过程中人员发生变化时，由接管和交出双方分别签名，并填写接交日期，经管人员要填写职别并签名。
备注：填写该账簿中需要特别说明的情况。
账簿启用及接交表背面项目包括科目名称、页次，如图4-3所示。
图4-3为账簿启用及接交表背面格式。
科目名称：根据该账簿设置的科目名称依次填写。
图4-3 账簿启用及接交表背面
页次：在填写该账簿页码总流水顺序号的基础上，分别填写各个科目在该账簿中的页码位置。
《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008）对账簿封面格式没有提出具体要求。为了便于会计账簿的管理，有些单位在会计账簿封皮上加贴不干胶标签，较为直观地反映了案卷的具体情况。在实际工作中，各单位可以根据具体情况选择性使用这种方法。标签的主要内容有：单位名称、案卷题名、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。
财务报告主要包括月度、季度、年度财务会计报告及其审计报告，其主体部分是各种会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。其组卷方法如下：
（1）同一会计年度、同一保管期限下，一般可以按照月报、季报、年报的种类分别组卷，决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起组卷。各级财政机关的报表，可以按照报表的名称、报表所反映的地区、行业等，进行组卷。
（2）编制页码：按照财务报告排列的先后顺序依次给每一页材料编制顺序号。卷内文件凡正、反面载有信息的均应一页编一个页号。
（3）填写卷内目录以及备考表。《会计档案案卷格式》对财务报告封面格式没有提出具体要求。为了便于财务报告的管理，有些单位在财务报告前面加上案卷封面。在实际工作中，各单位可以根据具体情况选择性使用这种方法。
（4）填写案卷封面。财务报告案卷封面应写明全宗名称、案卷题名、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由单位负责人和会计主管负责人、会计主管人签名或盖章，设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。
全宗名称：全宗名称即立档单位的名称，要与会计凭证盒正面上的单位名称一致。
案卷题名：案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“××省××局2009年度部门决算报表”。
所属年度：填写形成本卷会计档案的年度。
卷内张数：填写本卷会计档案的张数。
保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。
档号：档号包括全宗号、目录号、案卷号。全宗号是填写档案馆给立档单位编制的代号；目录号是填写全宗内案卷所属目录的编号；案卷号是全宗目录内案卷的顺序号。在全宗号、目录号和案卷号之间用“—”隔开。
（5）案卷的排列与装订：组合好的案卷按照案卷封面、卷内文件目录、会计报告（含附注及说明部分）、备考表的顺序进行排列、装订。
在整理财务报告时应注意的问题如下：
财务报告中的财务情况说明书、上级主管部门审核批复意见书等，都要与财务报告有密切关系，是财务报告的重要组成部分，不能与财务报告分开组卷，以保持其内容之间的联系与完整。财务报告在年度决算之后进行整理组卷。会计主管部门应把本单位和下属单位的财务报告分开，可根据不同种类、不同保管期限及时间特征分别组卷。财务报告主要包括月度财务报告、季度财务报告、年度财务报告，其主体部分主要是各种会计报表。在组卷时，一般可以按照月报、季报、年报的种类分别组卷，也可以按照报表的性质分别组卷（如，一般分析、小结、总结等）。
在对会计报表进行整理时，应去掉金属物，并在报表的右上角编号。月报、季报可不编页码，以册为单位编号。如因会计报表的数量少，保存价值相似的月报或季报与年报放在一起组卷时，应当编页码，并用线在报表的左侧装订。
其他会计材料主要包括：年度内部控制评价报告和内部控制审计报告，银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册要永久保管，应分别装订成卷。银行存款余额调节表、银行对账单保管期限短，只有10年，可以装订在一起；数量较多时，也可以分别装订。
除了订本账和会计凭证外，其他会计档案的案卷均应填写卷内备考表。备考表包括本卷情况说明、组卷人、检查人、组卷时间、检查时间等。会计凭证、会计账簿以及其他会计资料，在会计资料形成时，不能使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写，也不得使用涂改液修改会计资料。