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21世纪，信息技术的飞速发展推动生产力的发展超过了以往的任何一个时期，信息技术已经成为当代社会最活跃的生产力。党的十六大会议就明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。以信息化带动工业化，以工业化促进信息化已经成为我国现代化建设的必由之路。
信息技术的飞速发展，为企业的现代化、市场化提供了重要条件，为实现企业发展战略、技术创新战略和市场营销战略提供了有效保证。信息时代企业盈利的法则是把信息变成知识，把知识变成决策，把决策变成利润。为此，信息化水平已成为现代企业竞争力和生命力的重要标志。信息技术的飞速发展和广泛应用，对国民经济和社会发展产生了深刻影响，同时对档案工作提出了更高的要求。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战与机遇。档案工作作为企业基础管理的一个重要环节，应用信息技术全面提升档案工作水平是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求。
企业档案信息化是企业信息化的重要组成部分，没有档案信息化的企业信息化是不完整不彻底的信息化。企业档案信息化带来的好处不仅惠及企业档案工作本身，更重要的是它能保证企业信息化过程中出现的数据安全不出现问题，解决企业信息化的后顾之忧。大力加强企业档案信息化工作是档案生产力发展的必然要求，是档案工作发展的必然选择。
自20世纪80年代中国企业开始大量应用信息技术至今，形成了大量的电子数据。国际数据公司（IDC）的研究结果表明，2008年全球产生的数据量为0.49ZB，2009年增长至0.8ZB，2010年再增长至1.2ZB，2011年则高达1.82ZB，相当于全球每人产生200GB以上的数据。截至2012年，人类生产印刷材料的数据量约为200PB，人类说出语言的数据量约为5EB。据IBM的研究称，整个人类文明所获得的全部数据中，有90%是过去两年内产生的。而到了2020年，全世界所产生的数据规模将达到今天的44倍。这么大量的数据，我国企业却一直保存在原始系统中，不仅增加系统运行负担，还给系统升级带来了诸多困难。有的企业由于系统数据量太大，致使不敢扩大系统应用范围，有的企业因怕系统升级后大量数据无法迁移，致使企业不敢实施系统升级，而有些企业强行升级，致使数据在迁移过程中，大量数据丢失或损坏。有些企业为了减轻系统运行负荷，强行将数据以备份形式移出，给这些数据长期保存带来风险。有的企业由于没有实施数字档案馆，使电子文件无法归档，会计档案电子化无法实施，电子发票无法接收，企业电子商务和业务流程无法得到优化。
数字档案馆建设将电子文件的归档管理作为重点内容，应用电子数据归档技术，使企业现有数据得到长期可靠安全的存储和便利的利用，企业数据风险得以化解，促进系统应用范围根据企业需要扩充，降低企业信息系统运行负荷，促进了企业信息化建设。
某企业实施数字档案馆时，将会计电子文件归档作为重点内容，实现了凭证、账本、报表的电子化管理，特别是实现了电子发票的电子化管理，不再开具和接收纸质发票，仅此一项，每年为企业节约管理成本近亿元。
中国共产党第十九次全国代表大会提出，我国社会主要矛盾由“人民日益增长的物质文化需要同落后的社会生产之间的矛盾”转化为“人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾”。未来一段时间工作重点就是要解决发展不平衡、不充分的问题。具体到企业档案工作，随着经济发展和企业改革的深化，方方面面对档案工作提出了急迫需求。横向比较来看，全国企业档案工作发展也极不平衡。要解决企业档案工作中这些问题，一条重要措施就是建设数字档案馆和数字档案室，实现企业档案工作的数字化转型。因为，数字档案馆和数字档案室具有提高档案管理效率，提升档案利用水平等作用，通过它的建设，能有效地解决企业档案工作发展不充分、不平衡的问题。通过数字档案馆和数字档案室建设，能使档案信息化与企业信息化发展水平相适应，与企业档案信息需求相适应，最终能使各单位档案信息化水平与国家档案信息化整体水平相适应。这是落实“十三五”规划，提升档案信息化总体水平的需要。2016年，国家档案局制定的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，提出“十三五”期间“要持续推进数字档案馆建设”，“开展企业示范数字档案馆建设，建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆”。为了落实这项规划，2017年，国家档案局印发了《企业数字档案馆（室）建设指南》，加强企业数字档案馆和数字档案室建设，并持续推进此项工作。通过《企业数字档案馆（室）建设指南》可知，如今的企业数字档案馆和数字档案室，远不是前几年的景象，着眼于建设“具有国际先进水平的企业数字档案馆”，是升级换代了的数字档案馆和数字档案室，是数字档案馆的3.0或4.0版。推进此项工作就是要让企业档案信息化升级换代，跟上信息化时代发展的步伐。国家档案局希望通过推进此项工作，真正建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆和数字档案室，引领我国档案信息化建设走向高端，走在世界前列。
尽管新中国成立以来，我国的档案事业取得了长足的发展。但在当前市场经济的大潮下，档案工作也面临着前所未有的挑战。企业档案工作边缘化的趋势仍旧存在，档案机构撤并现象在很多企业发生。仅在军工集团，企业档案部门由独立机构合并为非独立机构的情况每年都有发生，而对档案机构进行重新独立设置的企业少之又少。档案工作与企业财务、人力资源、研发、市场销售等工作相比地位有进一步下降的趋势。这种趋势的发生有档案工作本身的后端性、创造价值的滞后性等原因，同时也有企业档案工作应用新技术滞后的原因。一个最好的对比便是图书情报工作，长期以来，图书情报工作在企业也存在被边缘化现象，不少企业图书情报人员纷纷换岗。但在信息技术应用的大潮来临之时，图书情报工作较好地抓住了机遇，大量应用信息技术，并较早提出了数字图书馆的概念，应用信息技术大幅度提高了信息的检索效率，使之服务企业主营业务的效率不断提高，工作重新得到企业的重视，尤其在高新技术企业，图书情报得到了与技术研发并驾齐驱的地位。因此，面对当前的困难与挑战，档案工作也必须积极应用信息技术，实现全流程全方位的信息化，通过信息化提高档案工作效率，加强档案信息的开发利用工作，提高档案工作的技术含量，丰富档案工作的内容，并最终成为企业创新效益的新生力量。
数字档案馆将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，大幅度提高档案管理效率，主要表现在以下方面。
1.数字档案馆明显提升企业档案管理效率
数字档案馆将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现文件的收集、鉴定、整理和数字档案资源保管、利用等的自动化，管理效率明显提升；有的数字档案馆应用物联网技术还实现了传统载体档案的自动传输、自动盘点，调卷效率和盘点效率明显提高。经过统计，实施数字档案馆之后，档案管理效率是原先的4倍，需要4人管理的档案只需1人就能胜任。
2.数字档案馆明显提升企业档案管理质量
（1）数字档案馆提升文件归档鉴定质量
数字档案馆将保管期限表嵌入电子档案管理系统，通过多种匹配技术，实现保管期限划分的自动化，避免了由于不同档案管理员在技能上的差别形成的保管期限划定的差异和人为干扰，使档案保管期限划定一致性大为增强，归档时鉴定质量明显提高。
（2）数字档案馆提升文件整理质量
数字档案馆将文件整理规则嵌入电子档案管理系统，大幅度降低档案管理人员对文件整理规则理解的偏差，使文件整理质量大为提高。应用电子档案管理系统，实现元数据自动采集，可大幅度降低元数据错误率。
（3）数字档案馆提升档案保管质量
在档案保管方面，数字档案馆实现档案出入库、人员出入库的自动化登记，档案安全得到有效保证；数字档案馆实现温湿度自动记录和调控，使档案保管环境得到持续维护，有利于档案保管。
3.数字档案馆使档案信息在企业经营管理活动中的支撑效应得到放大
数字档案馆建成大幅度提高档案信息检索速度，提高档案信息查询查全准确率，使员工检索档案更加方便，员工利用档案的积极性进一步提高，使档案信息在企业经营管理活动中的支撑效应得到放大。
如某企业在实施数字档案馆前，利用一份档案需经过目录查找、手工审批、复印等5至6个环节，从申请到取得档案要4个小时，档案利用极为不便，每年档案利用只有区区50多人件次。但在建成数字档案馆之后，员工通过网络利用档案，档案信息检索、申请、审批等均在网上完成，利用时间只有不到1分钟，有的档案信息获取时间甚至下降至秒级，从而大幅度降低企业档案信息获取成本。由于员工利用档案更加方便，员工利用积极性明显提高，工作中遇到难题首先找档案，档案利用量增长了10倍，电子档案管理系统成为员工离不开的系统，档案为企业经营管理提供了大量的支撑和服务，得到了员工的好评，也为企业创造了可观的经济效益。假设一件档案产生的效益为a，以前一年利用50件档案产生的总效益为50a；现在档案利用数量为500件，则其产生的效益应为500a。数字档案馆给企业带来的这种效益实质上是网络培增效应。
4.现实案例进一步证明数字档案馆的效益
自20世纪80年代初企业应用信息技术开始，企业档案工作也尝试应用信息技术，提升档案工作水平。经过几十年的发展，不少企业的档案信息化工作取得了喜人的成绩，为企业的经营与发展提供了有力的支持。中国电信集团、国家电网公司、中远天津散货、本钢集团等企业在实施档案信息化之后，档案工作效率得到了大幅度提升，档案工作较好地支持着主业的发展，档案工作水平也有了大幅度提升，档案部门地位有了较大的提高，档案人员得到了成长。