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第一，与机关档案室、综合档案馆相比，企业建设的数字档案馆在业务流程和管理对象上有其特殊性，其业务流程与综合型档案馆有较大差异。特别是大中型企业档案馆，管理对象多种多样，有文书档案、科技档案，而科技档案又有产品档案、科研档案、建设项目档案等，种类多达20余种。从业务流程来看，企业档案馆不仅要对档案进行管理，还要对科技文件材料进行管理。管理对象和业务流程的差异，使其在数字档案馆建设时的总体框架和建设内容与综合档案馆、机关档案室有较大区别，大多数企业尚不能十分准确把握企业数字档案馆的总体框架模型和建设内容，更无法确定建设目标。
第二，企业数字档案馆总体框架决定数字档案馆建设的内容，对数字档案馆建设的质量起着决定性作用。尽管企业数字档案馆建设工作内容繁多，但从本质上来说是一个信息系统的设计与实施，任务信息系统的设计与实施都是从总体框架自顶向下逐层设计的，这是任务信息系统通常采用的生命周期法。信息系统的总体框架决定了其所属模块的结构和细节，同时也决定了系统建设的内容，这些都是决定数字档案馆质量的关键因素。因此，企业建设数字档案馆必须先设计总体架构，再由总体架构派生出建设细节和建设内容。
第三，一个统一的数字档案馆总体架构模型有利于数字档案馆的档案信息共享与系统集成。数字档案馆在本质上是一个任务信息系统，其总体架构决定了其详细的体系结构，而体系结构又决定不同企业数字档案馆的信息共享与系统集成可否实现。体系结构相同的数字档案馆可方便地实现信息共享和系统集成，相反则难。在一个统一的数字档案馆总体架构模型指导下建立起来的数字档案馆，其体系结构是基本相同的，易于实现数字档案馆的信息共享和系统集成。数字档案馆之间的信息共享与系统集成程度是决定数字档案馆作用能否充分发挥的重要因素，存在信息孤岛的数字档案馆是难以充分发挥作用的。特别是一些国有大中型企业、集团公司，有下属子公司，如果同一集团或行业所建的数字档案馆由于总体架构不同，而使体系结构差异较大，造成数据交换和信息共享不畅，更不能与集团公司进行集成，其作用就会大打折扣。
通过以上论述可知，数字档案馆在本质上是一个信息系统，且信息系统是有架构的，因此，数字档案馆总体架构可以简单定义为，数字档案馆各部件的构成框架。由于对部件的不同理解可构成不同的架构方式，如概念架构、功能架构、硬件架构等。而数字档案馆是一个由硬件、软件、数据库和人员等组成的综合体，用功能架构和硬件架构都无法充分表述它的组成部分，因此，这里只讨论概念架构。运用概念架构，对数字档案馆各组成部分进行从低到高的分层抽象，形成了数字档案馆的层次架构模型，即数字档案馆组成部分的层次结构关系。
与传统的档案馆相比，数字档案馆在结构上有着本质的不同。按照层次来划分，数字档案馆架构从下到上依次为基础层、数据层、管理应用层、运行机制层和贯穿全过程的标准规范体系、安全保密体系六个部分构成，具体见图1-1。
图1-1 企业数字档案馆总体架构图
1.基础层
基础层是数字档案馆的最底层，主要包括硬件设备和系统平台。硬件有网络、服务器及相应的存储设备。与硬件处于同一层的还有系统平台，包括操作系统和数据库管理系统，其中数据库管理系统又是以操作系统为平台，并处于操作系统之上。硬件和系统平台是整个数字档案馆最基础的部分。
2.数据层
数据层是数字档案馆管理的对象，按照数据来源可分为电子档案、其他数字资源和专题档案数据三部分。
3.管理应用层
管理应用层是数字档案馆的核心，即电子档案管理系统。
4.运行机制层
运行机制层指的是数字档案馆运行所依赖的组织机构、管理制度、人员等，它是数字档案馆发挥效用的重要组成部分，它位于数字档案馆的最顶层，对数字档案馆的运行具有约束作用。
5.标准规范体系
标准、规范是实施数字档案馆项目的重要基础，也是数字档案馆日常运行必不可少的组成部分。面对数字资源形式的多样性，社会对数字资源共享要求的广泛性以及相关技术、设备不断发展、变化的动态性特点，结合建设内容，根据国际、国内相关标准，逐步推出数字档案馆建设标准规范，并形成标准规范体系。按照标准规范的内容可划分为管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三类。
6.安全保密体系
数字档案馆是运用信息技术对档案信息进行管理，因此，数字档案馆的建设和运行必须有完善的安全保密体系作为保障。
数字档案馆的安全包括网络安全、系统安全、信息安全、物理安全等方面，要通过可靠的技术措施和完善的管理制度来确保各方面的安全。
数字档案馆总体架构的层次模型，不单是一个数字档案馆抽象的概念模型，从这个模型中可以反映出诸多重要信息。
第一，总体架构的层次模型可延伸出数字档案馆的建设内容。总体架构层次模型是一个由数字档案馆各组成部分按层次抽象出来的模型，这个模型能直观地映射出数字档案馆的建设内容。与该模型各层相对应的建设内容见表1-1。
表1-1 各层相对应的建设内容
第二，总体架构的层次模型显示了数字档案馆各组成部分在数字档案馆中的地位与作用，有利于建设单位做出正确的规划与设计。数字档案馆各组成部分是一个自底向上依次分步的层次结构，其各部分在数字档案馆总体架构中所表现出来的作用各不相同。处于底层的组成部分是基础，中间层是核心，上层是重点，贯穿各个层次的是保障。正是由于各部分所处的地位不同，使建设单位在制定数字档案馆建设规划时，可遵照“一步规划，分步实施”的原则，区分轻重缓急，有计划有步骤地安排各部分的建设，从而避免一次性投资过大，有利于降低数字档案馆建设的风险。
第三，总体架构层次模型为构建数字档案馆建设的评价指标体系奠定了基础。有关数字档案馆建设的评价问题尚未引起足够重视，但随着这项工作的深入开展，数字档案馆建设水平的高低将被提上议事日程。要对数字档案馆建设水平进行评价，就必须构建数字档案馆建设评价指标体系。如果缺乏数字档案馆的总体架构层次模型，其建设内容也无法确定，进而直接导致建设水平评价指标体系难以构建。反之，如果通过分析数字档案馆的总体架构层次模型，明确数字档案馆各组成部分及其相互关系，在此基础上再开展评价指标体系研究就容易多了。
建设内容是企业数字档案馆建设的重点，它决定了企业数字档案馆建设的任务、投入、过程等。根据前一节企业数字档案馆的总体框架层次模型，企业数字档案馆的建设内容可分为基础设施建设、电子档案管理系统开发实施、数字档案资源建设、运行机制建设、标准规范体系建设和安全保密体系建设六个部分，具体见图1-2。
图1-2 企业数字档案馆建设内容图
1，基础设施建设
企业数字档案馆的基础设施建设包括场地环境建设、网络设施建设、服务器、数据存储备份设备和终端硬件设备配置、系统软件购置等。
（1）场地环境建设
场地环境建设是整个数字档案馆建设的基础，应保证机房、数字化中心、电子阅览室等配套场地、温度、湿度、光照强度等环境因素达到硬件所需要求，配备门控系统、监控报警系统和区域保护设施等，配备磁带备份系统、光盘记录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备，确保环境安全。
（2）网络设施建设
数字档案馆网络是企业整个网络结构的有机组成部分，应统筹规划、设计和建设。网络设施的配置要充分考虑电子文件采集、归档和数字档案安全管理、存储数据容量、数据操作强度、网络类型、网络访问量以及档案信息网络利用服务、数据迁移等工作要求。网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。
（3）服务器、数据存储备份设备和终端硬件设备配置
服务器配置应能满足数字档案馆（室）档案管理系统运行、数据备份服务等的需求；应配备稳定与适当冗余的在线、近线与离线数据存储设备，配置科学、可行的存储策略，确保档案资源长期保存与有效利用；应配备档案专用的计算机终端、扫描仪、数码照相机、打印机和刻录机、移动存储介质等设备。
（4）系统平台购置
应结合企业信息化的现状，统筹协调利用企业现已运行的基础系统平台，购置运行电子档案管理系统所需要的操作系统、数据库管理系统等系统平台。
2.电子档案管理系统建设
电子档案管理系统建设是企业数字档案馆建设的核心内容，主要包括开发功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的电子档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、统计、利用等各业务环节的自动化、网络化。电子档案管理系统应与企业办公自动化、财务会计、人力资源等各业务系统做好衔接，具备各类电子文件归档与电子档案管理的功能。
3.数字档案资源建设
数字档案资源建设是企业数字档案馆建设的重要任务，一般包括传统载体档案数字化、电子文件归档和专题数据库建设。
（1）传统载体档案数字化
一定数量的档案数据是保证数字档案馆发挥效用的基础，存量档案数字化率宜达到可数字化范围的70%以上，传统载体档案数字化的内容和范围可结合企业实际情况确定。
（2）电子文件归档
电子文件归档范围应包括企业各项业务活动中形成的各种结构化、非结构化数据和以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录，包括办公自动化系统、产品或业务系统、财务会计管理信息系统、人力资源管理信息系统、门户网站、微博、微信、公务邮件系统和本企业其他职能活动业务系统，以及从外部接收的电子文件。企业有些信息系统有可能通过租用基础设施或以云计算服务的形式存在，所形成的电子文件不一定存在本企业的服务器中，但其产生的电子文件也应纳入本企业文件材料归档范围予以归档。企业已实施的支撑主营业务的信息系统均应具有归档功能，导出的归档电子文件存储格式、元数据等均应符合电子文件归档和电子档案管理的有关要求。由于国内电子文件归档技术尚在逐步完善，数字档案馆建设对电子文件归档的初步要求是完成办公自动化系统（OA）形成的电子文件归档并实现核心业务系统电子文件归档。
（3）专题数据库建设
专题数据库建设是在现有数字档案资源的基础上，通过有组织的分析、筛选、整合，把某一特定专题的档案集中、有序、系统地组织在一起，以充分发挥数字档案资源价值、实现数字档案资源的高效利用和共享。
4.制度规范建设
制度规范建设是企业数字档案馆建设的一项重要的基础性工作，包括管理制度建设和标准规范建设。
（1）管理制度建设
企业数字档案馆建设应制定数字档案馆人员岗位设置与职责制度，系统运行维护管理制度，服务器机房、档案数字化加工场所管理制度，数字档案馆安全与保密管理制度等。
（2）标准规范建设
企业数字档案馆建设应参考国家相关标准规范并结合本企业实际，形成本企业基于数字档案馆的电子档案收、存、管、用等方面的标准规范体系，包括但不限于以下内容。
① 企业传统载体档案数字化加工标准规范，包括全文数字化加工和目录数字化著录细则等，全文数字化可参照《纸质档案数字化规范》（DA/T31）制定，缩微胶片数字化参照《缩微胶片数字化技术规则》（DA/T43）制定。企业在委托中介机构开展档案数字化外包服务时，应严格遵守档案信息保密安全的有关规定。
② 电子文件归档标准规范，主要规范本企业已实施的各类信息系统产生的电子文件归档业务，内容包括各类信息系统产生电子文件的归档管理责任、归档范围、归档流程及开发利用要求等。
③ 企业档案分类规范，根据企业档案自身特点制订企业档案的分类方案，以供数字档案馆建设过程中对档案信息存储进行组织时参照。
④ 企业各类电子档案管理及业务流程规范，包括管理类、产品/业务、科研、基本建设、设备仪器、会计、职工管理等各类档案信息在电子档案管理系统中采集、整理、存储、保管和利用等的规范。
⑤ 企业档案利用标准规范，包括企业档案利用赋权原则、权限设置与更改流程，档案利用审批流程，计算机辅助编研规范等。
⑥ 企业数字档案馆安全与保密管理系列规范，具体参见第九章。
5.安全保密体系建设
数字档案馆（室）建设必须加强安全管理，遵守相关保密规定，安全设备配置齐全，确保物理安全；严格控制信息资源利用范围，制定严密的信息发布审核制度，确保信息安全。数字档案馆系统应具备数据的防灾备份功能，严格控制数据访问权限，制定完善的数据库管理规范，确保数据安全。
管理涉密档案的电子档案管理系统，应按照《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》（BMB17）进行安全设计和建设，并通过有关部门测评后方可投入使用。
管理非涉密档案的电子档案管理系统应根据系统重要程度及实际安全需求，按照《计算机信息系统安全等级保护划分准则》（GB/T17859）确定档案管理系统应达到的安全等级，并依照《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239）、《信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南》（GB/T22240）、《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》（GB/T25058）开展安全建设和登记管理。企业使用的电子档案管理系统一般为非公共系统，安全等级一般为二级或三级。管理非涉密档案的电子管理系统应与互联网逻辑隔离。
6.经费与人才保障
（1）经费保障
经费主要包括计算机硬件采购费，软件开发、升级、购置、接口开发、培训、评测费，运行维护费，传统载体档案数字化费，项目实施费，人员培训费等。企业数字档案馆建设应按照整体规划，制定相对应的经费计划，确保管理经费、实施经费及软硬件设备购置费的落实，为企业数字档案馆建设工作提供必要的保障。
（2）人才保障
应结合本企业业务实际积极开展档案部门人员业务和信息化能力的培养及相关专业人才的引进，以满足数字档案馆建设和运行的需求。在人才引进方面，应注重档案和信息化专业相结合，建成一支既懂档案业务又具有一定信息化技能的复合型人才队伍。
各部分详细的建设内容请参考后续章节。