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对于数字档案馆的定义，不同的文献给出了不同的定义。《数字档案馆建设指南》将数字档案馆定义为，建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对文件和数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。
2017年，国家档案局下发《企业数字档案馆（室）建设指南》，将数字档案馆（室）定义为“企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台”。
上述两个定义有一个共同点，就是把数字档案馆定义为信息系统。即数字档案馆本质上既不是一个机构，也不是一座建筑，而是一个由软件、硬件、数据、人、制度规范等组成的人机系统。本书认为，采用信息系统概述的定义符合数字档案馆建设理论，方便企业档案工作者理解。
与传统档案馆相比，数字档案馆具有以下特征。
1.档案资源数字化
这是数字档案馆的本质特征，即管理对象的数字化。档案资源是数字档案馆管理的对象，但与传统档案馆相比，数字档案馆的档案资源在形态上发生了本质的变化，即由纸质为主的传统载体转变为数字档案资源。档案资源形态的转变也正是数字档案馆建设的需求。数字档案馆的数字档案资源主要是通过对各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。
2.档案管理信息化
信息化是指以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术，可以极大地提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。因此，数字档案馆的另一大特征是大量应用现代通信、网络、数据库等技术，极大地提高档案管理效率，尤其是数字档案馆将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，通过信息技术手段来实现档案的收、管、存、用。
3.档案服务知识化
这里的档案服务知识化包含两层含义，一是将数字档案馆中的数字档案资源库纳入企业知识管理，数字档案资源将作为知识库的一部分，通过数字档案资源丰富企业知识库。二是在数字档案馆建设中，利用知识管理的理念、技术和方法，提升数字档案馆档案服务水平。这里可用的知识管理技术有知识地图技术、知识本体、各种词库技术的运用等。还可以借鉴知识管理的理念，将以用户为中心的理念和主动服务的理念融入数字档案馆建设中。当前，大数据技术如日中天，将它在数字档案馆建设中加以运用，从而提升档案服务水平。
我国企业档案信息化与全国档案信息化同步发展。我国档案信息化始于20世纪80年代末，成长于20世纪90年代，进入21世纪以后档案信息化建设迈向稳步成长与快速发展的重要阶段。
1.启蒙阶段
世界范围内的企业信息化萌生了文档一体化。20世纪80年代中后期，由于市场竞争日益加剧，企业为了提高自身竞争力，纷纷采用现代网络与信息技术开展企业信息化，以帮助降低生产成本，提高产品质量，缩短上市时间，并提供优质服务。20世纪90年代初，办公自动化系统为企业内部流程化管理和高效率运作提供了强有力的技术支持。面对信息化给企业各方面带来的变化，企业档案工作人员也逐步开始了解和接触计算机，并尝试用计算机建立机读档案目录。当时郑州航空工业管理学院开发了一套基于DBaseIII的档案管理软件，并在西安飞机工业（集团）公司等企业进行应用。使用该软件可建立档案目录数据库，进行档案数量统计和制作卷内目录、案卷目录等，这个阶段也被称为单机应用阶段。
2.起步与探索阶段
20世纪90年代，为适应全国各大城市信息化建设和档案事业发展的需要，我国档案信息化工作开始起步。一些省市级档案馆开始考虑档案信息化的规划和建设，并取得了初步成效。《上海市计算机辅助档案管理总体方案》就是这个时期的代表成果之一，一些档案管理机构根据档案管理业务的实际工作需求，研究和开发出单机版的档案管理信息系统（Archives Management Information System）。从1992年开始，有一些实力较强的档案馆开始自主开发档案管理信息系统，并取得了初步成果。但是由于当时全国档案行业的信息化基础设施相对薄弱、应用系统功能不完善、档案工作人员知识结构单一等原因，档案信息化规划的一些初步成果也仅停留在计算机辅助管理的局部性和探索性研究阶段，档案管理信息系统也局限于单机版对档案目录数据的管理。总体而言，该时期全国的档案信息化依然处于尝试性的初级应用阶段，但取得了一定的成果，1997年深圳市档案局提出了建立数字档案馆的初步设想，几年后，深圳市档案馆成为全国档案工作的示范单位。
3.建设与成长阶段
1995—1999年，全国档案工作进入了更大范围的信息化基础设施建设和逐步成长的初级发展阶段。这一阶段的工作重点在于信息化基础建设和应用系统的方案设计。随着档案工作人员的信息化意识逐步增强，以及档案基础设施与档案资源数据库建设的投入加大，档案管理软件纷纷出现，档案信息网也出现在互联网上，档案目录数据库查询和检索系统在各大城市的档案馆先后建立起来，利用局域网提高档案信息服务工作也在档案馆内部开展起来；国家档案局于1999年发布了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等相关标准。档案管理系统逐步由单机版发展到客户端/服务器（C/S）的网络运行模式。然而，这一时期的档案信息化工作依然存在诸多问题，如档案信息化标准、规范相对滞后，档案管理系统研发人员与档案工作人员之间缺乏沟通，档案信息系统的应用也处于目录数据集中管理与目录信息局域网内共享的应用阶段，电子档案全文的收集、保管和提供利用等方面工作尚未涉及。另外，在馆藏档案数字化与开发利用等方面也未加大投入力度。
但这一阶段的网络化基础设施建设和管理信息系统的使用等工作为“十五”期间全面开展档案信息化建设奠定了良好的硬件基础，积累了一定经验，培养了一批档案信息化应用的人才队伍。
4.发展与应用阶段
经过档案信息化的前三个历程，进入21世纪，我国的电子政务进入实质性运行阶段，档案信息化建设进入快速发展的应用阶段。2000年，国家档案局将加快档案信息化建设列为全国档案事业“十五”规划的一项重要任务，深圳市率先开始了数字档案馆建设。2002年国家档案局制定了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求对档案管理实行网络化和自动化，要求各档案馆建立自己的档案信息网，向外公开馆藏的一些数据。2003年青岛市数字档案馆正式启用，成为我国首家投入使用的数字档案馆。当时，我国的档案信息化进入了一个快速发展时期，电子档案管理系统逐步建立起来且功能相对完善，并进一步发展到浏览器/服务器（简称B/S）模式，国家档案局制定并发布了《电子文件归档与管理规范》、《档案管理软件功能要求暂行规定》。企业信息化产生了大量的电子文件，有些电子文件很难以纸质形式进行保存，如果以电子形式归档，必然形成电子形式的档案，档案保管机构面临如何接收和保管电子文件以及如何提高利用效率的挑战，电子文件的归档管理开始得到重视。
5.深化应用阶段
随着电子文件产生的数量越来越多，数字档案馆建设开始由单元技术突破，向集成化功能方向发展，管理重点由传统载体档案转向电子档案。数字档案馆的功能进一步拓展，对提升档案管理水平起到了重要作用。在此期间，国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》、《企业数字档案馆（室）建设指南》等指导性文件，数字档案馆建设成为档案信息化建设的方向和主要内容。
2004年，我国第一个企业数字档案馆——江苏省电力公司数字档案馆作为国家档案局“十五”科研项目在南京通过验收，该项目在馆藏数字资源的综合利用、多格式安全浏览、实现数据安全管理等方面均处于国内领先和国际先进水平。国家电网以此为基础开始建设覆盖所有供电局和电力公司的数字档案馆网络。
2006年，当时的中国航空工业第一集团公司提出，要在2010年前建成全集团的数字档案馆，同年制订了指导集团各成员单位开展数字档案馆建设的工作方案，并于2007年推出了第一个企业数字档案馆建设评价体系，通过评分制考核数字档案馆建设水平，根据得分多少，确定航空工业一级数字档案馆、二级数字档案馆和三级数字档案馆。2010年，航空工业档案馆分别对5家单位的数字档案馆进行了评定，并确定相应等级的数字档案馆。
2010年之后，电子文件管理在企业得到了前所未有的重视。不少企业已开始探索档案的知识化管理，韶钢集团、中远天津散货等企业的档案知识化管理取得了较好的效果。企业数字档案馆系统软件产业竞争进入白热化，软件厂商达到上百家，每年产值达十几亿元。大型企业集团档案信息化开始由分散走向集中，电子档案管理系统的部署由各自为战变为集中部署。档案信息化建设的知识化趋势明显，不少企业提出并着手实施企业档案信息的知识化管理，通过管理与技术的结合，实现档案信息的知识化管理。
随着信息化技术在企业更加深入广泛的运用，电子商务“十三五”规划、互联网+、“中国制造2025”等国家战略的实施，企业产生的电子文件数量进一步增加，企业对数字档案馆的升级换代需求开始变得更加迫切。为此，国家档案局在制定《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》时提出，要“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化”，要“开展企业示范数字档案馆建设，建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆”。根据这一规划，国家档案局于“十三五”期间大力推进企业传统载体档案数字化工作，力争在2020年实现企业传统载体档案数字化率达到70%以上。同时，在企业电子文件归档与电子档案管理试点的基础上，着力解决业务类电子文件归档难题，提升档案信息开发利用水平。2017年国家档案局制定了《企业数字档案馆（室）建设指南》，对企业档案数字档案馆（室）建设的目标、设施设备要求、电子档案管理系统功能、传统载体档案数字化、数字档案馆建设方法步骤等做出了规定。2018年初，经过企业申报和专家评审，国家档案局确定了35家企业数字档案馆（室）建设试点单位。目前，试点工作正在稳步推进之中。