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随着我国经济的发展，经济转型升级成为必然要求。互联网+、大数据、人工智能迅速发展，网络强国、数字中国、智慧社会建设初显端倪。互联网与商业结合使电子商务方兴未艾，互联网与工业紧密结合使工业互联网、智能制造迅速发展。电子发票在中国得到广泛应用，信息技术正深入人类生产、生活的各个方面。信息技术的进一步深入应用，使文件数据化、电子化趋势更加明显，仅靠传统手工管理无法完成。建设数字档案馆，实现档案工作对电子文件和电子档案真实、可靠、完整和安全的管理，是国家经济发展对档案工作的必然要求。
近年来，国家档案局更加重视数字档案馆建设工作，继2010年推出《数字档案馆建设指南》后，相继推出《数字档案馆系统测试办法》、《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价办法》，又于2017年颂发了《企业数字档案馆（室）建设指南》。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，要建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆。为此，国家档案局决定开展企业数字档案馆（室）建设试点工作，并于2017年年底下发通知并正式启动。2018年年初确定35家单位为企业数字档案馆（室）建设试点单位，2018年7月召开了试点建设工作启动会。
当前开展数字档案馆建设，对档案事业的发展具有特别重要的意义，是解决当前档案工作突出问题的需要。当前档案工作要解决的突出问题，就是电子文件归档和电子档案管理。通过前期的电子文件归档管理试点工作发现，数字档案馆建设已经成为电子文件归档管理的瓶颈。许多单位都因为没有建设数字档案馆和数字档案室，没有电子档案管理系统，电子文件归档工作无从开展。因此，建设数字档案馆和数字档案室，有利于促进电子文件归档工作。
当前开展数字档案馆建设也是档案供给侧结构性改革的需要。中国共产党第十九次全国代表大会提出，我国社会主要矛盾由“人民日益增长的物质文化需要同落后的社会生产之间的矛盾”转化为“人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾”。未来一段时间的工作重点就是要解决发展不平衡、不充分的问题。具体到企业档案工作，随着经济发展和企业改革的深化，各方面都对档案工作提出了急迫需求。横向比较来看，全国企业档案工作发展也极不平衡。要解决企业档案工作中的这些问题，一条重要措施就是建设数字档案馆和数字档案室，实现企业档案工作的数字化转型。数字档案馆和数字档案室具有提高档案管理效率，提升档案利用水平等功能。通过它的建设，能有效地解决企业档案工作发展不充分、不平衡的问题。通过数字档案馆和数字档案室建设，可使档案信息化与企业信息化发展水平相适应，与企业档案信息需求相适应，最终使各单位档案信息化水平与国家档案信息化整体水平相适应。
信息化为企业提升效益提供了新的动力。自从信息技术得到应用以来，企业应用信息技术的热情有增无减，从日常管理到技术开发，企业的每一项业务都因信息技术的应用发生了翻天覆地的变化，并促成各个产业的升级换代。随着信息技术在企业广泛深入地应用，对档案工作也提出了新的要求。主要表现在以下三个方面。
第一，企业大量应用信息技术对档案信息管理效率的提高提出了迫切需求。信息技术的应用大幅度提高了企业的效率，在技术研发方面，通过应用信息技术，产品研发周期大为缩短；在产品加工方面，通过应用信息技术，产品加工效率成倍增加，质量进一步提高；在市场销售方面，通过应用信息技术，产品销售模式不断得到创新，市场效率不断得到提高。企业各方面效率的提高，也对企业档案工作的效率提高提出了要求，实践证明，信息化是提高档案工作效率的有效途径。
第二，信息化条件下的企业要求更方便地获取档案信息。信息技术给企业带来的最显著进步就是信息的获取比以前更加方便，企业信息流动的速度和便捷性超过了以往任何时期。在此大背影下，对作为企业重要信息流一部分的档案信息流在获取的方便与快捷方面提出了要求，在客观上要求档案工作应用信息技术，实现档案工作的信息化。
第三，电子文件的大量出现，客观上要求应用信息技术手段开展档案工作。传统以纸质载体为主的档案工作可用传统的手工管理方式完成，在电子文件大量产生的情况下，档案工作不实现信息化将难以实现对电子文件的归档。因此，档案信息化是企业信息化的必然要求。